Marco de proyectos adaptativo: una guía introductoria para principiantes

Hoy en día, la mayoría de los proyectos no se pueden gestionar utilizando métodos de gestión de proyectos tradicionales que por lo general son demasiado rígidos. Una de las principales razones es que a menudo es difícil definir con precisión los requisitos completos de un proyecto desde el principio. El origen de esta dificultad se atribuye a numerosos factores, incluidos los cambios constantes por parte del cliente, los objetivos comerciales vagos, los cambios en el mercado o la competencia.

Incluso si puede determinar requisitos específicos, el mundo actual está cambiando y evolucionando a una velocidad muy alta, y los requisitos de su proyecto no pueden permanecer estáticos, sino que también deben evolucionar a lo largo de la vida del proyecto. Por lo tanto, querer gestionar un proyecto con métodos tradicionales que son demasiado rígidos es una pérdida de tiempo y dinero. La gestión de proyectos está cambiando y es hora de adoptar la metodología Adaptive Project Framework (APF).

Definición

En 2010, Robert K. Wysocki, un líder estratégico reconocido en el campo de la gestión de proyectos, publicó el libro Marco de proyecto adaptativo: gestión de la complejidad frente a la incertidumbre en el que describe el enfoque de las AFP.

También llamado gestión adaptativa en francés, el método AFP se creó para adaptarse constantemente a la situación cambiante de un proyecto. Por lo tanto, en este enfoque nada es fijo, ni la duración del proyecto, ni el presupuesto, ni los riesgos, y es posible ajustar todo de forma continua de acuerdo con los cambios en las características del proyecto.

Para usar la metáfora utilizada por Robert K. Wysocki en su libro: para gestionar eficazmente tus proyectos con el método APF, debes pensar como un chef, no como un cocinero. El cocinero solo sigue las recetas y, si le falta un ingrediente, puede que se pierda por completo y no sepa cómo continuar con su receta. Por el contrario, un chef tiene las habilidades y la experiencia para adaptarse a la situación y crear deliciosas recetas con los ingredientes disponibles.

Para que esta metodología se implemente con éxito, son esenciales dos condiciones:

• Por encima de todo, tu equipo no debe resistirse al cambio. Por el contrario, debe ser capaz de aceptarlo, adaptarse a él y aprender;
• el cliente debe participar plenamente en la gestión del proyecto de principio a fin, y su equipo debe mantener una relación de confianza basada en el intercambio.

Por último, recuerde que la AFP no es un enfoque universal para usarla tal cual, sino que se adapta constantemente a los cambios. Utiliza el enfoque de planificación justo a tiempo, considera al cliente como el principal responsable de la toma de decisiones, proporciona el máximo valor empresarial y elimina todo lo que no añade valor.

¿Cómo funciona?

La metodología del Marco de Proyectos Adaptativos consta de cinco pasos.

1. Definir el alcance del proyecto

Para empezar, es fundamental definir qué es lo que va a satisfacer al cliente. En otras palabras, ¿cuál es el objetivo del proyecto? ¿Qué necesidades debe satisfacer el cliente? Se trata, por tanto, de determinar Las condiciones de satisfacción (CD). Recuerda que un proyecto sin un objetivo específico está condenado al fracaso. Obviamente, el cliente debe validar los CD.

Luego tienes que escribir el Declaración general del proyecto (POS) que resume las condiciones de satisfacción, describe lo que se logrará y cómo, y enumera los riesgos y obstáculos potenciales, así como las previsiones de éxito.

Por último, es necesario presentar tres documentos:

• La lista de requisitos funcionales que prioriza las acciones a llevar a cabo. Esta lista puede cambiar a medida que avance el proyecto;
• Organigrama de tareas del proyecto (OTP), denominado Estructura de desglose del trabajo (WBS) en inglés, que desglosa el trabajo que debe realizarse para lograr los objetivos del proyecto;
• la Alcance triangular que indica cómo las diversas limitaciones del proyecto, a saber, el tiempo (es decir, los plazos para completar el proyecto), los costos (el presupuesto y los recursos disponibles) y el alcance del proyecto, influyen en la calidad del proyecto.

2. El cronograma del ciclo

El proyecto se divide en miniproyectos o ciclos (también denominados iteraciones) y cada ciclo debe proporcionar uno o más entregables. Este segundo paso implica la planificación de cada ciclo del proyecto. El objetivo es definir y planificar las tareas a completar.

Enumere las tareas individuales que deben completarse de acuerdo con la OTP y, a continuación, establezca el orden en el que deben completarse, identifique sus interdependencias, asígnelas a sus colaboradores y establezca sus fechas de entrega.

3. La realización del ciclo

En esta etapa, empezamos a trabajar en el proyecto. Sigue y ajusta el ciclo a medida que avanzas. Finaliza cuando el tiempo establecido con antelación ha expirado. Todo lo que no se haya completado en este ciclo se transferirá al ciclo siguiente.

Durante cada ciclo, es importante anotar todas las solicitudes de cambio e ideas de mejora. También se deben tener en cuenta los problemas encontrados para poder solucionarlos en los ciclos siguientes.

4. El punto de control del cliente

Este es un paso esencial en el método AFP. El cliente revisa la calidad de lo que se entregó durante este ciclo. Junto con el director del proyecto, planifican las posibles correcciones o mejoras que se realizarán durante la próxima iteración.

A partir de ahí, el proceso se repite (planificación, implementación y verificación) hasta completar el proyecto.

5. El informe final

Al final del proyecto, el director del proyecto, el equipo y el cliente evalúan el éxito del proyecto y determinan si los objetivos se lograron con éxito. Documentan lo que se ha aprendido e identifican posibles mejoras en los procesos para proyectos futuros.

Conclusión

Cada proyecto es único. Por lo tanto, los métodos utilizados para gestionarlos también deben ser únicos y adaptarse a las circunstancias específicas de cada proyecto.

Es el caso de la metodología Adaptive Project Framework, que ofrece una gran flexibilidad y permite trabajar conjuntamente con el cliente durante todo el proyecto para garantizar su satisfacción y, por tanto, el éxito del proyecto.