8 consejos para gestionar tu equipo de forma remota

Con el auge del trabajo remoto y el desarrollo de nuevas formas de trabajar en las organizaciones, los gerentes deben gestionar cada vez más los equipos remotos. Esto no es fácil e implica cuestionar los métodos tradicionales de gestión presencial, porque no se gestiona de la misma manera a un equipo que está físicamente presente en las instalaciones de la empresa ni a los empleados que trabajan desde casa de la misma manera.

¿Cómo mantienes a los miembros del equipo motivados y productivos? ¿Cómo puede ayudarlos a administrar su tiempo de manera efectiva? ¿Cómo garantizar su función de gestión diaria sin convertirse en un microgerente? ¿Cómo mantener la cohesión del equipo, el sentimiento de pertenencia y el compromiso de los empleados?

Para responder a todas estas preguntas, descubre 8 consejos que te ayudarán a gestionar tu equipo remoto.

1. Aprender a confiar

La confianza es el elemento fundamental de la relación entre un gerente y su equipo. Esto es especialmente cierto cuando el equipo está disperso geográficamente. Como gerente, su función no es verificar constantemente que sus empleados hayan hecho bien su trabajo. Tienes que poder delegar y confiar las misiones a tu equipo sin tener que dejar todo atrás.

Por supuesto, la confianza se construye con el tiempo y sus empleados también deben demostrarle que son dignos de confianza. Pero cuando se trabaja desde casa, es un requisito previo esencial. Recuerde que ha elegido a sus empleados por sus habilidades y experiencia, y recuerde que todos tienen derecho a cometer errores.

2. Establece reglas

Para que su equipo funcione correctamente de forma remota, es esencial establecer un marco y definir reglas. Sus empleados necesitan saber qué pueden y qué no pueden hacer, y qué se espera de ellos.

Juntos, acuerden los siguientes puntos:

• horarios de trabajo y disponibilidad (por ejemplo, no enviar mensajes ni llamar antes de las 8:30 a.m. y después de las 7:00 p.m.)
• cómo comunicarse a diario (por ejemplo, salude todas las mañanas cuando comience a trabajar y despídase cuando termine el día);
• cómo comunicarse en caso de emergencia;
• la forma de trabajar (el proceso de validación, el procedimiento en caso de error, etc.).

3. Defina los objetivos y los KPI

Este paso es esencial para todos los equipos, ya sean presenciales, remotos o híbridos. Para ser eficaz en el día a día, cada uno de sus empleados debe tener una visión precisa de los resultados que se esperan de ellos. Por lo tanto, como gerente, debe establecer objetivos claros. Para ello, utilice el método SMART (específico, medible, medible, aceptable y ambicioso, realista y definido en el tiempo). Por lo tanto, usted y su equipo tienen una visión común.

Recuerde definir también KPI (Rendimiento clave) Indicador o indicadores clave de rendimiento) que le permiten saber si se están logrando los objetivos establecidos y evaluar el desempeño de su equipo. También es una excelente manera de mantener a tu equipo motivado.

4. Fomentar la comunicación

La comunicación es el pegamento que mantiene unido a un equipo disperso. Como gerente, debes fomentar firmemente la comunicación regular entre los miembros de tu equipo remoto, utilizando todas las herramientas disponibles (teléfono, correo electrónico, chat, vídeo, etc.).

Hay dos tipos de comunicación:

• comunicación formal sobre el progreso del proyecto, las tareas a realizar, los problemas a resolver, etc., especialmente durante las reuniones;
• comunicación informal, que implica discusiones gratuitas entre sus empleados para compartir sus opiniones, sentimientos y dudas, pero también para conocerse y discutir temas más personales durante las pausas virtuales para tomar café o las conversaciones de chat.

Estos dos tipos de comunicación son muy importantes para avanzar con tu proyecto y el logro de tus objetivos, así como para mantener la cohesión dentro del equipo.

5. Opta por herramientas adaptadas al teletrabajo

Para que tus empleados puedan llevar a cabo sus tareas diarias de forma eficaz, debes proporcionarles herramientas colaborativas adaptadas al trabajo remoto.

Estas son algunas herramientas esenciales para facilitar la colaboración y la comunicación dentro de su equipo remoto:

• software de gestión de proyectos como Wimi;
• uno mensajería instantánea;
• uno sistema de videoconferencia;
• una red social corporativa;
• una suite ofimática colaborativa;
• uno agenda compartida.

6. Fortalecer la cohesión del equipo

A distancia, sus empleados pueden sentirse solos y aislados, lo que puede provocar una pérdida de motivación y sentido de pertenencia. Al gestionar un equipo remoto, es fundamental hacer todo lo posible para mantener los lazos sociales y la cohesión del equipo. Porque al trabajar desde casa, sus empleados no pueden reunirse en la máquina de café para charlar.

Depende de usted, el gerente, promover las relaciones sociales y mantener el espíritu de equipo organizando eventos virtuales (desayuno, almuerzo, pausa para tomar café o aperitivo con vídeo), iniciando debates personales, desafíos divertidos o cuestionarios de chat, y planificando reuniones presenciales varias veces al año para reforzar el sentimiento de pertenencia a la empresa.

7. Valorar los buenos resultados del equipo

Como seres humanos, necesitamos reconocimiento. En el trabajo, el reconocimiento desempeña un papel esencial en el bienestar, el compromiso y la motivación de los empleados. Y esto es aún más cierto cuando los empleados no trabajan en las instalaciones de su empresa.

Como gerente, es importante que valore regularmente el trabajo de sus equipos remotos. Agradezca a sus empleados por su participación, demuéstreles que aprecia su trabajo y felicítelos públicamente cada vez que logren sus objetivos.

Hay varias maneras de mostrar tu aprecio a tus empleados:

• una palabra, un correo electrónico o una tarjeta de agradecimiento
• una bonificación o un aumento,
• un punto culminante durante una reunión,
• envíales un pequeño obsequio,
• Haga que les entreguen una comida,

8. Esté disponible y receptivo

Por último, sus empleados deben saber que pueden contar con usted y ponerse en contacto con usted en cualquier momento, a pesar de la distancia. En lugar de dejar la puerta abierta para indicar que estás disponible, puedes reservar una franja horaria todos los días o semanas de tu calendario para responder a las preguntas de tus empleados de forma individual.

Además, cuando alguien de tu equipo necesite tu ayuda, responde y ponte en contacto con él de inmediato. Si no puedes solucionar el problema de inmediato, reconoce su mensaje e indica cuándo puedes solucionarlo (sé específico y cumple tus compromisos).

El secreto para gestionar un equipo remoto es confiar en sus empleados y adaptar sus prácticas de gestión sin caer en la microgestión.