PMBOK: Guía de definición e introducción para principiantes
¿Sabías que hay un documento de referencia que contiene todos los fundamentos de la gestión de proyectos? Es el PMBOK (Cuerpo de conocimiento sobre gestión de proyectos), denominado Project Management Body of Knowledge en francés. Es la publicación principal del Project Management Institute (PMI).
De hecho, esta guía se utiliza para definir el contenido de los cursos de gestión de proyectos y para desarrollar los exámenes de certificación. Es una herramienta esencial para ayudarlo a administrar sus proyectos de manera efectiva y exitosa.
Definición
El PMBOK es la guía del conjunto de conocimientos en gestión de proyectos. Redactada por una comunidad de expertos en gestión de proyectos, se trata de una guía exhaustiva, universal y bastante sustancial (casi 600 páginas de todas formas) cuyo objetivo es recopilar todo el conocimiento, la información y las mejores prácticas esenciales para gestionar todo tipo de proyectos en las mejores condiciones.
Esta guía se aplica a proyectos de todos los sectores, como TI, industria, construcción, etc. Sin embargo, no se aplica tal cual, sino que debe adaptarse a la realidad y a las limitaciones de su entorno.
El PMBOK detalla todas las etapas de la vida de un proyecto, desde su lanzamiento hasta su cierre, incluida la planificación, la ejecución de tareas, la gestión de recursos, la comunicación, la gestión del presupuesto y la gestión de riesgos. Apoya a los equipos de proyecto e indica el método a seguir para gestionar un proyecto con éxito.
Origen del PMBOK
En 1983, el PMI publicó un primer informe con el objetivo de documentar y estandarizar las prácticas de gestión de proyectos. Una segunda versión de este informe titulada Cuerpo de conocimiento sobre gestión de proyectos se publicó en 1987.
La primera versión del PMBOK se publicó en 1996 con el título Guía del conjunto de conocimientos sobre la gestión de proyectos (Guía PMBOK). Desde entonces, el libro se ha publicado varias veces, incluidas las 6E y la última edición se publicó a finales de 2017.
En 1999, el PMBOK fue reconocido por el ANSI (American National Standards Institute) como el libro de referencia para la gestión de proyectos.
¿Cómo funciona?
El PMBOK describe los cinco grupos de procesos por los que debe pasar cada proyecto:
- puesta en marcha;
- planificación;
- cumplimiento;
- seguimiento;
- la valla.
1. El comienzo
En esta primera fase, definimos los objetivos del proyecto y qué necesidades satisfará. Luego tenemos una idea general del proyecto, su progreso, las personas involucradas (equipo del proyecto, partes interesadas, proveedores, etc.), los plazos y el presupuesto necesarios para su realización. Es entonces cuando se lanza oficialmente el proyecto y se nombra a un director del proyecto.
Este proceso es esencial para el lanzamiento exitoso de un proyecto.
2. Programación
Es durante esta etapa cuando se definen con precisión las distintas fases del proyecto, así como la estrategia a seguir en un plan de proyecto que incluye toda la información necesaria para la finalización exitosa del proyecto, es decir:
- los objetivos del proyecto,
- el perímetro,
- los requisitos,
- las limitaciones,
- los plazos,
- el presupuesto,
- las tareas que deben completarse,
- el papel y las responsabilidades de cada persona,
- gestión de riesgos,
- comunicación.
3. La ejecución
Nos ponemos manos a la obra y empezamos a llevar a cabo el proyecto de acuerdo con el plan definido durante el proceso de planificación. Esta fase de ejecución implica gestionar el equipo del proyecto, garantizar que las tareas se completen a tiempo y mantenerse dentro del presupuesto aprobado.
El director del proyecto debe coordinar el trabajo de los diversos actores del proyecto y los recursos de acuerdo con el cronograma planificado para garantizar que cada etapa del proyecto entregue los resultados anunciados durante la fase de inicio.
4. El seguimiento
Ahora que el proyecto está en marcha, el director del proyecto debe supervisar cuidadosamente su progreso para asegurarse de que avanza de acuerdo con las expectativas. Para ello, se basa en los indicadores clave de rendimiento o KPI.
¿Cuál es el estado del cronograma? ¿Qué se ha conseguido ya? ¿Qué queda por hacer? ¿Los plazos son siempre realistas? ¿Tenemos que volver a evaluar el presupuesto?
También es necesario gestionar los riesgos, responder a las solicitudes de cambio y hacer frente a lo inesperado. Si el proyecto se desvía de lo planeado, el gerente del proyecto debe tomar rápidamente medidas correctivas para evitar sobrecostos presupuestarios o de tiempo.
A diferencia de los otros procesos que se suceden, este se lleva a cabo durante toda la duración del proyecto, desde su lanzamiento hasta su cierre.
5. La valla
Eso es todo, el proyecto por fin ha terminado. Para saber si es un éxito, hay que tener en cuenta varios elementos:
- ¿Está satisfecho el cliente?
- ¿Se respetó el presupuesto?
- ¿Se completó el proyecto a tiempo?
El cierre de un proyecto es una fase esencial, que con demasiada frecuencia se pasa por alto. Es una oportunidad para recordar tus errores y tus éxitos. ¿Qué procesos funcionaron bien? ¿Qué se podría mejorar o eliminar por completo? Esta evaluación le permite pensar en cómo mejorar para ser aún más eficiente en sus próximos proyectos.
Recuerda terminar cualquier contrato con terceros y, sobre todo, celebrar el final de este proyecto como debe ser. Elogie a sus empleados, recompénselos y organice una fiesta para agradecerles el trabajo que han realizado. Reconocer y valorar el arduo trabajo y la inversión de tu equipo es una excelente manera de motivarlos para futuros proyectos.
En total, estos cinco grupos de procesos incluyen 49 procesos que se dividen en diez áreas de especialización:
- Gestión de la integración
- Administración de contenido
- Gestión de los plazos
- Administración de costos
- Gestión de la calidad
- Gestión de recursos humanos
- Gestión de las comunicaciones
- Gestión de riesgos
- Gestión de suministros
- Gestión de las partes interesadas
Conclusión
Ya sea que estés construyendo un nuevo edificio o creando la última aplicación de tendencias, es esencial seguir un marco y un método para gestionar tus proyectos con éxito. Eso es lo que te ofrece el PMBOK, la biblia de la gestión de proyectos.
Por último, ten en cuenta que esta guía no debe aplicarse tal cual, sino que debes inspirarte en ella y adaptarla a tu proyecto.
