PRINCE2: Guía introductoria para principiantes

Existen numerosas metodologías para ayudarlo a administrar sus proyectos de una manera simplificada y estructurada. Ágil, Scrum o Cascada, estos diferentes métodos le ayudan a garantizar el rendimiento y la productividad de su equipo y le permiten completar cada etapa del proyecto con un espíritu de eficiencia y rentabilidad.

Entre estos métodos, PRINCE2 es uno de los más comunes. A través de esta guía, descubre qué es el método PRINCE2, de dónde viene y cómo funciona.

Definición

PRINCE2 significa PORObjetos EN CControlado Eentornos. En cuanto al número 2, hace referencia a la segunda versión del método, publicada en 1996. Según wikipedia, PRINCE2 es un método estructurado de gestión y certificación de proyectos que se centra en tres puntos: organización, gestión y control del proyecto.

Práctico, flexible y escalable, este método permite diseñar y gestionar todo tipo de proyectos, independientemente de su tamaño, hasta su finalización. Con más de 1 millón de profesionales certificados por PRINCE2 en más de 150 países, es el método de gestión de proyectos más utilizado en el mundo.

Origen del método PRINCE2

El método de gestión de proyectos PRINCE2 se creó en el Reino Unido. Su primera versión se denominó PROMPT (Project Reporting, Organization & Management Planning Technique) y fue creada en 1975 por la empresa británica Simpact Systems Ltd.

En 1979, la Agencia Central de Informática y Telecomunicaciones (CCTA) impuso PROMPT como estándar para todos los proyectos de TI en el Reino Unido, que se convirtió en la Oficina de Comercio Gubernamental (OGC) en 1980.

En 1989, el método PROMPT evolucionó hasta convertirse en PRINCE.

En 1996, PRINCE se desarrolló y se hizo más flexible para permitir la gestión de proyectos en todos los sectores y de todos los tamaños. Posteriormente, el método pasó a llamarse PRINCE2. Se actualizará y revisará en 2005 y 2009, pero mantendrá su nombre en un esfuerzo por garantizar la continuidad.

Desde 2013, PRINCE2 es propiedad de AXELOS, una empresa conjunta creada por el Gobierno del Reino Unido y Capita.

¿Cómo funciona?

El método PRINCE2 se basa en siete principios, siete temas y siete procesos.

Los 7 principios

Estas son las directrices y las mejores prácticas a seguir para aplicar el método PRINCE2.

1. La justificación permanente de la razón de ser del proyecto;
2. Capitalización, es decir, aprender continuamente de la experiencia pasada;
3. Definir las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo;
4. Gestión de proyectos paso a paso;
5. La gestión por excepción, es decir, un proyecto PRINCE2 incluye tolerancias definidas para cada objetivo del proyecto a fin de establecer los límites de la autoridad delegada (Wiki PRINCE2);
6. Centrarse en el producto, es decir, en los requisitos en términos de definición, entrega y calidad;
7. La adaptabilidad del método al entorno del proyecto, así como a su tamaño, complejidad, importancia y riesgos potenciales.

Los 7 temas

Estos temas describen los aspectos de la gestión de proyectos que deben abordarse de forma continua para completar el proyecto con éxito.

1. El caso empresarial : necesario para justificar la ejecución del proyecto.
2. La organización : definición de las funciones y responsabilidades de todos los miembros del equipo del proyecto.
3. La calidad : ¿cuáles son los requisitos de calidad? ¿Cómo se miden y se entregan?
4. Programación : todos los pasos necesarios para llevar a cabo el proyecto.
5. Gestión de riesgos : identificación de los posibles riesgos que podrían afectar al proyecto.
6. Gestión de cambios : cómo el director del proyecto evaluará e implementará los cambios que puedan producirse durante la implementación del proyecto.
7. La progresión : supervisar la evolución del proyecto en relación con el plan establecido y garantizar que siga siendo viable.

Los 7 procesos

Detallan las actividades que deben completarse para completar con éxito el proyecto, desde la idea inicial hasta su finalización. Cada proceso contiene una lista de verificación de las tareas que los empleados deben realizar para obtener un resultado preciso.

1. Desarrollar el proyecto : el objetivo de este proceso es proporcionar al comité directivo del proyecto la información necesaria para juzgar si el proyecto es válido y, por lo tanto, autorizar o no su inicio.
2. Gestionar el proyecto : el objetivo es permitir que el comité directivo supervise y controle el proyecto durante toda su duración. La gestión diaria del proyecto se confía al director del proyecto.
3. Inicializar el proyecto : es necesario desarrollar la documentación de puesta en marcha y el plan del proyecto definiendo su alcance y el contexto en el que forma parte.
4. Comprobar una secuencia : es el trabajo diario del director del proyecto. El objetivo es supervisar, medir y controlar el buen funcionamiento del proyecto e informar sobre los avances al comité directivo.
5. Gestione la entrega de proyectos : El director del proyecto debe verificar que el proyecto avanza correctamente y que los entregables cumplen con los requisitos de calidad de PRINCE2. A continuación, el comité directivo aprueba las tareas completadas o solicita cambios.
6. Administrar un límite de secuencia : cada secuencia (o fase) es analizada por el comité directivo para garantizar que cumple con los requisitos de calidad y que el proyecto avanza según lo planeado. A continuación, el comité directivo valida la transición a la siguiente secuencia o decide abandonar el proyecto.
7. Cerrar el proyecto : este último proceso consiste en verificar que el proyecto ha alcanzado sus objetivos y que los productos han sido aceptados por el cliente y/o los usuarios. Se trata de cerrar correctamente el proyecto, hacer un balance y archivar las experiencias y observaciones vividas para futuros proyectos.

Sea cual sea su campo de actividad, el método PRINCE2 lo ayudará a convertirse en un exitoso gerente de proyectos. ¡Nos vemos en AXELOS para obtener más información sobre PRINCE2 y obtener la certificación.