5 principios del método GTD para una mejor organización.

Durante una jornada laboral, a veces es difícil hacer malabares con las responsabilidades y las diversas tareas que hay que llevar a cabo. Para organizar su agenda y establecer prioridades, se recomienda utilizar un método de organización eficiente. Aquí es donde entra en juego el método GTD o «Getting Things Done». Ha conseguido conquistar los corazones de muchas organizaciones, porque permiteser más eficaz en el trabajo, sin estresarse ! Descubramos los secretos de este reconocido método que puede acompañarte en el día a día.

¿Qué es el método GTD (Getting Things Done)?

Fue en 2001 cuando el consultor de gestión David Allen presenta un método de productividad en un libro titulado «Getting Things Done, el arte de la productividad sin estrés GTD».

Este método de planificación es compuesto por 5 etapas diferenciadas Y resulta que fácil y rápido de configurar. Por esta razón, muchos empleados de empresas de diversos sectores de actividad han adoptado este método para aumentar la productividad.

¿Qué herramienta debo usar para implementar el método GTD?

Uno de los puntos fuertes del método GTD es que no requiere herramientas productivas ni software específico que se implementará. El propio David Allen explica en su libro que lo más importante es entender completamente los principios de su método. Por lo tanto, un diario y un simple cuaderno son suficientes para gestionar y organizar tu día de forma óptima.

Este punto es fundamental, ya que significa que el método se puede implementar a gran escala en toda la empresa. sin afectar las finanzas de la empresa. Por el contrario, presentar el método GTD a los empleados es una forma ideal de aumentar la productividad del equipo.

Los pasos esenciales para optimizar su organización

Para trabajar de forma eficaz gracias al método GTD, debe seguir 5 pasos clave. Le permitirán planificar mejor las tareas a realizar y tomar decisiones más informadas.

Paso 1: Escriba

Uno de los principales problemas de nuestro tiempo es el flujo constante y considerable de información. Es posible que ya no puedas organizarte, porque tienes que leer correos electrónicos, encontrar ideas para un proyecto o incluso... ¡hacer tus compras simultáneamente! Por lo tanto, las solicitudes son muy numerosas.

Por este motivo, el primer paso es introducir o capturar esta información. Es necesario recopilar cualquier tarea, idea o inquietud que surja. Por lo tanto, anote esta información en un cuaderno para relájese con esta información y reduzca la fatiga cognitiva.

Cualquier medio puede ser adecuado siempre que permanezca accesible en todo momento. Además, debes acostumbrarte a escribirlo todo. Tan pronto como surja una idea, captala inmediatamente. Esto puede parecer trivial, pero es el primer paso para organizar mejor tu trabajo y mejorar tu productividad.

Paso 2: Aclarar

Después de anotar tantos datos, algunos esenciales, otros triviales, Puede pensar que está sobrecargado. No estás del todo equivocado. Por este motivo, el segundo paso es la clarificación.

Una vez recopilada la información, es necesario aclararla. En otras palabras, para realizar sus tareas., los datos sin procesar deben transformarse en elementos procesables. Es la única forma de aumentar la productividad.

Para ello, Pregúntese qué significa cada dato y cuál es la siguiente acción a tener en cuenta.. Si ninguna acción corresponde a la información, pregúntese cómo eliminar, mantener o dejar este elemento en espera. Si es necesario, puedes dividir los elementos en subelementos. Lo importante es evitar posponer las tareas para mañana haciéndolas más fáciles de usar.

Paso 3: Organízate

Para maximizar la eficiencia del trabajo, es importante organizar las tareas. Priorice ciertas tareas, identifique las tareas complejas o que consumen mucho tiempo, colóquelas en una agenda son pasos inevitables para optimizar su organización.

Definirás los contextos, las prioridades y los plazos que deben respetarse. Al hacerlo, será más eficiente, porque estará menos sujeto al estrés o las distracciones. Sabrás dónde y cuándo se debe realizar cada acción.

Varias estrategias pueden serle de gran ayuda para ahorrar tiempo y aumentar la productividad. Comience por crear, no una sola lista de tareas pendientes, sino un conjunto de listas específicas creadas en torno a diferentes contextos. Un contexto puede ser la oficina, el hogar o las llamadas a realizar. Tan pronto como conozca un contexto específico, tendrá una idea clara de las acciones a tomar.

Entonces, no lo incorpores a tu agenda Solo las tareas que tienen una fecha y hora específicas. Al hacerlo, puedes visualizar rápidamente las tareas del día que no pueden esperar. No se deben incluir otras tareas, aquellas que se pueden completar en cualquier momento.

Con respecto a la gestión de proyectos, crear un archivo físico o digital para todos. Dentro de esta carpeta, almacena toda la información, las tareas y las subtareas asociadas.

Paso 4: Revisar

Planificar su tiempo y administrar su tiempo de trabajo utilizando un método acreditado es un buen enfoque. Sin embargo, no debes caer en la trampa de la inmovilidad. En otras palabras, incluso si el sistema es efectivo, es necesario llevar a cabo una revisión periódica. Al dar un paso atrás, puedes ajústese y planifique de acuerdo con sus prioridades y los nuevos elementos que tenga en su poder.

Asegúrese siempre de que el sistema de su organización esté bien alineado con sus objetivos y valores actuales. Es una buena manera de gestiona tu tiempo de trabajo de forma racional manteniendo una cierta agilidad.

Para realizar una revisión óptima, tómese un tiempo cada semana para consultar sus listas, supervisar el progreso de los proyectos y planificar para la próxima semana. A continuación, se deben ajustar o eliminar todos los elementos irrelevantes.. Recuerde también priorizar las tareas para controlar la carga de trabajo y completar sus tareas con tranquilidad.

Paso 5: Actúa

Puedes usar las mejores herramientas o métodos de trabajo, si no actúas, no podrás alcanzar tus objetivos. Por lo tanto, el último paso es, por supuesto, el de Transición a la acción. Todo está listo: ha recopilado la información, la ha aclarado y, a continuación, ha planificado. Ahora debes lleve a cabo tareas y proyectos de acuerdo con sus prioridades y el contexto.

Consulta tus listas para determinar qué medidas tomar. Dependiendo de tu nivel de energía, elija tareas simples y rápidas o tareas más complejas. No olvides hacerlo tener en cuenta el contexto como la ubicación o el nivel de emergencia.

Aprovecha la oportunidad para poner en práctica una famosa regla del método GTD. Establece que si una acción se puede completar en menos de dos minutos, ¡debes hacerlo de inmediato!

Combina organización y serenidad

Capture, aclare, organice, revise y tome medidas. El método GTD es una forma excelente de ser más eficiente en el trabajo, pero también de ganar tranquilidad. Al adoptar este método, también puedes obtener alguna forma de claridad mental que no se niega a hacer frente a la acumulación de información y a las distracciones del mundo moderno.

Irá directo al grano y avanzará con confianza. Para mejorar aún más la relevancia de este método, puede ayudarte con una plataforma de trabajo colaborativo. Este último es perfecto para enumerar, almacenar, organizar y compartir información a nivel organizacional. Una buena manera delleve esta serenidad a los demás miembros de su equipo.