¿Cómo colaborar bien para la gestión de proyectos?

Henry Ford, un industrial estadounidense y fundador de los automóviles Ford, dijo: «Si todos avanzan juntos, el éxito vendrá por sí solo». De hecho, un proyecto no puede completarse sin el trabajo de un equipo unido. Los miembros del equipo ponen en común sus conocimientos, experiencias y habilidades para lograr los objetivos establecidos y garantizar que el proyecto sea un éxito. Eso es lo que llamamos colaboración.

Ya sea que tus empleados estén en las mismas instalaciones, dispersos por todo el mundo o trabajando de forma remota, aquí te explicamos cómo colaborar eficazmente dentro de un equipo en un proyecto.

Establecer las reglas de colaboración

La colaboración es el acto de pensar y trabajar juntos para lograr un objetivo común, es decir, el éxito de su proyecto. Sin embargo, cada equipo tiene su propia forma de trabajar juntos. Por ejemplo, los equipos remotos utilizarán principalmente herramientas y aplicaciones digitales, como las videoconferencias y la mensajería instantánea, para comunicarse, compartir ideas y documentos, y seguir adelante con su proyecto. En cuanto a los empleados que trabajan en las mismas instalaciones, sin duda preferirán las reuniones presenciales.

Así que, para siempre colaborar en la gestión de un proyecto, es importante definir desde el principio cómo trabaja tu equipo y las mejores prácticas a seguir para que la colaboración sea lo más fluida posible. Esto significa:

• definir las funciones y responsabilidades de cada persona;
• explica cómo ves la colaboración dentro de tu equipo (apoyo mutuo, intercambio de conocimientos, etc.);
• aclarar los comportamientos que se deben adoptar y los valores que se deben defender;
• determinar cómo trabajar y comunicarse (comunicación sincrónica y asincrónica);
• establecer los procedimientos a seguir en caso de problemas o conflictos;
• celebre cada pequeño éxito.

Por lo tanto, todos sus empleados se van con las mismas bases. Saben cómo trabajar juntos, cuándo y cómo comunicarse, y cómo responder a cada situación. Esto les permite ser más eficientes y productivos a diario en la gestión del proyecto.

Desarrollar la cohesión del equipo

Si, para este proyecto, ha reunido un equipo completamente nuevo, es muy probable que los miembros sepan poco o nada los unos de los otros. Para colaborar juntos de manera eficaz, es imprescindible que se conozcan y confíen unos en otros.

Como director y gerente de proyectos, su función es promover el espíritu de equipo y la cohesión grupal para romper barreras, crear vínculos y convivencia y desarrollar un clima de confianza dentro de su equipo.

Para ello, reúna a sus empleados en eventos dentro de la empresa, pero también fuera de ella. Por ejemplo, desayune en equipo todos los lunes por la mañana, almuerce juntos con regularidad y termine la semana laboral tomando una copa el viernes por la noche. También puedes organizar actividades de trabajo en equipo, como actividades deportivas, una clase de cocina, un taller creativo o una introducción al teatro o una degustación de vinos. ¡No faltan ideas para unir a tu equipo!

Centrarse en la comunicación

Para colaborar eficazmente en un proyecto y garantizar su éxito, la comunicación es absolutamente esencial. De hecho, es imprescindible que sus empleados intercambien y compartan regularmente información clave sobre el proyecto. Esto permite monitorear el progreso de las tareas en tiempo real y saber quién está haciendo qué para evitar errores, descuidos y duplicaciones.

Como gerente de proyectos, debes fomentar una comunicación abierta, honesta y sin prejuicios. La comunicación también significa saber escuchar. Por lo tanto, cada uno de sus empleados debe sentir que puede hacer todas sus preguntas y compartir sus opiniones, incluso las divergentes, sin ser juzgado.

Estas son algunas ideas para promover la comunicación:

• organiza reuniones/intercambios diarios, semanales o bimensuales con tu equipo;
• fomentar las pausas para tomar café para promover la comunicación informal;
• deje la puerta abierta para indicar que está disponible para hablar
• utilice herramientas de comunicación como la mensajería instantánea o la videoconferencia para equipos dispersos geográficamente

Cree un entorno colaborativo

La cultura corporativa desempeña un papel fundamental a la hora de fomentar y valorar la colaboración. Estos son algunos consejos para crear un entorno de trabajo colaborativo en su organización.

• Proporcione áreas tranquilas y cómodas que propicien el trabajo en equipo sin distracciones.
• Capacite a sus empleados e involúcrelos en los resultados empresariales.
• Sea transparente en cuanto a sus decisiones y fomente la retroalimentación.
• Cree un espacio seguro donde todos se sientan libres de compartir sus opiniones e ideas sin temor a ser juzgados.
• Fomente el intercambio de conocimientos y el aprendizaje entre colegas.
• Valora el trabajo en equipo.

Usa herramientas colaborativas

Hay una multitud de herramientas que promueven la comunicación y la colaboración dentro de los equipos. Plataformas colaborativas como Wimi permiten a los empleados trabajar juntos de manera efectiva para llevar a cabo un proyecto. De hecho, encuentran en el mismo espacio todas las funcionalidades necesarias para facilitar el trabajo en equipo y supervisar el progreso del proyecto.

Por ejemplo, con la suite colaborativa Wimi, tienes en particular:

• espacios de trabajo unificados por proyecto o actividad;
• De un administrador de tareas;
• de Canales de debate, mensajería instantánea y un sistema de videoconferencia;
• calendarios compartidos;
• espacio de almacenamiento de archivos.

Hoy en día, estas herramientas son esenciales para facilitar la colaboración dentro de los equipos. Esto es especialmente cierto cuando los miembros del equipo no trabajan juntos físicamente.

Para colaborar de manera eficaz en la administrar un proyecto, no basta con reunir a personas competentes y esperar a que ocurra la magia. La colaboración requiere un mínimo de preparación y organización. Esto incluye la definición de las mejores prácticas, el desarrollo de la cohesión del equipo, la promoción de la comunicación, la creación de un entorno colaborativo y el uso de herramientas colaborativas. ¡Tú decides jugar!