Documentación del proyecto: 7 documentos de proyecto esenciales

Comenzar y completar un proyecto puede convertirse rápidamente en un verdadero quebradero de cabeza. Entre los plazos que hay que cumplir, los recursos que gestionar y lo inesperado que se presenta, es fácil sentirse abrumado y perder el control. Esta falta de organización puede provocar estrés, frustración y pérdida de tiempo. Los objetivos se alejan, la motivación se desmorona y el proyecto corre el riesgo de desviarse de su trayectoria inicial o incluso fracasar.

Afortunadamente, existe una solución simple y eficaz para mantener el rumbo: el establecimiento de una documentación de proyecto completa y estructurada. Al utilizar el documento de gestión de proyectos adecuado, puedes aclarar tus objetivos, planificar tus acciones, hacer un seguimiento de tu progreso y comunicarte eficazmente con tu equipo. Descubra ahora los 7 documentos esenciales para gestionar sus proyectos con éxito y alcanzar sus objetivos con confianza.

¿Qué es un documento de gestión de proyectos?

Un documento de gestión de proyectos es un medio formalizado que se utiliza para planificar, organizar, ejecutar, supervisar y cerrar un proyecto. Este documento puede adoptar varias formas, como texto, tabla, imagen o incluso un gráfico.

¿Por qué necesita la documentación del proyecto?

La documentación del proyecto es fundamental para el éxito de cualquier proyecto, independientemente de su tamaño o complejidad. Esta documentación mejorará la comunicación y la colaboración al centralizar la información y garantizar que todas las partes interesadas tengan acceso a una fuente de información común y confiable. Además, permite identificar y documentar los riesgos inherentes al proyecto desde las etapas iniciales. En cada etapa, la documentación es entonces esencial para tomar decisiones informadas, identificar tendencias y realizar los ajustes necesarios.

La documentación también es una excelente manera de mejorar los procesos a lo largo de los proyectos. De hecho, proporciona un repositorio de conocimientos que se puede utilizar más adelante para capacitar a los nuevos miembros del equipo o garantizar la coherencia entre los distintos proyectos.

¿Qué tipos de documentación se requieren en un proyecto de TI?

Dentro de un proyecto de TI, la documentación permite monitorear el progreso o comunicarse de manera efectiva como en un proyecto tradicional, pero también garantizar el mantenimiento del sistema una vez que esté operativo.

La documentación de planificación y gestión luego integra elementos como la carta del proyecto, el plan del proyecto o el plan de comunicación. Sin embargo, el sector de TI también debe integrar la documentación de diseño (arquitectura del sistema, diseño de bases de datos e interfaz de usuario), la documentación de desarrollo (código fuente, documentación de la API), así como la documentación de usuario (manual de usuario, tutoriales o preguntas frecuentes) y la documentación de mantenimiento (registro de cambios y documentación de solución de problemas).

¿Cómo gestionas tu proyecto?

Para su proyecto, puede optar por diferentes enfoques de gestión de proyectos. El enfoque de proyecto independiente es un proceso continuo. Si sigue los procedimientos establecidos por adelantado, puede asignar recursos conocidos para completar las tareas. Estos proyectos son relativamente sencillos. Por lo tanto, el director del proyecto puede operar de forma independiente.

En el caso de los proyectos incluidos en un programa, se gestionan varios proyectos dentro de un grupo de proyectos, lo que le permite planificar su estrategia a nivel mundial. Sin embargo, tenga en cuenta que la gestión coordinada de todos los proyectos es necesaria y que la persona responsable de cada proyecto debe interactuar eficazmente con el director del programa.

Aún más completas, las carteras de proyectos se utilizan para gestionar varios programas simultáneamente. Son relevantes para las empresas a gran escala que están en condiciones de coordinar importantes recursos humanos y financieros.

¿Cuáles son las fases del proceso de documentación de un proyecto?

• 1ª etapa: anteproyecto o inicialización del proyecto. Es la definición de los objetivos y el alcance del proyecto. El documento esencial son entonces las especificaciones que permitirán formalizar los puntos esenciales.
• 2ª etapa: preparación o planificación del proyecto. El objetivo es, entonces, desglosar el proyecto y definir los hitos esenciales. Luego se elabora el plan del proyecto o el plan de comunicación.
• 3ª etapa: la ejecución del proyecto. Esto se refiere a la implementación del plan del proyecto. El equipo lleva a cabo las tareas y, a continuación, se establece un seguimiento escrupuloso. Los documentos clave son los informes periódicos sobre el progreso del proyecto.

