PCA: ¿Qué es un plan de continuidad empresarial?

Toda empresa debe estar preparada para hacer frente a una crisis, independientemente de su naturaleza: económica, social, financiera, sanitaria, desastres naturales, guerra, ciberataque, fallo informático, etc. Porque un desastre mal gestionado puede tener consecuencias desastrosas para la empresa tanto desde el punto de vista económico como de reputación. Algunas empresas incluso acaban en quiebra porque no saben cómo anticiparse a la situación y planificar una respuesta adecuada.

En este período de crisis sanitaria internacional debido a la pandemia de coronavirus (COVID-19), las empresas se enfrentan a una situación difícil y sin precedentes. Para sobrevivir, es esencial que planifiquen e implementen soluciones de emergencia para garantizar la continuidad de sus negocios.

¿Alguna vez ha oído hablar de un plan de continuidad empresarial (o BCP)? Es un documento estratégico que describe cómo responder en caso de una crisis importante y que podría salvar su empresa.

¿Qué es la PCA?

El plan de continuidad del negocio forma parte de un enfoque de gestión de riesgos. Su objetivo es ayudar a la empresa a identificar y gestionar los peligros e incertidumbres causados por eventos adversos e inesperados que interfieren gravemente con su funcionamiento habitual.

Según Wikipedia, la PCA es un documento estratégico que permite a cualquier tipo de organización (empresas, comunidades, comunidades, instituciones, escuelas, etc.) seguir funcionando, incluso en caso de un desastre o crisis importante, incluso si eso significa pasar a un modo degradado, es decir, tratar de prestar el servicio considerado esencial, a pesar de la falta de recursos en personal, energía, transporte, etc. El objetivo de la PCA es establecer una estrategia que contribuye a minimizar los impactos de la crisis en la actividad de la organización.

La norma ISO 22301:2019 que se refiere a los sistemas de gestión de la continuidad de las operaciones también proporciona definiciones importantes:

• gestión de la continuidad del negocio es «un proceso de gestión holístico que identifica las amenazas potenciales para una organización, así como los impactos que estas amenazas, si se materializan, pueden tener en las operaciones relacionadas con la actividad de la organización, y que proporciona un marco para desarrollar la resiliencia de la organización, con una capacidad de respuesta efectiva que mantenga los intereses de sus principales partes interesadas, su reputación, su marca y sus actividades generadoras de valor».
• continuidad del negocio es «la capacidad de una organización para continuar entregando productos y prestando servicios dentro de plazos aceptables y con una capacidad predefinida durante una interrupción».
• La PCA se define como un conjunto de «información documentada que guía a una organización para responder a una interrupción y reanudar, restaurar y restaurar la entrega de productos y servicios de forma coherente con sus objetivos de continuidad empresarial».

En resumen, el plan de continuidad del negocio le permite:

• identificar los riesgos, amenazas y vulnerabilidades empresariales,
• poner en marcha una respuesta operativa adaptada a la situación,
• mantener las actividades esenciales, posiblemente en modo degradado,
• prepárese para el final de la crisis y vuelva rápidamente a una situación normal.

¿Por qué configurar una PCA?

Es difícil estar bien preparado y saber cómo hacer frente a una situación crítica. Por eso se creó el plan de continuidad del negocio. Contribuye a fortalecer la resiliencia y la sostenibilidad de una empresa en caso de una crisis grave.

En particular, permite:

• minimizar las pérdidas y reducir (si es posible) la duración de la crisis,
• mantener sus compromisos con sus clientes y socios,
• mantener su posición y visibilidad en el mercado.

Al mismo tiempo que preparas tu plan de comunicación para hacer llegar el mensaje correcto a los destinatarios correctos, necesitas implementar una gestión de riesgos para saber cómo reaccionar si algo sale mal. De este modo, podrá identificar y evaluar todos los peligros, amenazas e incertidumbres potenciales, su aparición y sus impactos en el funcionamiento de su empresa.

Cuando ocurre un evento tan impactante e inesperado como el que estamos viviendo actualmente, es difícil reaccionar de manera reflexiva, evitando dejarse guiar por el miedo, el pánico o la ira. De ahí la importancia y la necesidad de contar con un PCA que permita analizar todos los riesgos potenciales y sus consecuencias para poder hacer frente a diferentes escenarios sin dejar de ser reactivo, eficaz y, sobre todo, objetivo.

¿Qué contiene el PCA?

El plan de continuidad del negocio debe presentar la estrategia adoptada, así como los procedimientos a seguir para hacer frente a la situación de crisis a la que se enfrenta la empresa. Es el documento de referencia para responder mejor a las perturbaciones encontradas y reanudar un nivel de operación predefinido.

Para ello, contiene:

• una descripción del contexto,
• los objetivos y obligaciones de la empresa, así como las actividades esenciales;
• los riesgos identificados, la gravedad de su impacto y su verosimilitud;
• la estrategia a adoptar para la continuidad del negocio;
• las funciones de cada persona, los procedimientos a seguir y los recursos necesarios,
• el sistema de gestión de crisis,
• indicadores para medir y evaluar la implementación exitosa del PCA.

Tenga en cuenta que la PCA es escalable porque debe adaptarse a las cambiantes prioridades empresariales en este período de crisis.

Conclusión

Para salir de una crisis con el mínimo daño, una empresa debe estar preparada y prediga mejor la continuidad de su negocio.

Gracias al plan de continuidad empresarial, puede gestionar mejor cualquier tipo de crisis al proporcionar una respuesta eficaz para una reanudación rápida y normal de sus actividades. Esta actitud evitará que se declare en quiebra, mejorará su imagen de marca y reforzará su credibilidad ante sus empleados, clientes y socios.

Para obtener más información sobre la PCA, puede consultar la Guía para crear un plan de continuidad empresarial llevado a cabo por la Secretaría General de Defensa y Seguridad Nacional (SGDSN).