¿Cómo se determina la complejidad de un proyecto?

En la gestión de proyectos, se le pedirá que gestione varios proyectos, algunos de los cuales serán mucho más complejos que otros. Pero, ¿qué es un proyecto complejo? Larousse define la palabra «complejo» como: «que contiene varias partes o elementos combinados de una manera que no es inmediatamente clara para la mente; es complicado y difícil de entender».

Para algunos, la complejidad de un proyecto se puede medir, entre otras cosas, por su grado de novedad, sus interdependencias y las tecnologías involucradas. Para otros, la complejidad es una idea completamente subjetiva.

Según el Project Management Institute (PMI), la complejidad de un proyecto tiene en cuenta varios elementos, como el tamaño y la composición del equipo del proyecto, la duración del proyecto, el cronograma, la flexibilidad de los costos y el alcance del proyecto, la claridad del problema y la solución, la estabilidad de los requisitos, la estabilidad de los requisitos, la estabilidad de los requisitos, la importancia estratégica, el nivel de cambio organizacional, el nivel de el cambio organizacional, las dependencias entre proyectos, la sensibilidad política y el uso de tecnología no comprobada.

Lo cierto es que la complejidad de un proyecto debe determinarse desde el principio para poder asignar los recursos humanos, financieros y materiales necesarios para su realización en las mejores condiciones.

Aprenda a estimar la complejidad de un proyecto para ayudarlo a tomar las decisiones correctas durante todo el proyecto.

Los elementos que influyen en la complejidad de un proyecto

Estos son los cinco elementos fundamentales que le ayudarán a determinar el nivel de complejidad de su proyecto.

1. El tamaño y la duración del proyecto

Esto parece bastante obvio, pero cuanto más grande es un proyecto, más tareas hay que completar, más interdependencias entre estas tareas, los plazos a cumplir y las partes interesadas involucradas, y es probable que el proyecto sea más complejo.

Según el PMI, los proyectos con una duración inferior a tres meses se consideran simples, los que duran entre tres y seis meses se consideran moderadamente complejos y los que duran más de seis meses se denominan altamente complejos.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que algunos proyectos a gran escala pueden ser sencillos, aunque esto sea poco frecuente.

2. El costo

Es un hecho: los proyectos complejos son caros. Si aceptas un proyecto con un presupuesto elevado, lo más probable es que resulte complejo. Según el PMI, los proyectos simples cuestan menos de 250 000 dólares, los proyectos moderadamente complejos cuestan entre 250 000 y 750 000 dólares, y los proyectos muy complejos tienen un presupuesto de más de 750 000 dólares.

Un proyecto puede tener un costo elevado por muchas razones, incluida la compra de nuevas máquinas o tecnologías, el uso de software nuevo, el establecimiento de nuevos procesos o métodos de trabajo, la capacitación de los equipos en estas nuevas herramientas, la necesidad de contratar más personal o de abrir oficinas en otras regiones o países, la selección de proveedores y proveedores de servicios adicionales, etc.

Aunque esta no es una regla general, la mayoría de los proyectos con un gran presupuesto son proyectos complejos.

3. El equipo y las partes interesadas

Cuantas más personas participen en un proyecto, más difícil será gestionarlo. Ya sea por el tamaño del equipo del proyecto o por la cantidad de partes interesadas involucradas, la gestión eficaz de un gran número de personas requiere organización, coordinación y mucha comunicación.

Son las numerosas interacciones entre los diversos actores las que hacen que el proyecto sea complejo, porque para evitar malentendidos, omisiones o conflictos, es esencial garantizar que todos reciban la misma información, y esto requiere tiempo y rigor.

Además del número de personas, la composición del equipo también puede influir en la complejidad del proyecto. De hecho, no gestionarás un equipo compuesto por empleados presenciales de la misma manera que un equipo remoto (o híbrido) o con empleados ubicados en los cuatro rincones del mundo. Lo mismo si utilizas proveedores de servicios externos.

4. Claridad del problema y/o solución

Un proyecto se lleva a cabo para resolver un problema, para satisfacer una necesidad. Cuando un proyecto es complejo, a menudo se debe a que el problema a resolver es complicado de entender para los equipos, o porque la solución propuesta no es muy clara, es difícil de implementar o requiere nueva tecnología o conocimiento.

5. La estabilidad de los requisitos

Otro criterio para determinar la complejidad de un proyecto es la estabilidad de los requisitos o necesidades del cliente. Un proyecto simple tendrá requisitos que sean simples, fáciles de entender y estables, lo que significa que no cambiarán cada semana. Por el contrario, un proyecto complejo consistirá en requisitos que son difíciles de entender, que cambian o que incluso no están realmente definidos.

En este tipo de proyectos, la administración de las solicitudes de cambio ocupará una parte importante de su tiempo. Por lo tanto, sería aconsejable nombrar a una persona responsable de gestionar las solicitudes de cambio, que se encargará de actuar como enlace entre el cliente y el equipo, y de transmitir los nuevos requisitos que se deseen.

Además, cuanto más complejo sea el proyecto, más repercutirán estos cambios en los distintos departamentos de la empresa, o incluso modificarán o transformarán la organización de la propia empresa.

Conclusión

Entonces, ¿su proyecto es complejo? Una vez que haya determinado cuál es el nivel de complejidad de su proyecto, puede movilizar los recursos necesarios y adoptar las herramientas adecuadas para completarlo con éxito.

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