10 consejos para gestionar mejor tus tareas
Para llevar a cabo sus proyectos o misiones profesionales, debe llevar a cabo una sucesión de tareas, independientemente de su estado jerárquico. Dueño de una empresa, gerente o empleado, completar las tareas es parte de la vida diaria en el trabajo (pero también en casa). Y cuanto más eficaz sea en la gestión de sus tareas, antes alcanzará los objetivos establecidos. En otras palabras, mejor administración de tareas le permite cumplir con los plazos predefinidos y ser más productivo.
En lugar de recordar tus tareas mentalmente o anotarlas rápidamente en una hoja suelta o en una nota adhesiva y marcarlas a medida que avanzas (cuando encuentres la hoja), aquí tienes 10 consejos que te ayudarán a gestionar tus tareas de forma más metódica y eficaz. Está asociado al uso de software de gestión de proyectos, como Wimi, estos consejos le permitirán administrar sus proyectos de manera más eficiente.
1. Haga una lista de sus tareas
Este es un método seguro y eficaz que tiene tres beneficios:
- liberas tu mente para concentrarte mejor en el trabajo que tienes entre manos;
- este método es más confiable que su memoria y ya no olvidará ninguna tarea;
- conoce todas las tareas que hay que realizar y puede planificar mejor su trabajo.
Si en el pasado hacíamos listas en hojas o cuadernos, hoy en la era digital, existen multitud de aplicaciones y software para enumerar tus tareas. Estas herramientas te permiten visualizar todas tus tareas y enviarte notificaciones y alertas cuando una tarea se acerca a su fecha límite o si llegas tarde. También puedes adjuntar documentos, imágenes y vídeos a tus tareas.
2. Organízalos en orden de prioridad
Entre todas las tareas enumeradas, algunas son secundarias, mientras que otras deben completarse lo antes posible para que el proyecto avance. Comience por identificar qué tareas son secundarias con respecto a las importantes y, a continuación, diferencie entre lo que es importante y lo que es urgente mediante el Matriz de Eisenhower.
3. Divida una tarea importante en subtareas
Algunas tareas son más grandes y complejas que otras. En lugar de tratar de abordarlas todas a la vez, debes dividirlas en subtareas más pequeñas y fáciles de realizar. De esta forma, podrás entender mejor la tarea y abordarla con más confianza y eficacia.
4. Defina sus tareas a tiempo
Para ser eficaz en la gestión de sus tareas, es importante darles una fecha de inicio y una fecha de finalización. Con un diagrama de Gantt o un software de gestión de proyectos, puedes visualizar las fechas límite de tus diversas tareas, lo que te permite gestionar mejor tus prioridades.
Las fechas de inicio te permiten saber cuánto tiempo se necesita para completar una tarea, lo que te ayudará a planificar proyectos futuros con mayor precisión.
5. Delegar
Evite realizar más tareas de las que puede realizar. El exceso de trabajo puede afectar tanto a tu productividad como a tu salud mental porque te estás ejerciendo una presión y un estrés innecesarios. Por lo tanto, es fundamental aprender a delegar.
Comience por identificar sus fortalezas y debilidades, luego defina qué tareas son su responsabilidad y cuáles puede delegar porque no tiene las habilidades requeridas o el tiempo necesario para completarlas.
Gestionar tus tareas de forma eficaz también implica saber cómo delegarlas en la persona adecuada.
6. Trabaja en una tarea a la vez
Evita la multitarea. Contrariamente a la creencia popular, hacer varias cosas al mismo tiempo no es productivo. De hecho, nuestro cerebro no puede realizar dos actividades simultáneamente, por lo que cambia de una a otra rápidamente, lo que requiere unos segundos de adaptación. Este proceso se denomina conmutación. Por lo tanto, pierdes tiempo cada vez que cambias de tarea, y cambiarlas con regularidad te impide concentrarte por completo en el trabajo que estás realizando. Como resultado, disminuyes tu atención y tu eficiencia. Por lo tanto, es mejor centrarse en una tarea a la vez hasta que termine y, luego, pasar a una nueva tarea.
7. Empieza con las tareas más difíciles
En general, somos más productivos al principio del día. Por eso es mejor abordar las tareas más complejas o difíciles tan pronto como llegues a la oficina. Por supuesto, no es necesariamente muy motivador empezar el día de esta manera, pero tendrás una mejor capacidad de concentración y más energía para completar este tipo de tareas más rápidamente.
Una vez que hayas completado las tareas más extenuantes, tendrás una agradable sensación de logro, y el resto de las tareas del día te parecerá mucho más fácil y rápido de completar.
8. No cambie una tarea en curso
Puede resultar tentador querer cambiar o añadir elementos adicionales a una tarea en curso. ¡Abstente! Añadir nuevos requisitos a una tarea en curso cambiará su duración inicial. En ese caso, tendrá dificultades para completarla a tiempo, lo que puede provocar un retraso en todo el proyecto.
9. Establece tu límite
Es imposible completar un proyecto en un día. Para gestionar tus tareas de forma eficaz y evitar presiones y estrés innecesarios, debes establecer un límite en cuanto a lo que puedes hacer en un día de trabajo. Sé realista para que cada tarea se complete con la misma atención y la misma calidad de trabajo.
10. Opte por un software de gestión de proyectos
Es la herramienta esencial para mejorar su productividad y tener éxito en sus proyectos. La mayoría de las soluciones de gestión de proyectos están equipadas con administrador de tareas que le permite administrar en línea todas las actividades de su proyecto, para dejar comentarios, comunicarse con los miembros de su equipo, asociar todo tipo de documentos y recibir notificaciones y alertas para estar informado del progreso del proyecto en tiempo real.
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