La fase posterior a la finalización o al cierre es esencial para garantizar, en particular, que los entregables cumplan con los requisitos definidos al principio del proyecto. El informe de finalización del proyecto y la documentación técnica de los entregables forman parte de los documentos de esta fase final.

¿Cómo se escriben las especificaciones para un proyecto?

Las especificaciones son un documento fundamental dentro de su documentación. Este documento servirá como hoja de ruta y referencia común para todas las partes interesadas, por lo que debe prepararse con cuidado.

Comience por presentar el proyecto con su propósito, contexto y resultados esperados. Tenga en cuenta las restricciones y los requisitos, sin mencionar los entregables y los criterios que permitirán su validación.

Concéntrese en definir las funciones y responsabilidades de cada parte interesada para garantizar una gobernanza fluida y eficiente durante todo el proyecto.

¿Cómo utilizar eficazmente una plantilla de documentación en la gestión de proyectos?

El uso eficaz de una plantilla de documentación puede mejorar la organización y la comunicación dentro del equipo. Para asegurarte de que vas por buen camino, sigue estas pocas prácticas recomendadas.

1. Elige una plantilla de documento adaptada a tu proyecto y no dudes en inspirarte con ejemplos.
2. Estandarice el proceso para implementar un proceso documental claro y conciso. Para ello, involucre al equipo para recopilar sus comentarios sobre la utilidad y la relevancia del modelo.
3. Centralice la documentación y facilite la colaboración aprovechando el potencial de las plataformas de trabajo colaborativo como Wimi. De este modo, ganará en eficiencia y fluidez.

¿Qué secciones debo incluir?

Cada documento de proyecto que incluirá en su documentación debe incluir necesariamente ciertas secciones.

Comience por describir su documento definiendo su propósito y público objetivo. Anote la ruta de acceso con precisión, así como los derechos de acceso al documento.

Luego, para cada documento, recuerde determinar los entregables asociados, sin mencionar el nombre del gerente, su función y responsabilidades en relación con este documento.

¿Qué elementos deben documentarse?

Para el director del proyecto y su equipo, es importante mantener un registro escrito de todos los aspectos del proyecto en el que están trabajando. Este proceso de documentación debe llevarse a cabo durante todo el ciclo de vida del proyecto. Aunque este trabajo pueda parecer tedioso y lento, es esencial para el éxito de sus proyectos, ya que le permitirá ser más eficiente y ahorrar tiempo, especialmente cuando busca información precisa.

Estos son los elementos que debe documentar al administrar sus proyectos.

• La información básica del proyecto: Se trata de especificar el propósito del proyecto y cómo se llevará a cabo. Esto incluye los objetivos del proyecto, el cronograma, los distintos hitos, el presupuesto, los plazos que deben respetarse, las pautas a seguir, etc. En caso de duda, los miembros del equipo del proyecto podrán consultar esta información en cualquier momento. También son esenciales para informar a una nueva persona que se incorpore al equipo del proyecto durante el proceso.
• Información legal: algunos proyectos requieren información específica que debe ser verificada por el departamento legal de su empresa o cliente. Infórmese con antelación para recopilar esta información al inicio del proyecto y asegúrese de que esté disponible tan pronto como los equipos legales la soliciten.
• Todo lo relacionado con el cliente: sus solicitudes, las solicitudes de cambio, las decisiones adoptadas, informes de reuniones, etc. Documentar todas las conversaciones y solicitudes de sus clientes le ayuda a aclarar dudas o resolver una disputa sobre una decisión. Recuerda incluir la fecha, la hora y las personas involucradas en cada ocasión para evitar futuros malentendidos.
• Todos los cambios realizados en el proyecto: Un proyecto rara vez se lleva a cabo tal como se definió originalmente, ya que a menudo está sujeto a cambios por diversas razones (restricciones presupuestarias, demandas variadas por parte del cliente, disminución o aumento de los recursos, adaptación al mercado, etc.). Por lo tanto, es importante documentar todos los cambios realizados y las razones que llevaron a estos cambios.

Los 7 documentos esenciales del proyecto

Aquí hay 7 documentos de proyecto esenciales que el gerente del proyecto y su equipo deben escribir.

1. El estudio de oportunidades

También llamado nota de oportunidad o caso de negocio en inglés, este documento es una especie de estudio de viabilidad que se lleva a cabo antes del inicio del proyecto con el fin de garantizar su viabilidad y convencer al cliente o a la empresa de llevar a cabo el proyecto con éxito.

