Gestión de proyectos a través de la cadena crítica: una guía para principiantes.
¿Quieres mejorar la tasa de éxito de tus proyectos? ¿Quiere terminar sus proyectos a tiempo y reducir los costos? Entre los muchos metodologías de gestión de proyectos existente, el método de la cadena crítica (Gestión de proyectos de cadena crítica o CCPM en inglés) puede ser de su interés.
La falta de concentración y la incapacidad de gestionar la incertidumbre son dos de las principales causas de los retrasos en los proyectos, la mala calidad, los plazos excesivos y la falta de espíritu de equipo. El método de la cadena crítica aborda estas causas principales y, por lo tanto, permite mejorar la velocidad, la calidad y la puntualidad de los proyectos, así como la moral del equipo.
Definición
El método de la cadena crítica proviene de la Teoría de las Restricciones (Teoría de las restricciones o TOC en inglés), desarrollado por Eliyahu M. Goldratt en su libro La meta (La meta) publicado en 1984. La teoría de restricciones es una metodología que te permite identificar las restricciones (también llamadas cuellos de botella) que te impiden alcanzar tu objetivo y hacer que desaparezcan. Eliyahu M. Goldratt adapta el método a la gestión de proyectos con su libro Cadena crítica, publicado en 1997.
El método de la cadena crítica es una alternativa a método de ruta crítica. Recuerde que la ruta crítica representa la sucesión más larga de tareas dependientes que determina la duración del proyecto. Sin embargo, este método es criticado por considerar que los recursos son ilimitados, lo que rara vez ocurre.
Para remediar esto, la cadena crítica se refiere a la secuencia más larga de tareas dependientes, teniendo en cuenta la cantidad y la disponibilidad de los recursos a través de la nivelación. La nivelación es un concepto esencial que consiste en retrasar la finalización de una tarea hasta que el recurso asignado para completarla esté disponible. De esta forma, se evitan los conflictos de recursos, es decir, un recurso llamado a realizar varias tareas al mismo tiempo.
Además de la nivelación, este método también establece la creación de márgenes de seguridad (denominados Tampones), el concepto de planificación y gestión retrospectivas por duración y no por tareas.
¿Cómo funciona?
Siga estos 8 pasos para aplicar el método de la cadena crítica a sus proyectos.
1. Defina tareas y recursos
El principio sigue siendo el mismo para todos los proyectos: comience por identificar todas las tareas que se van a realizar, evalúe cuánto tardarán en completarse y defina los recursos (humanos y materiales) que necesitará para completar su proyecto.
2. Identifique la ruta crítica
Determine la ruta crítica del proyecto, es decir, la sucesión más larga de tareas que dependen unas de otras, teniendo en cuenta que sus recursos son ilimitados. Invierta la programación (empezando por el final del proyecto) programando las tareas a más tardar.
3. Reduzca la duración de cada tarea
En la gestión de proyectos, la duración de cada tarea generalmente se sobreestima para anticipar posibles retrasos y peligros. Sin embargo, esto es ineficaz debido a la ley de Parkinson (todo el trabajo tiende a repartirse para ocupar todo el tiempo que se le asigna), al síndrome del estudiante (se llega al trabajo en el último momento) y a la multitarea.
Por lo tanto, elimine los márgenes de seguridad y reduzca a la mitad la duración de cada tarea. Los márgenes de seguridad se mantienen en forma de sellos (Tampones) y se colocará al final del proyecto en caso de retraso.
4. Identifique y gestione los conflictos de recursos
Para evitar que uno de tus colaboradores acabe realizando varias tareas simultáneamente, es decir, la multitarea, debes identificar los conflictos de recursos y nivelarlos reorganizando tu proyecto. Ten cuidado de respetar siempre las dependencias de las tareas.
5. Identifique la cadena crítica
Ahora puede identificar la cadena crítica, que es la sucesión más larga de tareas que tiene en cuenta tanto la interdependencia entre las tareas como entre los recursos. Esta es la diferencia con la ruta crítica, que no tiene en cuenta la disponibilidad de los recursos. La cadena crítica determina la duración del proyecto.
6. Inserte sellos
Tampones o Tampones permiten proteger el proyecto de posibles retrasos en la finalización de las tareas. El sello del proyecto (o Proyecto Buffer) equivale a la mitad de la duración del proyecto. Se coloca al final del proyecto.
Los otros búferes permiten absorber el retraso en las tareas secundarias (que no pertenecen a la cadena crítica).
7. Configura los temporizadores de cuenta regresiva
La cadena crítica puede ser similar a una carrera de relevos en la que cada tarea comienza tan pronto como la anterior a su finalización. Para garantizar que cada recurso esté preparado para dedicarse por completo a completar su tarea crítica cuando llegue el momento, establezca alertas o cuentas regresivas una semana antes del inicio de cada tarea de la cadena crítica para evitar que el recurso comience su tarea.
El propósito de los temporizadores de cuenta regresiva es evitar iniciar una tarea tarde, ya que esto podría tener un impacto negativo en todo el proyecto.
8. Gestiona el proyecto
Gestione su proyecto supervisando la disponibilidad de sus recursos y supervisando el consumo de búferes. Si se consume menos de un tercio de los tampones, todo está bien. Si se utiliza más de un tercero, evalúe los riesgos e implemente medidas correctivas. Más de dos tercios, se debe convocar una unidad de crisis.
Conclusión
El método de la cadena crítica es más realista y más eficaz que el método de la ruta crítica porque tiene en cuenta la disponibilidad de los recursos, lo que evita la multitarea y los conflictos de recursos. Los márgenes de seguridad se comparten al final del proyecto, lo que permite reducir la duración media de los proyectos. Por último, este método es ideal para la gestión de varios proyectos que requieren una gran cantidad de recursos.
