Colaboración asincrónica: definición, ventajas y desventajas
Desde la pandemia, el mundo del trabajo ha cambiado. La mayoría de las empresas se han visto obligadas a cambiar sus prácticas para adaptarse a los nuevos requisitos de los empleados. Hoy en día, el trabajo remoto y el trabajo híbrido son muy populares porque ofrecen a los empleados flexibilidad y un equilibrio entre la vida laboral y personal que es muy apreciado.
Para que los empleados sigan siendo eficaces, estas nuevas formas de trabajar significan adoptar nuevas formas de trabajar. De hecho, en 2023, ya no colaboramos de la misma manera que en 2019. Así pues, han surgido los términos comunicación y colaboración sincrónica y asincrónica.
¿Qué es la colaboración asincrónica?
Colaborar de forma asincrónica significa trabajar juntos en un momento posterior, no de forma simultánea. Este es el caso, por ejemplo, de los empleados que se encuentran en diferentes zonas horarias y que no pueden estar activos al mismo tiempo. Por lo tanto, la colaboración asincrónica no es espontánea ni instantánea.
Esta forma de colaborar se ve facilitada gracias a Internet y al uso de herramientas colaborativas en línea. Es la transformación digital la que, por lo tanto, ha fomentado la colaboración asincrónica. Los empleados se conectan a sus aplicaciones y software cuando están disponibles. Completan sus tareas y se comunican con sus colegas de forma asincrónica. Para ello, utilizan herramientas adaptadas como:
- mensajería instantánea,
- el correo electrónico,
- el correo,
- compartir documentos,
- software de gestión de proyectos,
- una suite ofimática colaborativa,
- mensajes de audio o vídeo grabados y vistos más tarde,
- la red social corporativa.
El hecho de que no todos los miembros de un equipo estén conectados al mismo tiempo no les impide hacer su trabajo y ser productivos en el día a día.
¿Cuáles son las diferencias con la colaboración sincrónica?
Como puede ver, la colaboración sincrónica es cuando las personas se comunican y trabajan juntas simultáneamente, como durante una reunión, durante un taller o un grupo de trabajo.
A diferencia de la colaboración asincrónica, el intercambio se lleva a cabo en vivo y los empleados responden al instante, por ejemplo, durante una conversación cara a cara, por vídeo o por teléfono. La comunicación sincrónica también es más espontánea. Este es el caso de las discusiones en la máquina de café o entre dos puertas.
La colaboración sincrónica es generalmente la forma predeterminada de trabajar en las empresas cuando todos los empleados trabajan in situ y/o tienen el mismo horario. Las herramientas para este tipo de colaboración son:
- reuniones físicas y videoconferencias,
- llamadas telefónicas,
- el gato.
Sin embargo, probablemente haya notado que se pueden usar varias herramientas para la colaboración sincrónica y asincrónica. Este es el caso de la mensajería instantánea y el correo electrónico, donde puedes elegir responder a un mensaje inmediatamente (comunicación sincrónica) o más tarde (comunicación asincrónica).
Los beneficios de la colaboración asincrónica
Descubra los beneficios de colaborar de forma asincrónica.
Mayor flexibilidad
Con un número creciente de empleados que trabajan de forma remota, puede resultar difícil organizar reuniones o videoconferencias en las que todos los miembros del equipo estén presentes al mismo tiempo. Al colaborar de forma asincrónica, todos pueden consultar el contenido o responder a un mensaje cuando estén disponibles. Esto ofrece una mayor flexibilidad a los empleados y les impone menos estrés.
Mejor gestión del tiempo
A diferencia de la colaboración sincrónica, en la que tienes que responder inmediatamente a los mensajes de tus colaboradores, la colaboración asincrónica te permite responder más adelante. Estás menos presionado y evitas las distracciones. De esta manera, puedes administrar mejor tu tiempo y concentrarte por completo en completar tus tareas, ya que puedes responder a las solicitudes de tu equipo cuando decidas hacerlo, por ejemplo, cada dos horas.
Intercambios de calidad
Colaborar más adelante te permite tomarte un tiempo para reflexionar. Como resultado, está en condiciones de formular mejor sus ideas y escribir mejores mensajes. En lugar de esforzarse por responder lo más rápido posible, puede investigar un poco o preparar su caso para brindar una respuesta precisa o una solución que satisfaga más a su interlocutor. Los intercambios y el trabajo realizado de forma asincrónica son generalmente de mejor calidad.
Más adecuado para equipos remotos
La colaboración asincrónica se implementa de forma natural en equipos dispersos geográficamente. De hecho, si algunos de sus empleados no trabajan en la misma zona horaria, realizarán sus tareas en un momento diferente. También puede transmitir información sin preocuparse por las diferencias horarias.
Las desventajas de la colaboración asincrónica
Como puede imaginar, la colaboración asincrónica también tiene algunas desventajas.
La falta de espontaneidad
Con la colaboración asincrónica, es imposible mantener una conversación en vivo, intercambiar y recuperar la idea de un colega. Las conversaciones retrasadas carecen de espontaneidad.
El lento ritmo de los intercambios
Colaborar y comunicarse de forma asincrónica significa que no obtendrá respuestas inmediatas a sus preguntas. A veces tienes que esperar varias horas, o incluso varios días, para que tu interlocutor te responda. Esto puede ralentizar significativamente la toma de decisiones, su trabajo y el progreso del proyecto.
Relaciones menos ricas
Las conversaciones asincrónicas no son tan ricas como los intercambios cara a cara. Pierdes este contacto humano, visual y auditivo con tu interlocutor. Por lo tanto, es más difícil conocer a una persona y construir una relación sólida y de confianza con los colegas. También perdemos la noción del lenguaje corporal, que a menudo dice mucho sobre lo que su interlocutor realmente piensa sobre su idea.
Para concluir
El método de trabajo adoptado en su organización depende de las circunstancias, necesidades y preferencias de sus empleados. La colaboración asincrónica se adaptará perfectamente a los equipos cuyos miembros trabajen de forma remota o en diferentes franjas horarias. Pero, por lo general, los equipos utilizan la colaboración sincrónica y asincrónica.
