Realización de beneficios: una guía introductoria para principiantes
¿Qué pasaría si la metodología de un proyecto cambiara por completo tu forma de pensar y pensar sobre la gestión de proyectos? ¿Qué pasaría si un proyecto dejara de considerarse un éxito cuando se entregó a tiempo y dentro del presupuesto, sino cuando finalmente se logró el beneficio deseado por el cliente?
Desafortunadamente, la mayoría de los equipos de proyecto consideran que un proyecto está completo tan pronto como el producto o servicio final se entrega al cliente. El problema es que, con demasiada frecuencia, el cliente nunca utiliza ni implementa el producto/servicio y, por lo tanto, el cliente nunca obtiene los beneficios. ¿Por qué? Porque el equipo a cargo del proyecto cerró el archivo al entregar el proyecto y ya ha iniciado un nuevo proyecto. Por lo tanto, no sigue adelante con el proceso y abandona al cliente antes de que éste alcance sus objetivos.
¿Estás cansado de esta situación? Descubra el método de obtención de beneficios.
Definición
Denominado Benefits Realization Management (BRM) en inglés, Benefit Management o Benefits Realization Management en francés, este método redefine lo que es un proyecto exitoso. Proporciona a las organizaciones una forma de medir cómo los proyectos agregan un valor real al negocio.
Para cada proyecto del que sean responsables, el director del proyecto y su equipo deben identificar, supervisar y mantener los beneficios. Porque, ¿de qué sirve un proyecto, excepto para aportar beneficios a la empresa, una ventaja competitiva o ayudar a alcanzar los objetivos estratégicos globales? Si, una vez completado, el producto o servicio entregado no se utiliza, todo el proyecto habrá sido una pérdida de tiempo y dinero.
El objetivo del enfoque de obtención de beneficios es alinear los proyectos con la estrategia general de la empresa para que generen un valor real para la empresa.
En este contexto, es importante distinguir entre:
- Un resultado : es el valor, el beneficio resultante de la finalización exitosa de un proyecto y lo que cambia la actividad de la empresa de manera relevante;
- Un dato de salida : es un objetivo específico que se obtiene una vez finalizado el proyecto, como un nuevo producto, un nuevo software o una nueva instalación.
La obtención de beneficios (o BRM) es posible mediante la combinación de los resultados y los datos de salida de un proyecto.
Origen del método de obtención de beneficios
El enfoque BRM se hizo popular en el Reino Unido en 1995, cuando Scottish Widows, la mutua aseguradora de vida escocesa, integró el método en su manual de gestión de proyectos y lo distribuyó por toda la empresa. Su desarrollo se amplificó luego cuando el gobierno británico introdujo el método de obtención de beneficios en su enfoque estandarizado de programación denominado Gestión de programas exitosos.
Por último, poco conocido fuera del Reino Unido, el método de obtención de beneficios fue objeto de una investigación llevada a cabo por el Project Management Institute (PMI) durante 2016 con el fin de ayudar a las organizaciones a obtener y gestionar eficazmente los beneficios de sus proyectos.
¿Cómo funciona?
Esta metodología proporciona un conjunto de preguntas y mejores prácticas para que las utilicen los gerentes de proyectos y sus equipos para ayudarlos a identificar, analizar, entregar y mantener los beneficios que están alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.
El objetivo es:
- identificar los beneficios para averiguar si el proyecto puede ofrecer los resultados esperados;
- Ejecute la gestión de beneficios a fin de minimizar los riesgos para los beneficios futuros y maximizar las posibilidades de obtener beneficios adicionales;
- perpetuar la obtención de beneficios para garantizar que, independientemente de los resultados, el proyecto siga creando valor.
Estos son los diferentes pasos para configurar la gestión de beneficios. Lo ideal es que se nombre a un «campeón de las ganancias». Su función consiste en poner a prueba y supervisar todo el proceso de obtención de beneficios.
1. Identifique los beneficios
Debe identificar qué beneficios busca la empresa. Se pueden utilizar varios métodos, como la consulta de proyectos anteriores, las sesiones de intercambio de ideas, las entrevistas con las distintas partes interesadas, los grupos focales, etc.
2. Clasificar los beneficios
Hay cuatro categorías de beneficios: financieros, no financieros, tangibles e intangibles. Estos son algunos ejemplos:
- beneficios financieros y tangibles: un aumento de la facturación y/o los beneficios, una reducción de los costos, el retorno de la inversión, la adquisición de nuevos clientes y/o nuevos mercados, etc.
- beneficios no financieros e intangibles: aumento de la satisfacción del cliente o la moral de los empleados, implementación de un enfoque centrado en el cliente, etc.
3. Analice los beneficios y planifique el cronograma de implementación
El análisis de beneficios es un proceso continuo que utilizaindicadores clave de rendimiento (o KPI).
El cronograma para la obtención de los beneficios lo guiará en la realización de los beneficios. Para prepararlo, involucre a las partes interesadas (como el cliente) porque son ellas las que se encargarán de mantener los beneficios más adelante.
4. Entregar los beneficios
Por lo general, se proporcionan de forma progresiva según el producto o servicio final. Realice un seguimiento de la obtención de beneficios, su progreso y su estado en relación con los objetivos empresariales estratégicos mediante una hoja de ruta.
5. Pasa la batuta
El director del proyecto prepara un cronograma de transición de beneficios con las partes interesadas que asumirán el control. Esta etapa es la conclusión del proyecto. Sin embargo, el director del proyecto debe permanecer disponible, si es necesario.
6. Mantener las ganancias
El objetivo de un proyecto es que sus beneficios duren años. El director del proyecto debe preparar un plan de mantenimiento de los beneficios que indique cómo garantizar que los beneficios perduren en el tiempo. Esto puede incluir un nuevo proyecto basado en actividades de mantenimiento de los beneficios.
Conclusión
El método de realización de beneficios es otra forma de ver y pensar en la gestión de proyectos, centrándose en los beneficios del proyecto. Permite crear un vínculo entre la estrategia de la empresa y la gestión del proyecto y, por lo tanto, garantizar que los proyectos aporten beneficios reales a la empresa, de acuerdo con sus objetivos estratégicos.
Para obtener más información sobre el método de obtención de beneficios, puede consultar los distintos recursos del PMI.
