¿Cómo escribo un informe de progreso del proyecto?
¿Eres director de proyectos y tienes dificultades para escribir un informe de progreso claro y conciso para tus empleados? Un informe mal redactado puede provocar malentendidos, retrasos e incluso poner en peligro el éxito de su proyecto. Con técnicas sencillas, puede crear informes eficaces que capten la atención de sus lectores y faciliten el seguimiento del proyecto. En este artículo, descubra 5 consejos prácticos para redactar un informe de progreso del proyecto eficaz e informativo.
¿Qué es un informe de progreso de un proyecto?
Un informe de progreso del proyecto es un informe cuyo objetivo es informar a las partes interesadas y a los participantes del proyecto sobre el seguimiento y el progreso de las tareas y las últimas actualizaciones del proyecto. Este documento proporciona una visión general del estado del proyecto y un resumen del progreso del proyecto a intervalos regulares para una variedad de partes interesadas que participan en el proyecto.
Este tipo de informe responde a las preguntas que las partes interesadas involucradas pueden hacerse, incluso antes de hacerlas. Por lo tanto, como gerente de proyecto, está menos ocupado y puede concentrarse más en administrar y completar el proyecto.
El informe de progreso del proyecto es una importante herramienta de comunicación que se puede solicitar cada semana, cada mes o en cada nuevo hito, según el alcance y la complejidad del proyecto.
¿Qué debe incluirse en un informe de progreso del proyecto?
Estos son los elementos clave que deben incluirse en un informe de progreso del proyecto:
- Identificación del proyecto : Nombre del proyecto y del director del proyecto, fecha que indica el período cubierto por el informe.
- Resumen del proyecto: Resumen de los principales objetivos y alcances del proyecto.
- Estado del proyecto: Tareas completadas, en curso y por venir, cronograma, estado de las entregas.
- Análisis de rendimiento: Indicadores clave de rendimiento relacionados con los costos, los plazos y la calidad, identificación y análisis de las diferencias entre los rendimientos planificados y reales.
- Gestión de riesgos y problemas: Los riesgos identificados, un plan para mitigar estos riesgos, los problemas encontrados y un plan de acción para resolverlos.
- Comunicación y colaboración: Resumen de las principales reuniones y descripción de las comunicaciones con las partes interesadas.
- Conclusión: Resumen del progreso del proyecto y plan de acción para el próximo período.
¿Por qué es esencial el informe de progreso para el seguimiento del proyecto?
Gracias al informe de progreso del proyecto, todos los involucrados en un proyecto reciben el mismo nivel de información con respecto al seguimiento. Este documento también mejora la colaboración dentro del equipo del proyecto, ya que cada miembro conoce sus tareas y las de los demás de un vistazo, lo que evita la repetición y la pérdida de tiempo. Como resultado, tu equipo es más eficiente y productivo.
Este documento también es una excelente manera de realizar un seguimiento de la planificación y el progreso del proyecto y de analizar lo que funcionó, lo que no funcionó y lo que podría haberse mejorado. Una vez archivado, forma parte de una base de conocimientos en la que puede confiar para conocer las mejores prácticas a seguir y, por lo tanto, ser más eficiente en la gestión de sus proyectos futuros.
¿Cuáles son los pasos de un informe de progreso del proyecto?
Obtenga información sobre los pasos que debe seguir para completar su informe.
1. Preparación del informe del proyecto
Empieza por seleccionar una herramienta colaborativa como Wimi para facilitar tu trabajo. Con la agenda compartida de Wimi, de hecho, es posible acceder a una descripción general de todos los plazos, los hitos importantes y las reuniones relacionadas con el proyecto. Luego, identifique claramente el propósito del informe e involucre a los equipos recopilando sus comentarios para obtener una imagen completa del estado actual del proyecto.
2. Recopilación y estructuración de datos
Utilice la agenda compartida de Wimi para rastrear la evolución del proyecto e identificar los puntos clave para incluir en el informe. Organice el informe de forma lógica y clara integrando secciones separadas: introducción, resumen, detalles, próximos pasos, etc.
3. Redacción del informe
Resuma los puntos clave y destaque la información más importante al principio del informe. Adjunte documentos adicionales si es necesario para facilitar la comprensión de la información proporcionada. Por último, indique claramente las acciones y responsabilidades futuras de todos.
