5 consejos para gestionar mejor los proyectos creativos con tus clientes

La construcción de un sitio web de escaparate, el desarrollo de una identidad visual, el lanzamiento de una campaña publicitaria, la organización de eventos o incluso la gestión de las relaciones con la prensa son proyectos específicos de las agencias creativas. Si bien los principios de la gestión de proyectos siguen siendo los mismos para todos los sectores de actividad, este tipo de proyectos no se abordan de la misma manera que la construcción de una casa o la producción de automóviles.

Para algunos clientes, el marketing y la comunicación son sectores completamente abstractos. Para colaborar de forma eficaz y en las mejores condiciones, debes explicárselo a tus clientes Cómo funciona tu agencia creativa y cómo gestionas los proyectos.

Consejos para gestionar mejor los proyectos creativos con tus clientes

• Informar al cliente sobre el proceso creativo
• Defina el proyecto creativo desde el principio
• Fomentar la comunicación
• Imponer límites
• Usa las herramientas adecuadas

Descubre 5 consejos que te ayudarán a gestionar mejor tus proyectos creativos con tus clientes.

1. Informar al cliente sobre el proceso creativo

Una agencia creativa no funciona de la misma manera que una planta de producción. Sus clientes deben entender esto para evitar que el proyecto fracase rechazando constantemente sus propuestas, teniendo expectativas poco realistas y solicitando demasiados cambios.

Tómate el tiempo para explicar a cada nuevo cliente cómo funciona tu agencia, el proceso creativo y cuánto tiempo lleva crear cada entregable.

Por ejemplo, crear un sitio web es mucho más complejo de lo que piensas porque, además de la estructura, las secciones y las páginas, debes crear contenido SEO, garantizar una buena tasa de conversión y crear páginas de redes sociales que se asocien a él.

Al ser transparente sobre su forma de trabajar, está construyendo las bases de una relación sana. El cliente entiende cómo trabajas, sabe el tiempo real que se necesita para crear un sitio web, por ejemplo, y aprecia más el valor de tu trabajo. También le ayuda a justificar sus estimaciones de presupuesto y tiempo.

2. Defina el proyecto creativo desde el principio

En la gestión de proyectos, independientemente del campo de actividad, es fundamental definir el proyecto antes de empezar. En la industria de la comunicación y el marketing, algunos clientes no saben realmente lo que quieren. Solo tienen una idea vaga, pero las líneas generales de su proyecto no están claramente definidas. Es probable que esta situación cause varios problemas:

• El alcance y los objetivos del proyecto cambiarán constantemente de acuerdo con los deseos y estados de ánimo del cliente;
• El cliente se va a sentir frustrado;
• El proyecto se retrasará;
• Puede perder dinero.

Para que un proyecto tenga éxito, usted y su cliente deben tener una visión clara y precisa del mismo. Hable con el cliente con antelación, asesórelo y ayúdelo a definir con precisión los contornos de su proyecto determinando:

• sus objetivos y expectativas,
• los desafíos del proyecto,
• el público,
• la carta gráfica (logotipo, colores, fuente, etc.) y/o el diseño,
• el tipo de contenido (información sobre productos/servicios, fotos, textos y palabras clave, etc.),
• presupuesto y plazos.

Antes de embarcarte en un proyecto creativo, debes entender la visión del cliente, saber exactamente lo que quiere y lo que necesitan los usuarios finales.

3. Fomentar la comunicación

No se puede decir lo suficiente: en la gestión de proyectos, la comunicación es un elemento clave para el éxito del proyecto.

En primer lugar, la comunicación con el cliente es fundamental durante todo el proyecto. Imagínese la decepción y la frustración del cliente si, al final del proyecto, el resultado no cumplía con sus requisitos o si sus necesidades cambiaran a lo largo del camino. Su trabajo solo ha sido una pérdida de tiempo y dinero, y es posible que su equipo pierda toda su motivación.

Para evitar este escenario de desastre, es imperativo que el cliente valide cada etapa del proyecto para garantizar que se corresponde con sus expectativas y satisface sus necesidades.

En segundo lugar, la comunicación entre los miembros del equipo también es esencial. Al compartir información, nuevas ideas, avances o dificultades encontradas, los colaboradores deben poder intercambiar fácilmente en cualquier momento para fomentar la colaboración, coordinar la implementación del proyecto y garantizar su éxito.

4. Imponer límites

Para gestionar tus proyectos creativos de forma eficaz, debes establecer límites tanto para tus clientes como para el equipo creativo.

Como se mencionó anteriormente, el proyecto de su cliente debe estar claramente definido para evitar desbordamientos y la adición de funcionalidades que son tan costosas como auxiliares. Escuche atentamente el problema del cliente y ofrézcale una solución adaptada a sus necesidades y a su presupuesto.

Posteriormente, si el cliente quiere hacer cambios o añadir funcionalidades, explíquele que todo es posible, pero que sus solicitudes necesariamente tendrán un impacto en el presupuesto y los plazos.

Otro punto importante: debes dirigir la creatividad de tu equipo y establecer límites para evitar excesos. ¡Uno! Intercambio de ideas puede salir rápidamente en cualquier dirección. Por lo tanto, es necesario imponer un marco y restricciones a las mentes creativas para ayudarlas a ser más productivas.

Puede parecer contradictorio, pero establecer límites es una buena forma de desarrollar la creatividad, las habilidades de resolución de problemas y, lo que es más importante, tu equipo explorará todas las posibilidades que existen dentro de los límites impuestos.

5. Utilice las herramientas adecuadas

Una de las mejores maneras de gestionar eficazmente tus proyectos creativos con tus clientes es utilizar las herramientas adecuadas. ¿Una software de gestión de proyectos dedicado a agencias ofrece numerosas funcionalidades que facilitan la comunicación y la colaboración con el cliente.

Centralización y uso compartido de documentos de trabajo, mensajería instantánea, videollamadas, un calendario, una herramienta para gestión de tareas, una herramienta para monitorear el progreso del proyecto, etc., todas estas funcionalidades son esenciales para la buena gestión de sus proyectos y ayudarlo a llevarlos al éxito.

¡Depende de ti jugar!