Método Zen to Done (ZTD): triunfa en tus proyectos sin estrés

En el trabajo, tienes la sensación de que no te estás desempeñando lo suficientemente bien. Ya has probado muchos métodos para mejorar la productividad, pero ninguno de ellos te ha funcionado a largo plazo. La configuración suele ser demasiado complicada o restrictiva, y siempre terminas por darte por vencido.

Es cierto que cambiar tus hábitos no es fácil. Hoy en día, está buscando un método simple que lo ayude a tener éxito en sus proyectos adoptando gradualmente un comportamiento más productivo y cambiando sus hábitos diarios.

Obtenga información sobre el método Zen to Done (ZTD).

¿Qué es el método Zen to Done?

Leo Babauta, autor del blog Hábitos zen, creó el método ZTD basado en el método Getting Things Done (GTD) de David Allen. De hecho, este método le pareció muy interesante, pero su aplicación era engorrosa y compleja. Así que decidió crear una versión simplificada que eliminara algunos problemas con el GTD: así nació el sistema Zen to Done.

Según Leo Babauta, «Zen to Done es un sistema simple que te permite ser más organizado y productivo, y tener una vida más razonable y menos estresante, gracias a un conjunto de hábitos».

El método ZTD le enseña:

• 10 hábitos esenciales para ser productivo, organizado y sencillo;
• cómo implementar estos hábitos;
• cómo organizar estos hábitos de forma sencilla;
• cómo simplificar lo que tienes que hacer

El objetivo de este método es ayudarte a construir un sistema de hábitos paso a paso. Con ZTD, aprenderá a mejorar la productividad centrándose en crear un hábito cada vez.

¿Cómo funciona?

Para que este método funcione, debes trabajar y practicar cada uno de los diez hábitos uno por uno. El objetivo es concentrarse en un hábito a la vez durante un mes para dominarlo mejor antes de pasar al siguiente. De esta manera, evitarás la dispersión y tendrás más éxito en alcanzar tus objetivos.

Hábito 1: coleccionar

Este primer hábito consiste en anotar todas las tareas, misiones y proyectos que quieres o necesitas completar. Para ello, elige una libreta o una aplicación, en definitiva, una herramienta sencilla, fácil de usar y transportable para tenerla siempre a mano. La idea es anotar todo lo que se te ocurra en el mismo medio para despejar la mente y evitar el olvido.

Hábito 2: tratar

El objetivo de este segundo hábito es tratar los objetos que has recolectado o que se están acumulando. Por lo tanto, debes ocuparte de las personas que llegan a diario, es decir, de los correos electrónicos, los mensajes, las cartas, las tareas y otras solicitudes.

Para ello, comience por la parte superior de la lista y procese los elementos uno tras otro haciendo lo siguiente:

• procesar inmediatamente lo que se puede hacer en menos de dos minutos (respuesta rápida a un correo electrónico, archivar documentos, etc.)
• eliminar lo que no es útil o importante;
• archivar o hacer copias de seguridad de los elementos que desea conservar;
• delegar lo que se puede delegar;
• planifica tus tareas agregándolas a tu lista de tareas pendientes o a tu calendario.

Hábito 3: Planificar

Haz una lista de tus tareas más importantes cada semana. Entre estas tareas, defina y planifique cada día las tres tareas que absolutamente desea realizar durante el día. La idea es hacerlas al principio del día, cuando tienes más energía, para deshacerte de ellas lo antes posible y seguir adelante. Al planificar tus tareas, evitas la procrastinación y eres más productivo.

Hábito 4: actuar

Complete las tareas importantes concentrándose en una tarea a la vez. Evita la multitarea y las distracciones para ser más eficiente y trabaja en tu tarea de forma continua. Para ayudarte, puedes usar el Método Pomodoro.

Habit 5: un sistema sencillo y fiable

El método Zen to Done implica el uso de un sistema simple y confiable que permite crear listas fácilmente según el contexto: @travail, @en waiting, @maison, @courses, etc. Evite complicaciones innecesarias y elija el sistema que sea lo más simple, confiable y accesible posible.

Hábito 6: organizar

Samuel Smiles, un autor escocés, dijo: «Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar». Evite acumular correos electrónicos, tareas, carpetas, etc. Organice, clasifique y organice su escritorio, computadora y archivos. Como resultado, se beneficia de un entorno de trabajo limpio, ordenado y bien organizado, ideal para ser más productivo. Ya no pierde tiempo buscando un documento y tiene más libertad mental.

Hábito 7: revisar

Para que el método Zen to Done funcione, es esencial revisar el sistema y los objetivos cada semana, mes y año. Analice el progreso realizado para alcanzar sus objetivos y defina las acciones que deben tomarse para continuar con su progreso. Al final del año, haz una revisión anual para averiguar en qué punto estás alcanzando tus objetivos.

Estos diversos puntos regulares son esenciales porque ayudan a garantizar que avances hacia tus objetivos sin distraerte con tareas secundarias.

Hábito 8: simplificar

Como habrá comprendido, uno de los fundamentos del método ZTD es la simplificación. Deja de llenar tus días con tareas inútiles y superfluas, y céntrate en lo que más importa. Revisa tus listas de tareas y objetivos, simplifícalos y mantén solo los que sean esenciales e importantes para ti y tus proyectos. Además, reduce el flujo de información que recibes para evitar que se difunda.

Hábito 9: rutina

Según Robert, la rutina es un «hábito de actuar o pensar que se ha vuelto mecánico». Establecer rutinas y rituales a diario te ayuda a cambiar tus hábitos, a estructurar mejor tus días, te obliga a realizar ciertas tareas que se vuelven automáticas y te permite ganar en eficiencia.

Hábito 10: encontrar tu pasión

Cuando eres apasionado, es mucho más fácil continuar con una tarea. Si disfrutas de tu trabajo, estarás más motivado y efectivo, y tendrás menos probabilidades de postergar las cosas. Para Leo Babauta, si te apasiona tu trabajo, tu lista de tareas pendientes se convierte en una lista de recompensas. Si tu pasión es un pasatiempo, un pasatiempo, puede ser la recompensa que te motive a completar tus tareas más rápidamente.

Como simplificación del método GTD, el método Zen to Done te permite simplemente organizarte, cambiar tus hábitos y adquirir otros nuevos paso a paso para ser más productivo.