4. Difusión y seguimiento
Elija el medio de comunicación más adecuado (correo electrónico, plataforma colaborativa Wimi, etc.) y organice reuniones o intercambios para discutir el informe y los puntos importantes que plantea.
¿Con qué frecuencia se debe publicar un informe de progreso?
No hay reglas. La publicación de un informe depende de muchos factores, como la duración del proyecto y su complejidad, las necesidades de las partes interesadas, el nivel de riesgos o la metodología del proyecto. Por lo general, los informes se publican semanalmente o cada dos meses.
5 consejos para crear un excelente informe de progreso de un proyecto
Sigue estos 5 consejos para escribir un informe de progreso efectivo.
1. Piense en este informe como una pregunta frecuente
Los destinatarios de este informe esperan leer las respuestas a las preguntas que tienen sobre el progreso y la salud del proyecto.
Por lo tanto, basta con responder a las distintas preguntas sobre el progreso del proyecto, los puntos de bloqueo o las próximas tareas del cronograma que deben completarse y también indicar quién es el responsable de cada tarea.
2. Sea específico y conciso para que sea más fácil de leer
Tu informe de progreso debe ser simple, fácil de leer y comprensible para todos. No debe usar términos demasiado técnicos o complejos ni contener oraciones largas. Además, evita dar comentarios a menos que el comité directivo te lo pida (por ejemplo, si tu misión es analizar los datos y compartir tu interpretación y recomendaciones).
Sea objetivo, utilice ejemplos concretos y vaya al grano sin entrar en detalles. Con este consejo, evitarás perder tiempo al escribir, y los destinatarios tampoco perderán el tiempo leyendo y entendiendo tu informe.
Otro punto importante es incluir métricas codificadas por colores en lugar de descripciones vagas. Por ejemplo, en lugar de «aumento del número de visitantes al sitio web», escribe «aumento del 30% en el número de visitantes al sitio web como resultado de esta campaña de marketing». Esto le da una idea más específica de cómo está progresando hacia el objetivo establecido.
3. Utilice el método PPP
Es un método de gestión que se utiliza para escribir informes de progreso efectivos. PPP significa Progreso, planes y problemas en inglés.
El progreso se refiere al progreso realizado, los hitos validados, los objetivos logrados y las tareas ya completadas que contribuyen a hacer avanzar el proyecto.
Los planes se refieren a la lista de tareas que deben completarse, los objetivos a corto y largo plazo y cualquier otra cosa que haga avanzar el proyecto.
Los problemas se refieren a los problemas, obstáculos y riesgos encontrados que pueden afectar la salud y el buen funcionamiento del proyecto.
Cada categoría debe contener entre tres y cinco elementos de respuesta. Si tu equipo tiene problemas para rellenar las distintas categorías, es posible que tus informes de progreso sean demasiado frecuentes. En este caso, espacialos más en el tiempo para tener la información relevante que transmitir.
4. Ilustre su informe con gráficos
Para transmitir un mensaje, usar gráficos, tablas o diagramas de Gantt es mucho más explícito, visual e impactante que una oración o una serie larga de números.
Al integrar gráficos, elija el tipo de gráfico que mejor se adapte al indicador que desea visualizar, utilice títulos claros y leyendas concisas, y prefiera colores y fuentes que faciliten la lectura y la comprensión.
5. Usa herramientas o plantillas
Para acelerar la producción de informes y reducir la cantidad de posibles errores, usa una plantilla de informe de progreso del proyecto. Esto garantiza que cubras todos los puntos importantes y no olvides nada.
Explore las herramientas de administración de proyectos que ofrecen funciones de generación de informes integradas. En particular, Wimi genera automáticamente informes que incluyen gráficos e indicadores clave de rendimiento. Esto le ahorra un tiempo valioso en la gestión de proyectos.
Ejemplo de estructura de progreso de un proyecto
A continuación, se muestra un ejemplo de las diferentes partes que se deben incluir en el informe de progreso del proyecto.
- Introducción: un resumen rápido y sencillo del contenido del informe.
- Logros: Enumera las tareas, los hitos y las metas que se lograron durante el último mes o semana. No te olvides de dar números.
- Objetivos: Establece metas para el próximo mes o semana
- Obstáculos: Indique los problemas encontrados que le impidieron alcanzar sus objetivos o los posibles obstáculos para el próximo período, y cómo planea abordarlos.
