¿Cómo creo un resumen del proyecto?

Cada proyecto comienza con una idea. Pero para que esta idea se convierta en un proyecto concreto, queda un largo camino por recorrer y requiere mucho trabajo de preparación, organización y planificación. Una vez que haya recibido el acuerdo para iniciar el proyecto, debe informar al cliente, a las partes interesadas y al equipo del proyecto sobre cómo se desarrollará el proyecto.

Para ello, hay un documento esencial: el resumen del proyecto. Este documento permite resumir la información clave del proyecto, esbozarlo y comunicar sus principales objetivos para que todos los actores involucrados tengan la misma comprensión del proyecto.

Descubre qué es un resumen de proyecto y cómo crear uno.

¿Qué es un resumen del proyecto?

Un resumen del proyecto es un resumen que describe rápidamente los objetivos y requisitos del proyecto. Conciso y fácilmente comprensible, está dirigido al equipo del proyecto, a las distintas partes interesadas y al cliente. Debe escribirse antes del inicio del proyecto y debe contener la siguiente información:

• los motivos y requisitos del proyecto
• sus principales objetivos,
• su alcance,
• los distintos hitos,
• los entregables,
• el cronograma del proyecto.

Este documento clave está ahí para ayudarlo a alcanzar sus objetivos de manera más rápida y eficaz. Gracias a él, todos los involucrados en el proyecto tienen el mismo nivel de información y conocen la dirección del proyecto y cómo se gestionará. De este modo, todos podrán cumplir mejor su función y sus misiones.

La longitud del resumen generalmente depende de la complejidad del proyecto. No es tan detallado como el plan de un proyecto para el que sirve de base, pero puede tener varias páginas si es necesario.

¿Cuál es el objetivo de un resumen del proyecto?

Un resumen del proyecto es esencialmente una herramienta de comunicación que facilita la comprensión del proyecto y garantiza que el cliente y el equipo del proyecto estén en sintonía. De esta forma, el cliente tiene una idea clara de los plazos que debe esperar, los hitos y los productos que recibirá. Esto ayuda a evitar conflictos.

El resumen del proyecto es su documento de referencia, esencial para el éxito del proyecto.

7 pasos para crear un resumen de proyecto claro y preciso

Ahora que conoces la importancia de un resumen de proyecto y su utilidad, descubre cómo crear uno. Ten en cuenta que no existe una plantilla de resumen estándar. Puedes crear el formato que más te convenga. Sin embargo, cualquier resumen del proyecto debe incluir lo siguiente:

• el nombre del proyecto;
• información sobre el cliente (cómo y con quién contactar, su sector de actividad, sus productos, sus clientes);
• la descripción del proyecto (contexto, alcance, resultados);
• los objetivos del proyecto;
• información clave (el público objetivo, el calendario, los hitos, la duración del proyecto, el presupuesto, etc.).

Estos son los pasos principales para crear un resumen del proyecto.

Comience con un breve resumen

Presente el proyecto y describa los puntos clave en un breve párrafo. El objetivo es que, al leerlo, cualquier persona tenga una idea general del proyecto sin tener que leer todo el resumen.

Presente al cliente

La presentación al cliente es importante porque permite al equipo del proyecto entender para quién se está llevando a cabo el proyecto. Esta sección debe incluir:

• el nombre del cliente,
• su sector de actividad,
• los productos/servicios que ofrece,
• su visión y sus misiones,
• una lista de sus competidores,
• la persona responsable del proyecto y la información de contacto.

Describe el proyecto

Esta parte es importante porque permite presentar el proyecto con más detalle. Describe el propósito de este proyecto, ya sea crear algo nuevo (crear un nuevo producto) o rediseñar algo existente (rediseñar un sitio web). Hable sobre el contexto, qué motiva al cliente a completar este proyecto y especifique cuáles son sus requisitos. Incluya también cualquier información relevante, como el alcance del proyecto y los resultados esperados.

Indique los objetivos del proyecto

En esta sección, debe mostrar lo que se espera de este proyecto, lo que quiere lograr a través de este proyecto. Los objetivos claramente definidos permitirán a su equipo ser más eficiente y productivo.

Para ello, utilice el método SMART para definir objetivos que sean:

• Sespecífico: se trata de responder a las preguntas quién, qué, dónde, dónde, cuándo, cuánto y por qué.
• Mmensurable: debes poder medir tu progreso mediante indicadores.
• UNalcanzable: ¿tiene el tiempo, los recursos, las habilidades y el presupuesto para lograr estos objetivos?
• Rrealista: ¿tus objetivos son relevantes? ¿Están en línea con los objetivos estratégicos de su empresa?
• TNiveles de escalabilidad definidos: ¿cuándo debe completarse este proyecto? ¿Cuáles son las fechas clave del proyecto?

Determinar el cronograma y el presupuesto

Ahora, debe identificar la fecha de entrega del proyecto y establecer un cronograma con las fechas clave. Esto permite a tu equipo organizarse y planificar su trabajo para alcanzar los hitos a tiempo.

También se recomienda definir el presupuesto del proyecto y determinar cómo se utilizará para conocer su flexibilidad financiera en caso de imprevistos.

Sepa quién es el objetivo

El proyecto se lleva a cabo para satisfacer las necesidades de un público objetivo. Para garantizar su éxito, debe completarse a tiempo, respetar el presupuesto, pero sobre todo debe cumplir con las expectativas de los futuros usuarios. Por eso es fundamental saber quién es tu audiencia. Por lo general, es el cliente quien te proporciona esta información (datos demográficos, intereses, etc.).

Incluya cualquier información relevante

Por último, el resumen de su proyecto es para tu equipo de proyecto y a las partes interesadas. Por lo tanto, debe agregar toda la información que pueda serles útil para poder llevar a cabo sus tareas de manera efectiva y garantizar el éxito del proyecto. Por ejemplo, defina claramente las funciones, responsabilidades y misiones de todos.

Para resumir

El resumen del proyecto es un documento indispensable porque ofrece una visión general rápida del proyecto a todas las personas interesadas (interna y externamente) al agrupar toda la información clave.

Para gestionar tu proyecto de forma eficaz, utiliza las herramientas adecuadas, como el software de gestión de proyectos Wimi.