¿Cómo se establece un plan de continuidad empresarial?

Ninguna empresa, independientemente de su tamaño o campo de actividad, está a salvo de una crisis. Para superar un desastre, independientemente de su naturaleza (financiera, económica, ecológica, ecológica, política, sanitaria, etc.), y seguir operando a pesar de una situación sin precedentes, una empresa debe tener un plan de continuidad empresarial (o PCA).

Este documento estratégico permite a una empresa hacer frente a una situación de crisis importante, identificar los riesgos para gestionarlos mejor y, por lo tanto, minimizar su impacto en su negocio. La PCA es fundamental para evitar la quiebra y garantizar la supervivencia de su empresa ante cualquier tipo de desastre o desastre, como la pandemia del coronavirus (COVID-19) por la que estamos atravesando actualmente.

Aprenda a crear su PCA siguiendo estos 9 pasos.

1. Defina el contexto y los objetivos

Este paso es esencial para garantizar la eficacia de la PCA. Debe definir el contexto teniendo en cuenta los elementos externos (las demandas de los accionistas y las autoridades, el entorno político, social, cultural, legal, económico y financiero, etc.) así como el contexto interno (la cultura corporativa, el tipo de gobierno, el tipo de gobierno, el tipo de gobierno, la política de gestión de recursos, la organización, los procesos, etc.).

Este análisis es esencial para evaluar el nivel de riesgo aceptable para la empresa.

También debe analizar las metas y obligaciones de la empresa para determinar cuáles son las actividades esenciales que deben mantenerse a toda costa para lograr estas metas.

2. Identifique las necesidades de continuidad

¿Cuáles son los recursos mínimos (humanos, financieros y materiales) que la empresa necesita para poder garantizar la continuidad de su actividad? Por lo tanto, para cada actividad esencial, debe determinar:

• El nivel mínimo de servicio : ¿cuántos productos tiene que fabricar por día o cuántos servicios tiene que prestar por día para que la empresa siga funcionando?
• El nivel mínimo de falta de disponibilidad : ¿cuánto tiempo se puede interrumpir la producción sin que perjudique a la empresa?
• Recursos esenciales : ¿qué recursos se necesitan para mantener este servicio mínimo?

Durante esta etapa, también debe identificar las posibles consecuencias de la interrupción de la actividad a nivel humano, financiero y ambiental, así como en la imagen de la empresa, la moral de los empleados o la responsabilidad penal del gerente.

Por último, cabe destacar que la empresa puede entrar en modo degradado, es decir, intentar prestar el servicio considerado esencial, a pesar de la falta de recursos. Es necesario entonces definir las modalidades.

3. Identifique y gestione los riesgos prioritarios

¿Cuál es el riesgo de que ocurra tal o cual desastre? Si se produce este desastre, ¿cuáles serán los impactos en la empresa? ¿Qué medidas habrá que tomar para hacerle frente? Por lo tanto, este paso consiste en identificar los riesgos a los que podría enfrentarse la empresa, analizarlos, evaluar sus impactos y, finalmente, planificar acciones y medidas para eliminarlos o limitar sus efectos.

Para una mayor eficiencia, rodéese de personas competentes, como las responsables de las líneas de negocio y los procesos.

Así que tienes criterios objetivos que te permiten tomar decisiones racionales (y no basadas en emociones como el miedo) de acuerdo con tus prioridades.

4. Formalizar los recursos y procedimientos

Para que su empresa pueda reanudar sus actividades después del desastre, debe asegurarse de compensar la pérdida de recursos (también denominados recursos críticos) mediante el uso de otros recursos. ¿Cuál es el nivel mínimo de recursos que la empresa necesita para la continuidad del negocio?

Hay 5 categorías de recursos críticos:

• infraestructura (locales, transporte, etc.);
• sistemas de información (sistemas informáticos, servidores, red de área local, correo electrónico, acceso a Internet, etc.);
• recursos humanos (equipos disponibles, refuerzos, cualificaciones, etc.);
• recursos intelectuales e intangibles (datos internos, información estratégica, etc.);
• servicios externos (agua, energía, subcontratistas, etc.) o productos críticos (materias primas raras).

Prepárese para la recuperación ante desastres identificando los recursos redundantes, recurriendo a recursos externos, realizando copias de seguridad de sus datos y planificando la organización y los procedimientos que permitirán que su empresa funcione después de un desastre.

5. Defina la estrategia de continuidad

Es importante estimar el costo del plan de continuidad (utilizando los elementos identificados anteriormente) para que los líderes empresariales puedan tomar una decisión informada sobre si tiene sentido adoptar el BCP y en qué medida.

6. Especifique los procedimientos de comunicación y gestión de crisis

La gestión de crisis permite alertar, anticipar, implementar acciones útiles y decidir activar ciertos dispositivos en el plan de continuidad del negocio.

La gestión de crisis tiene tres funciones clave:

• Monitoreo que permite detectar señales de advertencia y así preparar a las personas afectadas.
• La alerta del equipo de gestión de crisis y de los gerentes de la PCA que, a su vez, son responsables de alertar a la jerarquía y activar la unidad de crisis.
• Apoyo a la toma de decisiones y recomendación de un plan de acción óptimo en este contexto incierto.

7. Redacta el plan de continuidad

Una vez que haya completado todos los pasos anteriores, puede empezar a escribir el plan de continuidad empresarial. Debe describir el enfoque seguido, la estrategia elegida y los medios y procedimientos necesarios para su implementación. Por último, es necesario identificar a los responsables de la PCA, su función y las acciones de las que son responsables.

8. Garantizar la capacidad para implementar el plan

Ahora que el plan de continuidad del negocio está listo, es necesario garantizar que pueda activarse en cualquier momento, en particular verificando la disponibilidad de los recursos necesarios para activarlo, así como el conocimiento y la comprensión de los diversos procedimientos.

9. Evalúe y desarrolle la PCA

Por último, es necesario verificar la eficacia de la PCA, en particular comprobando que los procedimientos y las disposiciones se comprenden bien y que pueden ponerse en marcha dentro del tiempo indicado mediante ejercicios.

Para obtener más información, consulte Guía para crear un plan de continuidad empresarial de la Secretaría General de Defensa y Seguridad Nacional (SGDSN).