Inbox Zero: el método para gestionar tus correos electrónicos de forma eficaz

¿Sabías que el correo electrónico celebrará su 50 aniversario el año que viene? De hecho, el primer correo electrónico se envió en 1971. Y desde entonces, siempre ha sido uno de los medios de comunicación más utilizados en el mundo. En 2019, son 293 mil millones de correos electrónicos que se han enviado a todo el mundo (excluyendo el spam).

Sin embargo, el correo electrónico es con frecuencia criticado y culpado por ser la causa de nuestra falta de productividad en el trabajo. De hecho, cuando recibimos un correo electrónico, tendemos a interrumpir lo que estamos haciendo para leerlo. Desconcentrados, necesitamos unos minutos para continuar donde lo dejamos. Enviar correos electrónicos urgentes y esperar una respuesta que tarda en llegar es una pérdida de tiempo y productividad. Por último, los correos electrónicos importantes, si no se abordan de inmediato, a menudo se pierden en un correo electrónico sobrecargado.

Existen varios métodos para mejorar la gestión del correo electrónico y hacer posible el uso eficaz de este medio esencial de comunicación. El método Inbox Zero es uno de ellos. Presentación.

¿Qué es Inbox Zero?

Inbox Zero es un método que te permite gestionar tus correos electrónicos de forma eficaz. El objetivo es que tu bandeja de entrada esté (casi) vacía para evitar estresarte a causa de tus correos electrónicos.

El concepto Inbox Zero fue creado por Merlin Mann, un autor estadounidense y experto en productividad. Según él, el término «cero» no se refiere a la cantidad de correos electrónicos en su correo electrónico, sino a la cantidad de tiempo y atención que debe dedicar a sus correos electrónicos. Se trata de desarrollar hábitos para gestionar los correos electrónicos que recibes de forma inmediata.

Los beneficios de Inbox Zero

Al adoptar los principios del método Inbox Zero, obtendrá numerosos beneficios.

• Tienes más tranquilidad : Los correos electrónicos que no has leído o respondido afectan tu conciencia, te estresan e impiden que te concentres en tu trabajo. Al administrar mejor tus correos electrónicos, liberas tu mente y, por lo tanto, eres más eficaz.
• Estás más motivado : tener un correo electrónico casi vacío es mucho más motivador que una bandeja de entrada llena hasta rebosar de correos electrónicos esperando una acción por tu parte.
• Ahorras tiempo : Ahorrarás tiempo procesando un correo electrónico de inmediato en lugar de leerlo la primera vez, olvidarlo, volver a él más tarde y decidir qué hacer con él.
• Eres más respetuoso : al responder inmediatamente a los correos electrónicos que recibes, estás siendo respetuoso con el remitente al evitar que espere indefinidamente una respuesta tuya.
• No te pierdes ninguna información : al mantener un correo electrónico vacío, ya no te pierdes correos importantes y evitas ser la causa de cuellos de botella en tu negocio al olvidarte de responder a un mensaje urgente.

Inbox Zero: ¿cómo funciona?

¿Quieres poner en práctica Inbox Zero? La clave para hacerlo: tu correo electrónico no debe considerarse un lugar de almacenamiento. No solo debes revisar todos los correos electrónicos que llegan a tu bandeja de entrada, sino que debes gestionarlos rápidamente, ya sea respondiéndolos o archivándolos.

Siga estos 5 pasos para tener éxito.

1. Eliminar

Si recibes un correo electrónico no deseado, irrelevante o que contiene información que ya no necesitas, elimínalo. Esto puede parecer drástico, pero no tiene sentido llenar tu bandeja de entrada con mensajes que no contienen información útil.

Además, recuerde darse de baja de los boletines informativos y correos electrónicos de marketing que nunca haya leído por falta de interés o de tiempo. Esto reduce la cantidad de mensajes que recibes por día. De esta forma, aligeras tu mente y tu bandeja de entrada.

2. Delegar

Algunos correos electrónicos que recibimos no son realmente sobre nosotros o no somos la persona adecuada para contactar. En este caso, reenvía el mensaje directamente a la persona adecuada.

3. Responder

Si un correo electrónico requiere una respuesta urgente y no tardará más de dos minutos, hazlo de inmediato. Por ejemplo, responde a la pregunta de un colega, valida una decisión, deja tu opinión sobre un documento, etc. Evita guardar el mensaje en tu bandeja de entrada o añadirlo a tu lista de tareas pendientes. Responde de inmediato, archiva o elimina el mensaje y continúa.

4. Difiere

Si tarda más de dos minutos en responder a un correo electrónico, archívelo en una carpeta «por procesar». Durante el día, reserva un tiempo en tu agenda para procesar los mensajes que se encuentran en esta carpeta. El resto del tiempo, tu correo electrónico estará cerrado para que puedas concentrarte en tus tareas actuales.

5. Archivo

Algunos mensajes no requieren ninguna respuesta por tu parte. Este es el caso de las invitaciones a reuniones o de los mensajes meramente informativos. En este caso, lee el mensaje, toma nota (escribe la reunión o el evento en tu agenda) y archívalo.

Hoy en día, existen muchas herramientas que permiten reducir los correos electrónicos, mejorar la comunicación con sus empleados y ser más productivo. Este es el caso de la plataforma colaborativa Wimi y su sistema de canales de discusión, una herramienta de mensajería instantánea que te permite centralizar y organizar las discusiones por proyecto e intercambiar con tus colaboradores en tiempo real.

Conclusión

Gracias al método Inbox Zero, ya no pierdes tiempo organizando y organizando tus correos electrónicos, sino que los procesas de forma inmediata. La ventaja es que puedes decidir rápidamente qué hacer con tus mensajes. De esa forma, ya no se acumulan en tu bandeja de entrada. Su correo electrónico es rápido (o casi), y usted es más sereno y eficiente en sus tareas diarias.

Bono: descúbrelo Cuándo usar el chat en lugar del correo electrónico y viceversa.