5 puntos clave de un programa de lugar de trabajo digital

Desde la pandemia y el confinamiento, el lugar de trabajo digital se ha convertido en un elemento esencial para muchas empresas. Según un estudio realizado por WeLoop, el 95% de los encuestados afirma que los proyectos de lugares de trabajo digitales se han acelerado como resultado de la COVID-19.

El entorno de trabajo definitivo que combina ambas aplicaciones empresariales con las aplicaciones de soporte tradicionales (comunicación, gestión de licencias y ausencias, informes de gastos, etc.) y que facilita la movilidad del equipo, Lugar de trabajo digital es el último paso en la transformación digital de una organización. Sin embargo, implica un cambio profundo en la empresa y en los hábitos laborales de los empleados.

¿Quiere implementar un programa de lugar de trabajo digital en su organización? Estos son los 5 puntos clave para el éxito.

1. Colocar al usuario en el centro del lugar de trabajo digital

Para que sus empleados adopten el lugar de trabajo digital, es esencial que se diseñe con ellos para satisfacer plenamente sus necesidades.

Hoy en día, cada espacio de trabajo digital debe incluir funcionalidades esenciales en una sola plataforma para promover la comunicación y la colaboración, como compartir documentos, mensajería instantánea, videoconferencia, una agenda compartida, una herramienta de gestión de proyectos, etc.

Pero eso no es todo. También debe consultar a sus empleados para ofrecerles una solución relevante que tenga en cuenta las necesidades y limitaciones concretas de su trabajo. Se trata de diseñar un entorno a medida que puedan configurar de acuerdo con sus necesidades empresariales, eligiendo solo las aplicaciones que les resulten útiles.

2. Apoyando el cambio

Si sus empleados no están acostumbrados a los espacios de trabajo digitales, es posible que su proyecto de lugar de trabajo digital no les guste o incluso los asuste. Es bien sabido que se teme al cambio porque da miedo. Además del aspecto técnico y financiero, debes tener en cuenta la dimensión humana en tu proyecto de espacio de trabajo digital, porque los empleados preocupados e insatisfechos tienen el poder de oponerse a tu proyecto y rechazarlo por completo.

Para evitar una situación de fracaso, es fundamental configurar un gestión de cambios. El objetivo es apoyar a sus empleados y convencerlos de las ventajas de utilizar un lugar de trabajo digital a diario. Planifique la formación sobre el uso de este espacio de trabajo y las distintas aplicaciones, así como sobre las mejores prácticas a adoptar, y establezca un servicio de asistencia y soporte en relación con el DSI (departamento de sistemas de información). De esta forma, sus empleados sabrán a quién acudir en caso de preguntas, dudas o problemas, lo que los tranquilizará, los animará a empezar y los ayudará a participar en el proyecto.

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3. Ten una estrategia

Para implementar con éxito un lugar de trabajo digital en su empresa, es importante pensar en una estrategia. De hecho, no podrá conseguir que se acepte un proyecto de este tipo sin haber establecido un plan de antemano, porque un espacio de trabajo digital implica cambios importantes y un funcionamiento diferente al que estaban acostumbrados usted y sus colaboradores.

Para ser eficaz, su estrategia debe tener en cuenta y combinar estas cuatro dimensiones: empleados, tecnología, gobierno y objetivos empresariales. El objetivo es aumentar la productividad, la satisfacción, la retención y la comunicación de los empleados.

Siga estos pasos para definir una estrategia de espacio de trabajo digital eficaz:

• Observa y analiza la situación actual : identifique las herramientas que ya utilizan sus empleados y hágase preguntas sobre sus necesidades.
• Defina su visión : ¿Cómo es tu lugar de trabajo digital ideal? ¿Por qué quieres cambiar el entorno de trabajo actual? ¿Es para aumentar la productividad y el compromiso de sus empleados? Sean cuales sean las respuestas, su visión debe alinearse con los objetivos estratégicos de la empresa.
• Establecer un plan : Defina cómo va a implementar su programa de lugar de trabajo digital y comunique su plan a todos los empleados.
• Diseña tu caja de herramientas : debe contener todo el software y aplicaciones que necesitan sus empleados para llevar a cabo sus tareas de manera eficaz.
• Establecimiento de las mejores prácticas : capacite a sus empleados en el uso adecuado del lugar de trabajo digital para garantizar su productividad y hacerles conscientes de los riesgos de seguridad.

4. Involucrar al departamento de TI, los recursos humanos y las empresas

Como hemos visto, un lugar de trabajo digital es un cambio importante que afecta a la empresa en su conjunto. En otras palabras, todos los servicios se ven afectados. Para aumentar sus posibilidades de éxito, es importante que los equipos del departamento de TI colaboren con los equipos de recursos humanos y con los gerentes de las distintas profesiones (marketing, ventas, finanzas, etc.).

De hecho, mientras que el departamento de TI se ocupa del aspecto técnico, los recursos humanos dominan la gama de trabajos, habilidades y conocimientos de todos los empleados. Podrán asesorar a la hora de elegir el tipo de aplicaciones empresariales, así como en cuanto a las funcionalidades de soporte, como los informes de gastos, las solicitudes de vacaciones, etc. Por último, también podrán apoyar el despliegue del lugar de trabajo digital para los empleados.

Por último, no olvide consultar a los gerentes de cada línea de negocio para averiguar qué herramientas y software necesitan e integrar los que ya utilizan.

5. Céntrese en la seguridad

Hoy en día, la ciberseguridad es un gran desafío para las empresas. Según el estudio «Cuando el mundo se quedó en casa» de la empresa Tanium, el 90% de los directivos informaron de una Incremento de los ciberataques desde el inicio de la pandemia. Como resultado, el 70% de los CIO ahora hacen de la ciberseguridad una prioridad.

Accesible desde cualquier lugar y en todo momento, el lugar de trabajo digital puede exponer a la empresa a riesgos, de ahí la necesidad de protegerlo. Para ello, existen varias soluciones, como el uso de una red privada virtual (VPN), la elección de un proveedor de alojamiento francés o europeo para sus datos, la autenticación única, el cifrado de datos, etc.

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Para concluir

El lugar de trabajo digital es un lugar de trabajo digital todo en uno que promueve la productividad de los empleados sin importar dónde se encuentren. Para implementarlo con éxito, no pase por alto estos cinco puntos clave.