El método DACI: una herramienta para la toma de decisiones colectivas

El trabajo en equipo generalmente implica tomar decisiones en conjunto para hacer avanzar el proyecto en la dirección correcta. Como hemos visto, tomar decisiones en conjunto tiene muchas ventajas: permite, en particular, involucrar a los empleados, estudiar diferentes puntos de vista y garantizar que las decisiones tomadas sean aceptadas por todo el equipo.

Sin embargo, la toma de decisiones colectivas no siempre es fácil y, a menudo, requiere un marco para ser más eficaz. Para ayudarte, existe una técnica que te permite tomar las mejores decisiones en grupo: es el método DACI.

¿Qué es el método DACI?

Esta técnica fue supuestamente desarrollada en la década de 1980 por Intuit, una empresa estadounidense de soluciones de gestión y contabilidad. El método DACI sería una variante de Método RACI, una matriz que permite visualizar quién hace qué en un proyecto.

DACI es un acrónimo que corresponde a los diferentes roles que los miembros del equipo deben desempeñar para facilitar la toma de decisiones.

• D para conductor(el piloto o el conductor): suele ser el director del proyecto. Su función es garantizar que se tome la decisión y que el proyecto se complete a tiempo. Coordina el equipo, asigna tareas, organiza y dirige las reuniones y hace un seguimiento del progreso del equipo y del proyecto.
• A para aprobador (la persona que aprueba): Como su nombre indica, es la persona que toma la decisión final sobre todos los aspectos del proyecto. Puede ser el gerente comercial, un gerente, un gerente de departamento, etc. Puede haber varios aprobadores, pero para garantizar la rapidez y la eficacia del método, cuantos menos, mejor.
• C es para colaboradores (colaboradores): expertos en su campo, los colaboradores son miembros de la empresa a los que generalmente se consulta para obtener su opinión, experiencia o punto de vista sobre un problema específico y así ayudar al equipo a tomar una decisión. Es el conductor quien los llama, ya sea invitándolos a las reuniones o consultándolos por separado.
• Estoy informado (las personas a las que hay que informar): estas personas no están necesariamente involucradas en el proyecto ni participan en la toma de decisiones, pero su trabajo se verá afectado por la decisión que se tome (como otros departamentos de la empresa, partes interesadas, etc.). Por lo tanto, es importante que se les mantenga informados para que puedan aceptar la decisión con mayor facilidad.

El método DACI se utiliza principalmente para la toma de decisiones complejas, que involucran a un gran número de empleados y partes interesadas, y/o que tienen un impacto significativo en el cliente.

Esta técnica ayuda al equipo a tomar decisiones de manera eficaz porque permite que cada miembro del equipo tenga una visión clara de su función, sus responsabilidades y lo que se espera de ellos. Ten en cuenta que la misma persona puede tener varios roles. Este es el caso del director del proyecto, que puede ser tanto el impulsor como el aprobador, o el impulsor y el colaborador.

¿Cómo funciona?

A continuación se explica cómo implementar el método DACI en su equipo de proyecto.

1. Divida el proyecto en tareas

Empieza dividiendo el proyecto en tareas. El objetivo de esta etapa es conocer las diferentes acciones que el equipo tendrá que realizar para completar el proyecto, así como los resultados esperados de cada tarea. No hay necesidad de preocuparse por los recursos y los plazos durante esta fase.

2. Asignar funciones

Designe un impulsor para cada tarea a fin de garantizar que se tomen todas las decisiones críticas para el éxito del proyecto.

Además, nombre un aprobador por tarea para validar cada decisión. Luego, defina a los colaboradores con la experiencia necesaria para ayudar a tomar decisiones sobre las distintas tareas (los colaboradores). El número de colaboradores no está limitado. Lo principal es que tengan suficiente experiencia en el tema para poder ayudarte.

El conductor puede añadir o eliminar colaboradores a medida que el proyecto avanza según las necesidades.

Por último, determine quién debe estar informado de las decisiones tomadas y los resultados de cada tarea. Para ello, pregúntese qué empleados y departamentos se verán más o menos afectados por cada decisión.

Anota todas las tareas y los diferentes roles en un documento que comunicarás a todo el equipo.

3. Desarrollar el proceso de toma de decisiones

Los criterios para la toma de decisiones se definen de acuerdo con el resultado deseado. La función del aprobador es determinar los elementos que necesita para validar una decisión y comunicarlos al conductor (por ejemplo, la fecha límite, el contexto, otras opciones posibles, recomendaciones y opiniones de expertos, etc.).

Luego, corresponde al conductor recopilar esta información de los contribuyentes y luego enviarla al aprobador para que este último pueda tomar la decisión.

Por último, el conductor debe comunicar la decisión tomada a las personas interesadas (informadas) utilizando los medios previamente definidos en un plan de comunicación.

4. Utilice las herramientas adecuadas

Para monitorear el progreso de cada tarea y, en general, de su proyecto, así como para conocer todas las decisiones tomadas en tiempo real, es esencial utilizar las herramientas adecuadas. Puede optar por un software de gestión de proyectos como Wimi lo que facilita la organización del trabajo en equipo y el seguimiento de sus proyectos.

Conclusión

La toma de decisiones colectivas puede llevar mucho tiempo si no se enmarca adecuadamente. El método DACI proporciona una estructura que permite a los equipos tomar decisiones importantes y/o complejas (sin necesidad de aplicarlo a decisiones pequeñas) de manera más rápida y eficaz.

Tenga en cuenta que para que esta técnica funcione, es esencial que los roles y responsabilidades de todos estén claramente definidos desde el principio.