Holocracia: una guía introductoria para gerentes de proyectos

¿Su gerente directo tiene exceso de trabajo y nunca tiene tiempo para responder a sus preguntas, validar sus decisiones o resolver los problemas que le plantea? Como director de proyectos, ¿se encuentra en la misma situación y no puede encontrar el tiempo para ayudar y apoyar a su equipo de forma adecuada?

Esta falta de capacidad de respuesta por parte de los directivos plantea problemas:

• algunas tareas no se llevan a cabo porque nadie es responsable de ellas,
• algunos problemas no se resuelven,
• y algunos procesos ineficientes no se están mejorando.

Los empleados que notan estas disfunciones no pueden actuar porque necesitan la validación de su gerente.

¿Qué pasaría si hubiera una manera de mejorar la agilidad de su organización compartiendo el liderazgo y permitiendo a sus empleados ser más autónomos y tomar sus propias decisiones para hacer las cosas más rápidamente? Este sistema ya existe: es holocracia.

Definición

La holocracia propone salir del patrón tradicional de jerarquía piramidal, que ya no está muy adaptado a nuestra sociedad actual. Es un método de gestión descentralizado, lo que significa que la autoridad y la toma de decisiones ya no pertenecen a una sola persona, sino que se distribuyen entre varios equipos autónomos y autoorganizados.

El objetivo es garantizar que cada idea de mejora se aborde lo más rápido posible, de forma segura y fiable para seguir avanzando. Todos los empleados de la empresa pueden sugerir nuevas ideas de mejora.

Holacracy fue desarrollado por Ternary Software, un editor de software estadounidense, en 2001. Su fundador, Brian Robertson, define y explica los principios, reglas y prácticas básicos relacionados con este método en la Constitución de la Holocracia. En 2015, también publicó el libro The Holacracy Revolution: The Management System for Successful Businesses.

En cuanto al término holocracia, proviene de holarquía y apareció por primera vez en 1967 en El fantasma en la máquina de Arthur Koestler.

Danone, Castorama, Scarabée biocoop, BNP Paribas o incluso Decathlon, cada vez son más las empresas de todos los tamaños que eligen la holocracia como nuevo sistema de gobierno.

¿Cómo funciona la holocracia en la gestión de proyectos?

Para que la holocracia funcione y evite la anarquía, la anarquía se basa en una estructura y un conjunto de reglas a seguir para organizar el trabajo. Todos tienen que seguir sus reglas.

Acepta las reglas

Para empezar, el director o gerente del proyecto debe aceptar renunciar a su autoridad y dejar de ser el único responsable de la toma de decisiones. Luego, es necesario definir el motivo de la existencia del proyecto o la empresa. Todas las decisiones que luego se tomen deben permitir alcanzar esta razón de ser.

Definir funciones

Aunque la organización ya no se basa en una jerarquía piramidal, todavía necesita definir un conjunto de funciones para funcionar. En este caso, los roles no tienen nada que ver con la descripción del puesto. Una persona puede ocupar varios roles a la vez, del mismo modo que un equipo puede tener varios roles. Un rol incluye un nombre, un propósito, una o más áreas sobre las que tiene control y responsabilidades, es decir, las actividades continuas que deben llevarse a cabo.

Según la constitución de la Holocracia, los roles los define cada equipo, denominado círculo, a través de un proceso de gobierno colectivo, y se actualizan periódicamente para adaptarse a las necesidades en constante cambio de la organización. Por lo tanto, cada equipo y cada individuo tienen su propia misión, cuyo objetivo es cumplir con la misión general de la empresa.

La estructura de los círculos

En la holocracia, cada individuo pertenece a un equipo autoorganizado, llamado círculo, en el que hay una organización jerárquica. Cada círculo pertenece a un círculo mayor que le asignará un objetivo y unas responsabilidades específicas. Sin embargo, cada círculo se organiza internamente para lograr sus objetivos, organizando sus propias reuniones de gobierno, asignando las distintas funciones y llevando a cabo las tareas en sus campos.

El proceso de gobernanza

Una de las ventajas de la holocracia es que nada es fijo, la estructura puede cambiar. De esta forma, cada círculo puede actualizar sus funciones y reglas según las necesidades o la situación actual.

Los problemas y las tensiones se discuten y resuelven en las reuniones de gobierno. Las decisiones se toman de manera rápida, colectiva y fluida a través de un proceso estructurado llamado «toma de decisiones integradora». Este sistema no se basa en el consenso o el consentimiento, sino que incluye las contribuciones pertinentes de todos los colaboradores y garantiza que los cambios propuestos y las objeciones a estos cambios tengan en cuenta las necesidades de las funciones y las de la organización, y no las preferencias o el ego de cada colaborador.

Para concluir

Con la holocracia, confías en tus empleados, les das autonomía y los invitas a proponer mejoras e implementarlas. De esta forma, acabas con una jerarquía que a menudo era demasiado rígida y que paralizaba a la empresa. Al eliminar la burocracia, se otorga más flexibilidad yagilidad para tu negocio.

Esta libertad y este poder de acción motivarán a sus empleados y los alentarán a desplegar sus talentos y a ser más creativos e innovadores. Todos pueden expresarse y ofrecer sus ideas. Por último, al cambiar de círculo con regularidad, los empleados comprenden mejor la visión general de la empresa, lo que mejora su compromiso.

Sin embargo, ten cuidado, porque la holocracia no es para todos. Algunos empleados no están preparados para asumir más responsabilidades y es posible que no manejen bien la presión. Otros no pueden tomar la iniciativa o gestionarse por sí mismos. Por último, puede resultar difícil salir de un estilo de gestión tradicional y esto requiere tiempo.