El estudio de oportunidad se utiliza para validar el propósito del proyecto, el contexto, su relevancia y los beneficios esperados teniendo en cuenta los recursos y los costos involucrados. Permite autorizar o no el proyecto y se utiliza al final del proyecto para evaluar si se han alcanzado los objetivos.

2. La carta del proyecto

Es un documento formal y bastante breve que presenta en detalle los principales líneas de proyecto. La carta del proyecto describe los principales aspectos del proyecto, como los objetivos, el alcance del proyecto, los resultados esperados y las partes interesadas. Se utiliza durante toda la duración del proyecto, en particular para controlar los cambios realizados en el proyecto inicial.

3. El plan del proyecto

El plan del proyecto es más elaborado que la carta del proyecto. Se trata del carta de porte que determina cómo el director del proyecto debe gestionar el proyecto. Está escrito en base a las especificaciones que definen las necesidades y requisitos del cliente.

Contiene los objetivos a alcanzar, el cronograma del proyecto, las tareas a realizar, los hitos y los resultados esperados para cada uno, los participantes, así como sus funciones y responsabilidades, los recursos necesarios, el presupuesto asignado, sin mencionar los plazos que deben respetarse.

El propósito del plan del proyecto es ayudar al director del proyecto y a su equipo para mantenerse en el buen camino.

4. El plan de comunicación del proyecto

La comunicación es esencial para el éxito de un proyecto, ya sea una comunicación externa con el cliente u otras partes interesadas o con comunicación interna dentro del equipo del proyecto. Comunicarse bien ayuda a evitar malentendidos, malentendidos y cosas no dichas que pueden dañar las relaciones y el éxito del proyecto.

El plan de comunicación del proyecto es esencial para establecer una comunicación eficaz y transparente entre todos los actores del proyecto y durante toda la duración del proyecto. Esto último te permite definir qué quieres comunicar, a quién, cuándo y cómo.

5. El plan de gestión de riesgos

En la gestión de proyectos, el riesgo cero no existe. Por lo tanto, debe proporcionar un documento que identifique los riesgos potenciales a los que puede enfrentarse el proyecto y que evalúe su impacto, así como la probabilidad de que ocurran.

El plan de gestión de riesgos describe cómo el equipo del proyecto anticipa estos riesgos y qué acciones se planifican para eliminarlos, reducir o corregir sus efectos negativos en el proyecto.

6. El cronograma del proyecto

El calendario del proyecto enumera todas las tareas que deben completarse, su duración y los recursos asignados, los distintos hitos y los entregables del proyecto. También indica la fecha de inicio del proyecto, así como la fecha de finalización prevista.

7. Informe de cierre del proyecto

El cierre de un proyecto debe documentarse cuidadosamente para no olvidar nada. Es hora de hacer balance. Luego debes escribir un último documento: el informe de cierre del proyecto.

Este documento es importante porque permite, entre otras cosas:

• Confirmar la entrega de los productos a entregar al cliente;
• Cerrar cuentas y contratos relacionados con el proyecto;
• Evaluar el éxito o el fracaso del proyecto;
• Gestionar el intercambio y la transferencia de conocimientos;
• Archivar la documentación del proyecto;
• Medir la satisfacción de las partes interesadas.

Además, escribir este documento de propuesta final es una oportunidad para aprovechar lo que usted y su equipo han aprendido durante este proyecto.

¿Qué funciones debe utilizar para sus documentos?

Para maximizar el rendimiento de su documentación, utilice herramientas de software adaptadas al trabajo colaborativo y que ofrezcan ciertas funcionalidades esenciales.

En particular, Wimi te permite compartir fácilmente tus archivos con tus colegas. Entre las funcionalidades esenciales, podemos mencionar la coedición, la adición de comentarios o incluso la función de chat, que permite facilitar los intercambios sobre estos documentos.

Con la agenda compartida, es fácil planificar las reuniones del proyecto en relación con cada documento y coordinar las acciones de todos los colaboradores con mayor precisión.

Por último, la gestión de tareas de Wimi se puede utilizar para crear listas de tareas y asignarlas a un colaborador, definir prioridades y supervisar el progreso de cada tarea en detalle.

Para escribir y centralizar todos sus documentos de gestión de proyectos, puede contar con la ayuda de la plataforma colaborativa todo en uno Wimi