Método Critical Path: una guía introductoria para principiantes

En general, un proyecto se considera exitoso cuando se entrega a tiempo y dentro del presupuesto. Para proporcionar una fecha de entrega realista al cliente, es importante conocer todas las tareas esenciales para la finalización del proyecto y sus plazos de ejecución. El método de la ruta crítica es una buena forma de estimar la fecha de finalización de un proyecto.

Definición

El método de ruta crítica, denominado Método de ruta crítica en inglés o CPM, fue desarrollado en los Estados Unidos a fines de la década de 1950 por Morgan R. Walker y James E. Kelley. Sin embargo, ya se habría utilizado entre 1940 y 1943 para el Proyecto Manhattan (la primera bomba atómica de la Segunda Guerra Mundial).

El PMBOOK (Cuerpo de conocimiento sobre gestión de proyectos) define la ruta crítica como «una sucesión de actividades planificadas que determina la duración del proyecto».

El método de la ruta crítica permite determinar el tiempo total requerido para completar un proyecto en función de las tareas esenciales para su finalización, denominadas tareas críticas. Para ello, es necesario establecer:

• una lista de todas las tareas necesarias para completar el proyecto,
• las dependencias entre cada tarea,
• el tiempo estimado que se tardará en completar cada tarea (teniendo en cuenta los plazos impuestos por el cliente).

Recuerde que no puede iniciar una tarea hasta que se complete la tarea anterior.

Por lo tanto, la ruta crítica corresponde a la sucesión más larga de tareas que dependen unas de otras (tareas críticas). Esto define la duración del proyecto. Para tener éxito en el proyecto, las tareas que componen la ruta crítica no deben retrasarse, con el riesgo de retrasar todo el proyecto.

Al conocer la ruta crítica, el director del proyecto puede optimizar su planificación y asignar primero sus recursos a las tareas más importantes. Las tareas secundarias, que no forman parte de la ruta crítica, pueden retrasarse sin afectar al proyecto. Por lo tanto, si es necesario, se pueden retrasar.

Hoy en día, el método CPM se utiliza para todo tipo de proyectos, desde el desarrollo de software hasta la construcción, pasando por el desarrollo de productos, la investigación o incluso el aeroespacial.

¿Cómo funciona?

Visualmente, el método de la ruta crítica se presenta en forma de diagrama de flechas. Se lleva a cabo en 6 pasos.

1. Identifique todas las tareas del proyecto

Empieza por enumerar todas las tareas necesarias para completar el proyecto. Concéntrese únicamente en las tareas más importantes y no considere las tareas o subtareas secundarias, ya que esto haría que el análisis de la ruta crítica fuera demasiado complejo.

Por ejemplo, si tu proyecto consiste en construir una casa, las distintas tareas a realizar serán (aproximadamente):

• encontrar tierra,
• hacer los planes,
• cavar los cimientos,
• hundir la losa,
• monta las paredes,
• construir el techo,
• hacer la carpintería exterior,
• hacer el aislamiento y la partición,
• instalar electricidad, fontanería, calefacción,
• lleva a cabo los acabados.

2. Defina las dependencias entre las tareas

Una vez establecida la lista de tareas, se da cuenta de que algunas tareas dependen de la finalización de otras tareas. Por ejemplo, no puedes construir tu casa hasta que encuentres el terreno y no puedes levantar el techo hasta que las paredes estén levantadas.

Por lo tanto, debe definir el orden en el que se llevan a cabo sus tareas y cómo dependen de ellas. Para ayudarte, hazte estas tres preguntas para cada tarea:

• ¿Qué tarea debe completarse antes de que comience?
• ¿Qué tarea debe completarse al mismo tiempo que esta tarea?
• ¿Qué tarea debe comenzar inmediatamente después de completarse?

3. Dibuja el diagrama

Una vez que haya priorizado sus tareas y conozca sus dependencias, puede dibujar el diagrama de rutas críticas a mano o mediante software. Este diagrama le permite visualizar de un vistazo todas sus tareas y su relación entre ellas mediante flechas.

4. Calcule cuánto tiempo llevará completar cada tarea

A continuación, calcule cuánto tiempo lleva completar cada tarea. Para ayudarte, puedes confiar en proyectos anteriores y/o en el asesoramiento de colaboradores con experiencia. Usando el ejemplo de la casa, pregúntale al albañil cuánto tiempo tardará en construir las paredes. Dependiendo del tamaño del proyecto, la duración se estimará en días o semanas.

5. Determinar la ruta crítica

Ahora puede identificar la ruta crítica, es decir, la sucesión de tareas que tienen los plazos más largos para completar. Estas son tareas críticas. Todas estas tareas indican la duración total del proyecto. Asegúrese de trazar la ruta crítica de forma visible. Las tareas que no forman parte de la ruta crítica pueden retrasarse sin afectar al proyecto.

También puede determinar para cada tarea crítica cuáles son las fechas de inicio y finalización más tempranas y más tardías que no afectarán al cronograma del proyecto.

Atención, si tiene varias rutas críticas, esto significa que es probable que la ruta crítica cambie una vez que el proyecto haya comenzado.

6. Actualice la ruta crítica en función del progreso

Cuanto más avance su proyecto, más descubrirá el tiempo real necesario para completar cada tarea. Aproveche la oportunidad para actualizar su gráfico sustituyendo las estimaciones por datos reales. Luego, establece una nueva ruta crítica que le brinda una visión más realista de la fecha de finalización prevista del proyecto. De esta forma, sabrás mejor si llegas a tiempo, tarde o temprano, lo que te permitirá actuar en consecuencia.

Conclusión

El método de ruta crítica es uno de numerosas metodologías de gestión de proyectos. Una de sus principales ventajas es identificar las tareas importantes del proyecto, aquellas que tendrán un impacto en el éxito o el fracaso del proyecto. Y, sobre todo, gracias a la ruta crítica, puedes visualizar el progreso del proyecto y saber si estás a tiempo.

Tenga en cuenta que para que este método sea efectivo, no debe olvidar ninguna tarea y definir claramente su interdependencia.