Cómo dar sentido a sus datos mediante la elaboración de informes

Para las empresas, independientemente de su sector, los datos han adquirido un valor incalculable. Estos últimos, si se usan bien, pueden ser poderosas ayudas para la toma de decisiones Y convertirse en gran ventaja competitiva. Sin embargo, para dar sentido a sus datos, debe implementar acciones de presentación de informes. Para que estas acciones sean eficaces, es fundamental utilizar las herramientas y el método adecuados. Son estos elementos los que abordamos en este artículo.

¿Qué es la presentación de informes?

El proceso de presentación de informes o comunicación de datos consiste en recopilar datos y luego analizarlos y presentarlos Estos datos pueden referirse al rendimiento y a los resultados de una empresa o proyecto en particular.

En todos los casos, el objetivo de este enfoque se basa en una lógica de computación de decisiones. En otras palabras, los informes generados por los datos permiten comprender mejor las situaciones y tomar las decisiones correctas.

Los destinatarios de los informes pueden ser gerentes, empleados, inversores o cualquier otra parte interesada en un proyecto. Pueden adoptar la forma de un panel digital, una presentación en PowerPoint o informes escritos. La presentación de informes es siempre un elemento esencial de la gestión empresarial y la transparencia de una organización.

¿Cuáles son los tipos de informes?

Los informes pueden ser de varios tipos. Cada tipo de informe responde a problemas específicos y puede ser más o menos relevante según el sector de actividad.

Informes financieros

Este primer tipo de presentación de informes centraliza los datos financieros como ingresos, gastos, ganancias o pérdidas. Esenciales para una gestión estratégica eficaz, estos informes generalmente incluyen el balance, la cuenta de resultados y el estado de flujo de caja de la empresa.

Informes de gestión

Luego, tenemos los informes de gestión que solicitan los gerentes y gerentes comerciales. Un informe de este tipo permite: supervisar el desempeño en relación con los objetivos establecidos y facilitar la toma de decisiones.

Informes del proyecto

La más común entre los equipos de colaboradores, la presentación de informes de proyectos permite llevar a cabo una medición del desempeño como parte de un proyecto. Al establecer y monitorear los indicadores relevantes, las partes interesadas pueden obtener más información sobre el progreso del proyecto, los costos, pero también sobre los problemas que podrían surgir.

Informes reglamentarios

A veces, terceros requieren crear un panel de monitoreo. Este es particularmente el caso de los informes reglamentarios. Las autoridades reguladoras y los gobiernos lo utilizan para supervisar y verificar el cumplimiento y el cumplimiento de las normas.

Informes de RSC

Para evaluar el impacto de la implementación de una estrategia de RSE (Responsabilidad social y ambiental), una empresa puede solicitar informes para seguir las prácticas de desarrollo sostenible y la RSE.

Las ventajas de informar

La implementación de los informes le permite beneficiarse de numerosas ventajas a veces decisivas para los responsables de la toma de decisiones o las partes interesadas.

• Toma de decisiones informada: Las herramientas de presentación de informes ayudan a los responsables de la toma de decisiones a tomar decisiones racionales basadas en datos;
• Supervisión del rendimiento: Los gráficos de seguimiento son importantes para medir el desempeño de una empresa, proyecto o equipo en relación con las expectativas. Esto permite, si es necesario, implementar acciones correctivas;
• Transparencia de la información: Al publicar informes exhaustivos, las empresas promueven una buena imagen de marca al mostrar una gran transparencia;
• Cumplimiento normativo: Para evitar sanciones o multas, las empresas pueden elaborar informes para demostrar su cumplimiento con el cumplimiento y las normas de la industria en cuestión;
• Identificación de tendencias: El análisis de datos es necesario para identificar las tendencias del mercado y los patrones de consumo a fin de aumentar la relevancia de la estrategia comercial y de marketing;
• Mejora continua: Establecer herramientas para controlar y analizar los flujos de datos facilita la creación de una cultura corporativa basada en la eficiencia operativa y la mejora continua.

Los 7 pasos de una presentación de informes eficaz

Para llevar a cabo una presentación de informes eficaz, ya se trate de tablas de gestión financiera o de un informe de actividad, son suficientes 7 pasos clave.

1. Defina los objetivos

En primer lugar, comience por definir claramente los objetivos de sus informes. ¿Se trata de la supervisión del rendimiento, del cumplimiento de la normativa o incluso de la comunicación con los inversores? Dependiendo de tus objetivos, la naturaleza de la relación puede ser muy diferente.

Aprovecha la oportunidad para identificar a las partes interesadas involucrados en este informe. Pueden ser gerentes, empleados, clientes o incluso inversores. Una vez más, la forma en que se presenta la información puede variar mucho según el público objetivo.

2. Seleccione los KPI

Paso esencial: la selección de los indicadores clave de rendimiento o KPI. La elección de estos KPI depende del tipo de informe. Tienen que hacerlo proporcionan información esencial que la audiencia pueda entender sobre el rendimiento o los resultados.

3. Recopile datos

Para iniciar la elaboración de informes en sí, es necesario recopilar todos los datos necesarios. Le permitirán calcular los KPI que luego integrará en diagramas o gráficos. Por supuesto la información debe ser fiable y estar actualizada. Además, debe documentar su informe de análisis citando las fuentes de datos utilizadas.

4. Analizar los datos

Luego, analiza los datos que has recopilado. Para identificar tendencias, discrepancias o patrones de datos, es necesario compare los datos recopilados con los datos almacenados o con los objetivos establecidos de antemano.

5. Formatear datos

Una vez analizados los datos, debe presentarlos en un formato atractivo. Usa paneles, gráficos o infografías. Estas representaciones visuales son ideales para facilitar la comprensión de la información así como la identificación de los puntos clave y las conclusiones del informe.

6. Presente los resultados

Todo lo que tiene que hacer es presentar el resultado de su trabajo al público interesado. Por supuesto, el modo de presentación o el nivel de detalle deben adaptarse a su audiencia. No dudes en involucrarlos y animarlos a que hagan comentarios para Verifique que la información compartida se entienda bien.

7. Implemente acciones correctivas

A través de sus diversas soluciones de generación de informes, ahora debe poder:Identificar áreas de mejora. A continuación, puede poner en marcha las acciones necesarias para lograr sus objetivos.

Convierta los datos en información procesable

Por lo tanto, la presentación de informes es un activo esencial para gestionar el rendimiento. Desde la información financiera hasta la productividad de los empleados, se pueden monitorear y analizar numerosos indicadores para aproveche los datos y refuerce su posición en el mercado

Para producir informes relevantes, no dude en utilizar potentes herramientas informáticas, como software de gestión de proyectos o plataformas de trabajo colaborativo. De hecho, estas soluciones de software son muy relevantes para centralice los datos que luego pueden analizarse y explotarse.