28 preguntas de registro para iniciar una reunión

¿Su empresa está afectada por el síndrome de reunionitis aguda? En el trabajo, a menudo se considera que las reuniones son actividades que consumen mucho tiempo y dificultan la productividad de los empleados. De hecho, según un estudio realizado por OpinionWay En 2017, solo el 52% de las reuniones fueron productivas. Esta cifra es en gran medida insuficiente, especialmente si se sabe que los gerentes dedican una media de más de 6 semanas al año a reuniones.

Por lo tanto, para evitar organizar reuniones inútiles o improductivas durante las cuales los participantes aprovechen para echarse una siesta o responder a sus correos electrónicos tardíos, existen varias soluciones y métodos comprobados. En este artículo, hablamos de las preguntas de verificación (o preguntas de registro en inglés) que debes hacer a tus empleados durante cada reunión para ganar tiempo y eficiencia.

¿Qué son las preguntas de auditoría?

En las reuniones, a menudo es difícil iniciar los primeros intercambios y hacer que los participantes se sientan cómodos para que se atrevan a expresarse. Para romper el hielo, hemos visto que es posible organizar actividades cortas y divertidas llamadas rompehielos. Es una excelente manera de relajar el ambiente y ayudar a los presentes a sentirse a gusto.

Las preguntas de registro parten del mismo principio, pero a diferencia de las preguntas para romper el hielo, generalmente se refieren al trabajo y al tema de la reunión. La idea es ayudar a iniciar el debate y llegar directamente al meollo del asunto, pero también entender la mentalidad de sus empleados. Estas preguntas también permiten a los participantes sumergirse en la reunión y tomarse un descanso de lo que estaban haciendo justo antes.

En resumen, las preguntas de auditoría permiten:

• hacer que sus empleados olviden las preocupaciones de sus empleados cuando lleguen a una reunión para que puedan centrarse en la agenda y participar activamente;
• fomentar la participación de todos los presentes, especialmente de las personas más tímidas o reservadas, ayudándoles a relajarse y a hablar sobre preguntas menos formales;
• para evaluar cómo se sienten sus empleados con respecto a las tareas que se les han asignado y sus responsabilidades y, por lo tanto, realizar los ajustes necesarios;
• para supervisar el progreso de su equipo y/o de un proyecto;
• para promover la comprensión y la cohesión del equipo, ya que las preguntas de registro también se pueden utilizar como un método de formación de equipos, ya que permiten a cada miembro del equipo debatir y conocerse mejor.

¿Está listo para adoptar las preguntas de auditoría? Esta es una lista de las preguntas de registro que puede hacer, según el tipo de reunión que esté organizando.

Preguntas de registro para reuniones de monólogos

Reuniones de pie, también llamadas melé, son reuniones rápidas diarias (15 minutos como máximo) que suelen tener lugar de pie. Estas breves reuniones tienen lugar al principio del día. Permiten a cada miembro del equipo revisar su progreso y logros del día anterior y sus objetivos para el día.

Como estas reuniones son muy concisas, es esencial ir al grano de inmediato. Estas preguntas de verificación están ahí para ayudarte a:

• ¿Qué hiciste ayer?
• ¿Cuáles son tus objetivos para hoy?
• ¿Te enfrentas a obstáculos?
• ¿Necesitas ayuda hoy?

Para preparar sus preguntas de registro, también puede utilizar el método PPP para «progreso», «planes» y «problemas». Implica hacer tres preguntas a tus empleados, cada una de las cuales contiene una de las tres P:

• ¿Qué progreso (s) lograste ayer?
• ¿Cuáles son tus planes para hoy?
• ¿Tienes problemas? En caso afirmativo, ¿quieres hablar de ello?

Preguntas de registro para las reuniones del proyecto

La reunión del proyecto es esencial para supervisar el progreso de un proyecto, conocer el progreso de las tareas actuales e identificar las dificultades a las que puede enfrentarse su equipo. Con las preguntas de verificación, demuestras a tus empleados que estás ahí para apoyarlos, ayudarlos y guiarlos a diario.

Estos son algunos ejemplos de preguntas de registro que se pueden hacer durante las reuniones del proyecto:

• ¿Qué es lo que te entusiasma de este proyecto?
• ¿Le preocupa este proyecto?
• Como gerente de proyectos, ¿en qué puedo ayudarlo? ¿Qué espera de mí?
• ¿Tiene problemas para cumplir con los plazos de sus tareas? En caso afirmativo, ¿por qué?
• ¿Qué desafíos encontraste al completar tus tareas la semana pasada?
• ¿Cómo gestiona su carga de trabajo?
• ¿Qué recursos necesita para completar sus tareas?

Preguntas de registro para las reuniones de equipo

Las reuniones de equipo pueden cubrir una amplia variedad de temas. Puedes hablar sobre los proyectos actuales, así como sobre el presupuesto anual, los próximos eventos de la empresa, los resultados trimestrales o incluso las nuevas tendencias del mercado.

En este caso, las preguntas de la auditoría ayudarán a guiar el debate sobre los temas que desea abordar durante esta reunión con su equipo.

Estos son algunos ejemplos:

• ¿Cómo podría mejorarse la productividad del equipo?
• ¿Cómo podemos fomentar la creatividad y la iniciativa?
• ¿Qué es lo que te motiva ahora mismo?
• ¿Qué proceso (s) de trabajo cambiaría o mejoraría?
• ¿Cuál es su carga de trabajo actual?
• ¿Estás satisfecho con el equilibrio entre tu trabajo y tu vida en este momento?
• ¿Qué es lo que te gusta de este equipo?
• Al contrario, ¿qué es lo que no te gusta?

Preguntas de registro para reuniones individuales

Para un gerente, una reunión individual es la forma ideal de fortalecer las relaciones con los miembros del equipo y de discutir las expectativas, prioridades y problemas de todos uno a uno. En cuanto a los empleados, se sienten más cómodos al compartir sus sentimientos u opiniones a solas con su gerente que frente al resto del equipo.

Durante estas reuniones presenciales, se recomienda encarecidamente el intercambio de comentarios mutuos y constructivos. Estas preguntas sobre el registro pueden ayudarle a:

• ¿Te sientes apoyado en tu trabajo diario?
• ¿Cuál es la mejor manera de ayudarte con tu trabajo?
• ¿Cómo te sientes al formar parte del equipo?
• ¿Cómo podemos ayudarlo a alcanzar sus objetivos profesionales?
• ¿Qué es lo que más te gusta de tu trabajo? ¿Y lo menos?
• ¿De qué logro te enorgulleces más recientemente?

Las preguntas de registro se pueden utilizar en una variedad de situaciones. En particular, te ayudan a empezar bien una reunión, a entender mejor a tu equipo y a convertirte en un mejor gerente. Considera utilizarlos en reuniones futuras.