Método de resolución de problemas: 6 técnicas que debe conocer
La vida está lejos de ser un río largo y tranquilo. En el trabajo, hay pocos proyectos que se desarrollen sin problemas. Un error informático, un proveedor que le falla, un cliente que cambia sus requisitos, usted y su equipo se enfrentan a diario a problemas más o menos importantes que deben resolverse para seguir progresando.
Por supuesto, los problemas son inevitables, pero mantén una actitud positiva y ve las dificultades encontradas como desafíos que te animan a desarrollar tu pensamiento y creatividad.
Algunos problemas se resuelven rápidamente, mientras que otros, más complejos, deben considerarse proyectos reales en sí mismos. Sin embargo, recuerde que las tres cualidades esenciales para resolver un problema de manera efectiva son la flexibilidad, la adaptabilidad y la comunicación porque cada problema es diferente y requiere un trabajo de investigación específico.
Para ayudarlo a lidiar con las situaciones más difíciles, existen varios métodos y herramientas para resolver problemas. Una breve descripción y un análisis de las mejores prácticas a adoptar.
Los 6 mejores métodos de resolución de problemas
Estos son 6 métodos de resolución de problemas que pueden ayudarlo a superar los desafíos de la administración de proyectos.
1. El método infalible de 6 pasos para resolver problemas
El método de resolución de 6 pasos (identificar el problema, definir y delimitar el problema, buscar soluciones, elegir una solución, aplicar la solución, evaluar la solución) es perfectamente aplicable a la gestión de proyectos.
Wimi, con sus funciones de colaboración, supervisión y análisis, puede ayudarte en cada paso del proceso. Durante la etapa de identificación del problema, visualice el estado del proyecto y comuníquese con el equipo para analizar las causas. Cuando se trata de encontrar y elegir soluciones, Wimi facilita la lluvia de ideas, la evaluación de las opciones y la toma de decisiones.
2. El método 8D: resolver problemas de forma sostenible
El método 8D se diseñó originalmente para la industria. Ahora se puede aplicar a la gestión de proyectos para resolver problemas de forma eficaz.
Los 8 pasos de este método son:
- Creación de un equipo de expertos: Wimi permite crear grupos de trabajo dedicados a resolver el problema, con un líder de equipo claramente identificado.
- Describa el problema con precisión: La descripción de las tareas en Wimi se puede enriquecer con campos personalizados para documentar los elementos clave del problema (fecha de aparición, impacto, nivel de gravedad, etc.)
- Configure acciones temporales: Las subtareas de la plataforma Wimi permiten detallar las acciones de bloqueo, con administradores y plazos claramente definidos.
- Identifique la causa raíz del problema: El diagrama de Gantt, con su vista cronológica de las tareas y las dependencias, facilita la identificación de los cuellos de botella y los puntos críticos.
- Defina y elija acciones correctivas permanentes: Al volver a utilizar las subtareas de Wimi, puede detallar las distintas opciones correctivas, con las ventajas, desventajas, costos y plazos asociados.
- Implemente acciones correctivas: La asignación de tareas y subtareas con plazos precisos le permite supervisar la implementación de las acciones correctivas.
- Evite que el problema vuelva a ocurrir: Utilice los documentos de Wimi para centralizar y versionar procedimientos, guías y plantillas de documentos actualizados.
- Elogie al equipo por su trabajo: En el chat, agradece personalmente a los participantes y promueve así la cohesión del equipo.
3. PDCA: El ciclo de mejora continua para un rendimiento óptimo
El método PDCA (planificar, desarrollar, controlar, actuar) es un ciclo de mejora continua en cuatro pasos que tiene como objetivo mejorar los procesos y los productos.
Wimi puede ayudarlo a aplicar este método de manera efectiva a sus proyectos apoyándolo en cada etapa del PDCA:
- Planear: Defina objetivos, planifique tareas, gestione los riesgos
- Desarrollar: Haz un seguimiento del progreso, comunícate con el equipo, comparte documentos
- Controlar: Analice los resultados, identifique las discrepancias
- Acto: Implemente acciones correctivas y mejore los procesos.
4. DMAIC: El método para la excelencia operativa
El método DMAIC es una hoja de ruta para la resolución de problemas y la mejora de procesos.
Este enfoque se estructura en seis fases:
- Definir: Con Wimi, aclara el problema y los objetivos del proyecto a través de espacios de trabajo colaborativos.
- Medida: Recopile datos de rendimiento mediante el diagrama de Gantt, el seguimiento del tiempo y los paneles.
- Analiza: Identifique las causas fundamentales del problema con los diagramas y las herramientas de generación de informes de Wimi.
- Mejore: Implemente soluciones creando tareas, asignando responsabilidades y documentando el progreso.
- Controlar: Mantenga las mejoras mediante el seguimiento de los KPI, la generación de informes y el uso de alertas.
5. Resuelva los problemas rápidamente con el método QRQC
El método QRQC (Control de calidad de respuesta rápida) es un método de resolución de problemas que tiene como objetivo responder rápida y eficazmente a los problemas de calidad. Para ello, identificamos el problema, lo bloqueamos, averiguamos por qué ocurrió, lo corregimos, verificamos que el problema está resuelto y aprendemos la lección para el futuro.
