¿Cómo hacer que la reunión de lanzamiento de su proyecto sea un éxito?

¿Has oído hablar alguna vez de la reunión inicial? En francés, es la reunión para lanzar un proyecto y es fundamental para que un proyecto tenga un buen comienzo y, sobre todo, para garantizar que funcione correctamente y sea un éxito.

Descubra el valor de una reunión de lanzamiento de un proyecto, cómo tener éxito y qué errores evitar.

¿Cuál es el propósito de una reunión de lanzamiento de un proyecto?

La reunión inicial es fundamental para el éxito de un proyecto porque permite sentar las bases del proyecto, informar a todas las personas interesadas y permitirles hacerse cargo del proyecto.

Durante la reunión de lanzamiento del proyecto, debe comunicar los elementos esenciales (el plan de acción, la planificación, el presupuesto y los recursos), establecer las reglas operativas y las mejores prácticas y asegurarse de que todos tengan la misma información. Asegúrese de mencionar cualquier dificultad y riesgo potencial. Por último, aprovecha la oportunidad para establecer una dinámica positiva y motivar al equipo.

Recuerde que esta reunión es un espacio de intercambio y diálogo donde cada participante puede hacer preguntas y expresar dudas. Evite monopolizar la palabra y anime a todos a participar.

¿Cuándo debe organizarse la reunión inicial?

La reunión inicial debe tener lugar antes del inicio del proyecto. Reúna a todo el equipo, las partes interesadas, el comité directivo, etc., tan pronto como se confirme el proyecto, se validen las especificaciones y se haya formado el equipo del proyecto.

Para una mayor eficiencia, organice la reunión de lanzamiento de su proyecto a primera hora de la mañana. El café y los croissants serán bienvenidos para iniciar el proyecto de una manera amistosa, que permita que todos se conozcan.

Para evitar : reuniones a primera hora de la tarde, cuando todos están digiriendo y la concentración es mínima.

Prepárate bien para tu reunión de lanzamiento

Como cualquier reunión, la reunión inicial requiere una preparación y organización cuidadosas. Debe conocer su proyecto y dominar los puntos clave para transmitir estos datos a los participantes. Una reunión bien preparada se desarrollará sin problemas, durará el tiempo programado y proporcionará respuestas a todas las preguntas posibles.

El objetivo es proporcionar una visión clara y precisa del proyecto, así como de los objetivos a alcanzar. Cada participante debe tener el mismo nivel de información, pero sobre todo debe conocer su función y responsabilidades en el proyecto.

Para evitar : Ahogue a los participantes con información. Si salen de esta reunión con ideas confusas, sin saber qué deben hacer en el proyecto, habrás faltado a la reunión inicial y el proyecto tendrá un mal comienzo.

Definir un plan de proyecto

El plan del proyecto, un documento esencial para la gestión de un proyecto, es una hoja de ruta que presenta información importante del proyecto:

• los objetivos a alcanzar,
• las diferentes etapas del proyecto,
• las principales tareas que deben completarse,
• el presupuesto estimado,
• el calendario,
• los recursos humanos y materiales disponibles,
• el papel y las responsabilidades de cada persona,
• riesgos potenciales,
• el plan de comunicación.

Debe preparar el plan del proyecto antes de la reunión inicial y presentarlo a todos los participantes. Posteriormente, el director del proyecto y su equipo pueden consultar este valioso documento durante todo el proyecto. Debe actualizarse periódicamente si se producen cambios durante el progreso del proyecto.

Para evitar: no construirías una casa sin un plan. Lo mismo ocurre con un proyecto. Sin un documento que indique claramente qué hacer, es probable que tu equipo se pierda y que el proyecto tenga dificultades para tener éxito.

Presente al equipo del proyecto

Un nuevo proyecto es una oportunidad de trabajar con un equipo nuevo. Para empezar con buen pie y garantizar una buena cohesión dentro del equipo, es importante que todas las partes interesadas que colaborarán juntas se conozcan. La reunión de lanzamiento del proyecto es la oportunidad ideal para presentar a todo el equipo del proyecto y a las distintas partes interesadas.

Al comienzo de la reunión, dé una vuelta a la mesa para que todos puedan presentarse brevemente a sí mismos y a su papel en el proyecto. Considere la posibilidad de distribuir un documento que contenga los datos de contacto y las funciones de todas las partes interesadas.

Para evitar: Olvidarse de hacer presentaciones puede tener consecuencias negativas en el ambiente del equipo, así como en la motivación y la participación de sus empleados. Tenga cuidado, este es un error clásico en la gestión de proyectos.

Recordar el contexto, los desafíos y los objetivos del proyecto

La reunión de lanzamiento del proyecto es el momento perfecto para recordar el origen del proyecto y el contexto en el que se lleva a cabo a fin de comprender mejor las razones de su realización. Presente o recuerde los objetivos del proyecto, las necesidades que debe satisfacer y los problemas que debe resolver.

Para evitar: dejar de explicar los desafíos y objetivos del proyecto es no dar sentido al proyecto. Es difícil para un equipo estar totalmente motivado e involucrado si no entiende por qué necesita involucrarse.

Presente el progreso del proyecto

Durante la reunión inicial, debe proporcionar información concreta y precisa sobre el progreso del proyecto. ¿Cuáles serán las etapas principales del proyecto, las fechas clave, los plazos y los resultados esperados?

Presente también el método de gestión del proyecto elegido, las diversas herramientas que se utilizarán (como un software de gestión de proyectos) y las especificidades del proyecto, es decir, las limitaciones técnicas, presupuestarias y empresariales, las normas que deben respetarse, los requisitos, etc.

Para evitar: Si es demasiado vago, se enfrentará a la incomprensión de sus empleados y todos perderán el tiempo tratando de entender qué hacer y cuándo.

Conclusión

Al final de la reunión de lanzamiento del proyecto, todos los participantes deben haber entendido el proyecto, tener una visión clara y precisa de su progreso y conocer su función. Recuerde enviar rápidamente un Informe a todos los participantes. ¡Ya estás listo para lanzar tu proyecto!