Comunicación sincrónica o asincrónica: ¿cómo elegir?

En la actualidad, uno de los mayores desafíos para un gerente es administrar equipos híbridos de manera efectiva, o incluso de forma totalmente remota. Y para ello, es fundamental tener en cuenta cómo te comunicarás con tus empleados, compartirás información con ellos y les enviarás tus instrucciones.

Hoy en día, existen multitud de formas de comunicarse: correo electrónico, mensajería instantánea, llamada telefónica, videoconferencia, reunión, etc. De manera más general, consideramos que hay dos tipos de comunicación:

• comunicación sincrónica,
• comunicación asincrónica

Como gerente, debe conocer la diferencia entre estos dos tipos de comunicación y saber cuándo y cómo usarlos para fomentar la colaboración y mejorar la productividad dentro de sus equipos.

¿Qué es la comunicación sincrónica?

La comunicación sincrónica tiene lugar en tiempo real entre dos o más personas que intercambian información al mismo tiempo. Los intercambios se realizan en vivo y de forma instantánea. Sin embargo, no es necesario que las personas estén cara a cara.

De hecho, la comunicación sincrónica puede ser virtual, como durante videoconferencias o conversaciones de mensajería instantánea, planificada como para una reunión o una llamada telefónica, o inesperada y espontánea, como una conversación entre dos puertas o en la máquina de café.

¿Qué es la comunicación asincrónica?

Hablamos de comunicación asincrónica cuando la conversación tiene lugar en una fecha posterior, es decir, hay un retraso más o menos largo entre el envío del mensaje, el momento en que se recibe y la respuesta. Por lo tanto, este tipo de comunicación no tiene lugar en persona y no se puede planificar.

Por lo tanto, la comunicación asíncrona no tiene restricciones espaciales o temporales. Puedes intercambiar cuando y donde quieras. El correo electrónico, los SMS o los mensajes, el correo postal, un vídeo grabado o incluso los foros son algunas de las formas de comunicarse de forma asincrónica.

Sin embargo, es posible que haya notado que algunos canales de comunicación se pueden usar de forma sincrónica y asincrónica. Por ejemplo, si responde inmediatamente a un correo electrónico o mensaje que acaba de recibir, se trata de una comunicación sincrónica. Si no respondes hasta 20 minutos después, estás en comunicación asincrónica.

Ventajas y desventajas

Tanto la comunicación sincrónica como la asincrónica tienen sus ventajas y desventajas.

Comunicación sincrónica Comunicación asincrónica Prestaciones La velocidad : dado que el intercambio se lleva a cabo en el momento, es rápido y dinámico, y se obtienen respuestas inmediatas. No es necesario esperar varias horas o varios días antes de conocer la respuesta de su interlocutor.

Productividad : obtener respuestas instantáneas le permite ser más productivo porque ya no tiene que esperar una respuesta para continuar con su tarea, puede seguir avanzando.

Intercambios más ricos y profundos : la comunicación sincrónica permite intercambios más profundos y creativos porque cada persona puede recuperarse y reaccionar ante lo que acaba de escuchar. Resuelves problemas y se te ocurren ideas de forma más rápida y eficaz. Además, los intercambios sincrónicos cara a cara le brindan información adicional sobre el estado mental de sus interlocutores y le permiten transmitir mejor sus emociones a través de la entonación y el sonido de la voz, la expresión facial y el lenguaje corporal. Esto es lo que enriquece el intercambio.

Flexibilidad : con la comunicación asincrónica, puede intercambiar y responder mensajes cuando lo desee.

Mejor control del tiempo : como ya no te presionan para responder inmediatamente a una solicitud, tienes el control de tus intercambios y puedes decidir responder a tus mensajes solo cada dos horas para concentrarte mejor en tu trabajo.

Mensajes de calidad : Con la comunicación asincrónica, puedes tomarte el tiempo para escribir mensajes reflexivos y reflexivos porque lo haces cuando tienes tiempo.

Sin problemas de zona horaria : este tipo de comunicación es ideal para equipos dispersos geográficamente porque no es necesario tener en cuenta la diferencia horaria para transmitir la información.

Desventajas No más interrupciones : la principal desventaja de la comunicación sincrónica es que favorece las interrupciones. Las empresas que prefieren este tipo de comunicación están organizando más reuniones, y es más probable que los compañeros te interrumpan para hacerte una pregunta, incluso si estás en mitad de una tarea. Por lo tanto, puede resultar difícil mantenerse concentrado y ser realmente eficiente y productivo.

Respuestas apresuradas : si se le llama mientras está haciendo algo, no se concentrará completamente en lo que se le pide y es posible que dé una respuesta rápida y descuidada para poder reanudar su trabajo rápidamente. Como resultado, la calidad de la conversación puede verse afectada.

Tenga cuidado con las zonas horarias : Si diriges un equipo repartido por todo el mundo, la comunicación sincrónica puede ser un problema y estresar a tus empleados.

El lento ritmo de los intercambios : la comunicación asincrónica no es una conversación sino un intercambio retrasado, pierdes esa inmediatez que te permite avanzar rápidamente. Los intercambios son más lentos y puedes esperar varias horas o días para recibir una respuesta, lo que supone una pérdida de tiempo valioso y una reducción de la productividad. Por lo tanto, debe ser paciente y anticipar los tiempos de respuesta.

Intercambios menos ricos : además de carecer de espontaneidad, los intercambios asincrónicos no tienen la riqueza de una conversación cara a cara porque falta información vocal y visual que te dé una idea de lo que realmente piensa tu interlocutor.

Buenas prácticas

Como puede ver, la elección entre la comunicación sincrónica y la comunicación asincrónica depende del contexto. Opte por la comunicación sincrónica cuando necesite una respuesta inmediata o urgente, para una conversación o una lluvia de ideas breves y rápidas, para transmitir un mensaje delicado y cuando tenga un objetivo específico en mente.

Priorice la comunicación asincrónica cuando no haya ninguna emergencia y transmita información a un grupo de personas que no puedan reunirse o que trabajen en diferentes zonas horarias.

Para administrar su equipo de manera efectiva, el gerente debe dominar estos dos tipos de comunicación y saber cuándo usarlos.

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