Wimi puede ayudarte con QRQC, porque la plataforma te permite:
- Centralice la información: Todos los datos están en un solo lugar y son fáciles de encontrar.
- Comunícate fácilmente: Puedes chatear e intercambiar rápidamente.
- Siga el proyecto: Ves dónde estás e identificas los problemas.
- Gestione los documentos: Compartes archivos y actualizaciones.
- Vea los indicadores: Aprovecha el potencial de los paneles para supervisar el progreso.
6. Carré d'as: una herramienta sencilla y eficaz para resolver problemas
El método Carré d'as es un enfoque sistemático para la resolución de problemas, que se utiliza a menudo en el contexto industrial, especialmente en la fabricación, el montaje y la logística. Este método fomenta un enfoque riguroso y metódico para resolver problemas, al promover el análisis de las causas fundamentales y la búsqueda de soluciones duraderas.
Su nombre es un acrónimo que representa los 7 pasos clave del método: reconocer la anomalía, analizar el problema, encontrar soluciones, retener la solución óptima, establecer un plan de acción, aplicar la solución y monitorear los resultados.
Wimi puede ser un valioso aliado para aplicar este método gracias a las funcionalidades para monitorear los proyectos y visualizar las diferencias, a las herramientas para el análisis y la lluvia de ideas, al espacio colaborativo para encontrar soluciones, pero también gracias a los informes y paneles para la fase de evaluación.
¿Cuáles son las diferentes herramientas de resolución de problemas?
Como vimos anteriormente, puede utilizar una variedad de herramientas durante el proceso de resolución de problemas. Estas son algunas, pero hay muchas otras en el mundo de la administración.
El QQOQCP
Gracias a esta popular herramienta, analizas la situación con precisión haciéndote las preguntas correctas:
- Qué: Describa el problema y sus consecuencias.
- Quién: ¿quiénes son las personas afectadas?
- Dónde: ¿dónde está ocurriendo el problema?
- Cuándo: ¿cuándo y durante cuánto tiempo ha estado presente el problema? ¿Cuál es su frecuencia?
- Cómo: ¿cómo lo vas a hacer? ¿Qué recursos vas a destinar?
- Por qué: ¿cuáles son los motivos, las explicaciones y las causas del problema?
El diagrama de causa y efecto
También llamado diagrama de Ishikawa o diagrama de espinas de pescado (por su forma), es una herramienta visual que permite estructurar la búsqueda de las causas de un problema. De manera similar, el diagrama de Pareto permite identificar las causas sobre las que hay que actuar primero para resolver los problemas.
Lluvia de ideas
Ideal para encontrar ideas, hacer lluvia de ideas o lluvia de ideas es una técnica creativa y espontánea que se practica en equipo y permite explorar ampliamente todas las soluciones posibles para la resolución de problemas. Es un enfoque sencillo de implementar que puede ayudarlo en su proceso.
La matriz de decisiones
Como su nombre indica, esta herramienta te ayuda a tomar una decisión cuando necesitas elegir la mejor acción para resolver un problema. Para ello, debe definir los criterios y calificar cada solución en función de estos criterios. La solución ganadora es la que obtiene la puntuación más alta.
El diagrama del árbol
Utilice esta herramienta cuando se enfrente a una situación compleja y necesite hacer un análisis en profundidad de las diversas opciones posibles para tomar la mejor decisión.
Kit de herramientas para la resolución de problemas: descubra lo esencial
Conozca las herramientas que pueden ayudarlo en el proceso de resolución de problemas.
Los 5 porqués
El objetivo de los 5 porqués es identificar la causa raíz de un problema haciendo la pregunta «¿por qué?» ». Empieza con el problema y pregúntate por qué ocurre. La respuesta a esta pregunta lleva a otro por qué y así sucesivamente, hasta 5 veces.
El diagrama de Ishikawa
El diagrama de Ishikawa se usa para identificar las posibles causas de un problema de manera visual y estructurada. Para usar esta herramienta, representa el problema como la «cabeza de pez» y las posibles causas como los «bordes». Los bordes se agrupan en categorías como material, métodos, mano de obra, medio ambiente, etc.
El diagrama de Pareto
Con el diagrama de Pareto, se priorizan las causas de un problema en función de su impacto. Clasifica las causas en orden de importancia (frecuencia, costo, etc.) y grafícalas como un histograma y una curva acumulativa. El principio de Pareto establece que el 80% de los efectos son generalmente debidos (el 20% de las causas). Por lo tanto, esta herramienta le permite centrar sus esfuerzos en las causas más importantes.
Conclusión
Hay una gran cantidad de métodos para resolver problemas, pero por lo general todos siguen el mismo proceso (es decir, definir el problema, identificar las causas, encontrar e implementar soluciones y analizar y hacer un seguimiento). Lo más importante es garantizar que la solución implementada sea efectiva a largo plazo y que el problema se erradique definitivamente.
Con Wimi, asegúrate de que no se te escape nada y de que tus objetivos se cumplan. Obtienes resultados concretos, la gestión del equipo es más fluida y tus empleados tienen todas las herramientas para superar cada objetivo.
