Cuatro barreras a la productividad y cómo sortearlas.
Qué satisfacción cuando hiciste todo lo que querías hacer al final de tu jornada laboral. Sin embargo, con demasiada frecuencia sentimos que nuestros días pasan volando a toda velocidad sin tener tiempo de hacer todo lo que teníamos planeado.
La productividad, esta relación entre la producción realizada y los medios utilizados para lograrla, es la clave para el éxito de sus proyectos, para alcanzar sus objetivos a tiempo y para medir la eficiencia y la rentabilidad de una empresa.
Diariamente, es imposible ser 100% productivo todo el tiempo porque nuestro cerebro está cansado y necesita tomar descansos. Sin embargo, existen otras barreras a la productividad. Descubra los 4 obstáculos a la productividad del equipo y las soluciones para superarlos.
1. Falta de organización
Una buena organización es esencial para ser productivo en el trabajo. Estamos hablando de la organización de su jornada laboral, así como de la organización de sus archivos. De hecho, si no sabe en qué tarea necesita trabajar o si pierde el tiempo buscando un correo electrónico en su correo electrónico o un documento en el servidor, pierde eficiencia y productividad.
La solución
El día anterior, haz una lista de las tareas que debes realizar para el día siguiente. Sea realista, establezca metas de acuerdo con sus capacidades y teniendo en cuenta las posibles emergencias a tratar. Por ejemplo, programa entre dos y cuatro tareas por día en función de su tamaño. Y asegúrate de cumplirlo.
Recuerda priorizar tus tareas para poder hacer primero las cosas más urgentes e importantes. Para distinguir entre las tareas urgentes y las tareas importantes, usa el Matriz de Eisenhower.
Para la organización de sus documentos de trabajo, existen plataformas en línea en las que puede centralizar todos sus archivos y compártelos con su equipo, sus clientes y sus socios. Con una solución de gestión de proyectos como Wimi, sus archivos se adjuntan directamente a los proyectos en cuestión, lo que le permite encontrarlos con mucha facilidad.
2. Demasiadas reuniones inútiles
Según un encuesta realizada por OpinionWay en 2017, los empleados entrevistados dedican una media de 4,5 horas a la semana a reuniones, o 3,4 semanas al año, y hasta 6,2 semanas en el caso de los directivos. Lo peor es que solo el 52% de estas reuniones son productivas. Por lo tanto, las demás consumen mucho tiempo, son ineficaces y le impiden progresar en su trabajo.
La solución
Evite aceptar todas las invitaciones a reuniones. Asista únicamente a las reuniones en las que su presencia sea esencial. Asegúrese de que tengan una agenda y de que estén debidamente preparadas y organizadas (con una hora de inicio y una hora de finalización).
En su agenda, bloquee los espacios de trabajo en los que no pueda ser molestado ni invitado a una reunión.
Por último, siga estas 5 ideas para animar sus reuniones de manera diferente y hacerlas más productivas.
3. Distracciones de todo tipo
Hoy en día, hay una multitud de elementos disruptivos que impiden que seas productivo en el trabajo. Esta es una lista no exhaustiva de las distracciones que obstaculizan tu productividad durante el día:
- colegas que vienen a hacerte una pregunta o simplemente a charlar;
- el teléfono que suena todo el tiempo;
- enviar y recibir correos electrónicos;
- enviar y recibir mensajes a través de su teléfono personal;
- navegue por Internet o las redes sociales (Facebook, Twitter, Instagram, etc.).
Tan pronto como una notificación te informa sobre un mensaje nuevo, tiendes a dejar de hacer lo que estás haciendo para leer y responder al mensaje, incluso si no es urgente. Por eso, con frecuencia te detienes en mitad de una tarea y, una vez interrumpida, te resulta más difícil volver al trabajo.
La solución
Para ser productivo, comience por eliminar tantas distracciones como sea posible. Desactiva todas las notificaciones y alertas de tu bandeja de entrada, calendario, etc. Pon tu teléfono personal en silencio y ponlo en un cajón, y coloca el teléfono del trabajo en el contestador automático. Cierra la puerta de la oficina cuando necesites concentrarte para que tus compañeros sepan que no quieres que te molesten.
En cuanto al acceso a Internet y las redes sociales, existen aplicaciones como Manténgase enfocado (extensión para Google Chrome) y Bloque de sanguijuela (para FireFox), que le permiten bloquear o limitar el acceso a ciertos sitios web para que pueda centrarse en su trabajo en lugar de navegar por Internet.
Por último, tómese varios descansos breves durante el día para revisar y responder a sus correos electrónicos profesionales y mensajes personales.
4. Mala colaboración
El éxito de un proyecto rara vez es el resultado de una persona, sino del trabajo colectivo de un equipo. Por lo tanto, la colaboración es esencial para el éxito de sus proyectos. Sin embargo, una buena colaboración requiere que las tareas se distribuyan equitativamente entre todos los empleados. Si el director del proyecto por sí solo hace la mayor parte del trabajo, ¿qué hacen los demás miembros del equipo? ¿Y cómo puede el director del proyecto ser eficiente y productivo cuando tiene exceso de trabajo?
La solución
La buena colaboración implica compartir responsabilidades y tareas. Al unir fuerzas, es más probable que termine el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.
Al combinar las habilidades y los talentos de cada colaborador, el equipo se vuelve más eficiente y productivo. La colaboración promueve el intercambio y la adquisición de conocimientos, pero también la toma de iniciativas, la creatividad y la innovación.
Usa un software de gestión de proyectos como Wimi para promover la colaboración, gestionar la distribución de tareas entre tus colaboradores, comunicarse más fácilmente y visualizar la evolución del proyecto de un vistazo. Es una herramienta esencial para mejorar la productividad de su equipo en el día a día.
