Plantilla RAG: ¿cómo actualizo el estado de un proyecto?

En la gestión de proyectos, existen multitud de herramientas y métodos para simplificar el trabajo del director del proyecto y su equipo. Por ejemplo, el Matriz RACI permite distribuir los roles y responsabilidades de todos los actores de un proyecto; el KPI le ayudan a gestionar su proyecto controlando todos sus parámetros (plazos, presupuesto, calidad, rendimiento, etc.); Método DACI facilita la toma de decisiones grupales y el método OKR le ayuda a definir y medir sus objetivos.

Para que un proyecto sea rentable, es importante garantizar que se respeten el presupuesto, los plazos y el nivel de calidad solicitados por el cliente. Para ello, el director del proyecto debe poder supervisar y controlar rápidamente el estado de una tarea o de todo el proyecto. Y para ayudarlo en esta misión, obviamente hay una herramienta: el modelo RAG.

¿Qué es el modelo RAG?

RAG es un acrónimo que significa rojo ámbar verde en inglés, es decir «rojo, naranja y verde» en francés, es decir, los colores de los semáforos. Estos colores se utilizan para definir el estado del proyecto o la tarea y funcionan según el mismo principio que los semáforos.

Este sencillo sistema se utiliza generalmente para informes de estado semanales o mensuales. Permite informar o alertar al director del proyecto, a su equipo y a las partes interesadas sobre el estado del proyecto, y decidir rápidamente qué medidas tomar para mejorar la situación.

En la gestión de proyectos, el modelo RAG es un método popular para evaluar el estado de un proyecto o cada parámetro de forma individual, como el presupuesto, los plazos, los recursos, la calidad, etc.

Dependiendo de la empresa, los gerentes de proyecto pueden usar emoticonos o incluso símbolos meteorológicos en lugar de colores. Lo principal es que la información proporcionada sea clara y comprensible para todos.

¿Qué significa cada color?

En esta tabla, descubra los diferentes significados de los tres colores y las acciones recomendadas.

Significado del color: acción: rojo · Se han superado uno o más aspectos del proyecto (normalmente el presupuesto o los plazos) o faltan (recursos o calidad).

· El proyecto tiene problemas importantes que requieren medidas correctivas inmediatas o, de lo contrario, puede fracasar.

· El gerente del proyecto no puede resolver los problemas encontrados.

· Hay un problema con la validación por parte del cliente/partes interesadas.

El director del proyecto y la dirección de la empresa deben revisar el proyecto para identificar la causa de este estado rojo. Luego, deben definir un plan de acción para resolver los problemas detectados y minimizar los daños causados. A veces, el daño es demasiado grande y se toma la decisión de detener el proyecto. naranja · Se han superado ligeramente uno o más aspectos del proyecto (presupuesto, plazos, calidad, etc.), pero aún se encuentran dentro del umbral de tolerancia del cliente.

· El proyecto tiene problemas que deben abordarse, pero que no ponen en peligro el proyecto.

· El director del proyecto y su equipo pueden resolver los problemas encontrados.

El proyecto debe supervisarse de cerca. La dirección debe estar informada, pero no es necesario que intervenga. Puede dejar que el director del proyecto gestione por sí solo las dificultades encontradas y, al mismo tiempo, garantizar que el proyecto no caiga en números rojos. El director del proyecto y su equipo trabajan para resolver los problemas a fin de que el proyecto sea ecológico. Vert El proyecto avanza según lo planeado, sin problemas ni demoras. No se requiere ninguna acción. Es probable que el director del proyecto tenga que justificar este estado ante el cliente y asegurarle que no hay ningún problema oculto.

Al inicio del proyecto, el director del proyecto debe definir los diversos parámetros que hacen que un proyecto pase de un estado a otro. Por ejemplo, si se supera el presupuesto inicial en un 5% o se retrasa dos semanas en la fecha de entrega de un hito, se activará el estado naranja. El estado rojo se activará cuando el proyecto supere el presupuesto autorizado en un 10% o se retrase cuatro semanas.

Las ventajas del modelo RAG

Gracias al modelo RAG, puedes encontrar todos los parámetros de un proyecto y su estado en un solo documento. De un vistazo, tienes un resumen del estado del proyecto y sabes en qué debe centrarse tu equipo para que el proyecto avance en la dirección correcta.

Este sistema se puede utilizar para todos los proyectos de una empresa. De esta manera, la dirección puede identificar los proyectos que tienen dificultades y tomar las decisiones necesarias, es decir, movilizar más recursos para hacer más ecológicos estos proyectos o abandonar los proyectos que han estado en rojo durante demasiado tiempo.

Las limitaciones del modelo RAG

La principal limitación de este modelo es que la identificación del estado de un proyecto se basa en el juicio del director del proyecto. Esto puede provocar varios problemas:

• o el director del proyecto está demasiado seguro de sí mismo y de su equipo, y dará al proyecto un estatus ecológico a pesar de algunos problemas;
• o no quiere reconocer que el proyecto tiene problemas y los minimizará indicando un estado naranja en lugar de rojo;
• o el director del proyecto no tiene toda la información a mano y no conoce realmente el estado del proyecto. Por lo tanto, dará un estado falso.

La otra preocupación del modelo RAG es que es importante garantizar que todos los actores del proyecto comprendan completamente el significado de los diversos estados y las acciones relacionadas con ellos.

Para concluir, el modelo RAG es una herramienta eficaz para saber rápidamente si un proyecto va por buen camino o si es probable que fracase basándose en un sistema que todos conocen y entienden: los semáforos.

Bonificación: descubre el acciones que ponen en peligro tu proyecto.