Sala de datos: qué es una sala de datos virtual y sus ventajas
El contexto actual obliga cada vez a más empresas a buscar soluciones confiables y altamente seguras para almacenar sus datos e información confidencial.
Para la administración diaria de sus datos o para un evento excepcional, como un proyecto de fusión-adquisición o una transacción financiera importante, la sala de datos es una solución totalmente adaptada al almacenamiento y el intercambio seguros de toda su información.
Descubra qué es realmente una sala de datos virtual y por qué estas herramientas son cada vez más populares.
¿Qué es una sala de datos?
Una sala de datos es un poco como una caja fuerte de datos. Traducido literalmente, sala de datos significa «sala de datos». Es un espacio de almacenamiento seguro, real o virtual, en el que una organización pone a disposición un gran volumen de información, a menudo confidencial, sobre un proyecto. El acceso está restringido y las personas autorizadas pueden consultar la información de forma remota.
Tradicionalmente, las salas de datos se utilizaban para proteger las transacciones financieras o legales, las OPI o la administración de bienes raíces. Sin embargo, durante varios años, se han utilizado para otros motivos, como el almacenamiento o el intercambio de datos o el intercambio de documentos.
En una sala de datos virtual se pueden almacenar, descargar, guardar y gestionar todo tipo de documentos: cartas oficiales, artículos de prensa, gráficos, hojas de cálculo, imágenes, etc.
¿Quién puede usar una sala de datos y por qué?
Cualquier empresa que esté preocupada por la seguridad de sus datos puede utilizar una sala de datos. En términos más generales, las salas de datos son utilizadas por empresas que procesan una gran cantidad de datos confidenciales que deben transmitir a diversos públicos, como sus empleados, clientes, usuarios, proveedores o socios (contratos, financiación, información contable, etc.). Esta información no puede enviarse simplemente por correo electrónico debido a su volumen y a su naturaleza confidencial, un solución colaborativa segura es, pues, esencial.
Según el sitio Antinno.net, hay varios casos de uso para una sala de datos, pero cada vez es una organización la que debe poner los datos o la información a disposición de los empleados de otras organizaciones, de manera segura, en el contexto de transacciones delicadas en las que la confidencialidad es una condición esencial:
- fusiones y adquisiciones,
- recaudación de fondos,
- reestructuración empresarial,
- transacciones inmobiliarias,
- asociaciones estratégicas,
- licitaciones en contextos delicados (nucleares, militares, etc.).
Las salas de datos son especialmente apreciadas en contextos internacionales, así como por las empresas que han adoptado la desmaterialización de los datos.
¿Cuáles son los beneficios?
Las ventajas de las salas de datos son numerosas. Estas son cinco de ellas.
1. Protección de datos
Esta es, sin duda, la razón principal por la que la mayoría de las empresas optan por una sala de datos virtual. El acceso a los datos está restringido y solo las personas autorizadas pueden ver la información almacenada.
Además de las funciones básicas, los proveedores de salas de datos ofrecen una multitud de opciones para aumentar la seguridad y la confidencialidad de los datos, como:
- una comprobación contra software malintencionado (malware);
- un sistema complejo de autorización y autenticación;
- copia de seguridad de datos;
- cifrado de archivos.
2. Fácil acceso y ahorro de tiempo
En el mundo ultraconectado de hoy, imprimir sus archivos, almacenarlos en archivadores y archivarlos en una sala dedicada dentro de su empresa parece completamente anticuado. ¡Y qué pérdida de tiempo! De hecho, si necesitas archivar un documento para un cliente, por ejemplo, tendrás que viajar para encontrar el archivo correcto, luego tendrás que escanear el documento y enviarlo y, finalmente, tendrás que volver a guardarlo. Todo esto conlleva una pérdida de tiempo y productividad, ya que mientras hurgas en los archivos de la empresa, no puedes seguir adelante con tus otros proyectos.
Una sala de datos le permite explotar de manera fácil y eficaz un gran volumen de datos. Encuentra rápidamente el documento que buscas y lo compartes en unos pocos clics. La mayoría de las salas de datos están equipadas con un potente motor de búsqueda para facilitarle las cosas. Y, sobre todo, compartir información se hace de forma segura.
3. Mejor control de acceso
En los negocios, es fundamental garantizar que ciertos documentos no caigan en manos de las personas equivocadas. Al almacenar sus documentos en una sala de datos, es usted, como propietario de los datos, quien define los derechos de acceso de lectura y/o escritura a los documentos almacenados. De esta forma, puede estar seguro de que sus archivos no se pierden, de que las personas interesadas los consultan y de que tiene el control sobre los cambios realizados. Estos ajustes se pueden cambiar según sea necesario.
4. Practicidad y transparencia
Otra ventaja de las salas de datos es su facilidad de uso. Puede acceder a ellas desde cualquier lugar, con cualquier dispositivo conectado (smartphone, tableta, portátil), a diferencia de las salas de archivo físicas.
Además, las salas de datos favorecen la transparencia. Están equipadas con un sistema de notificaciones que le avisa en tiempo real de los cambios realizados. También tiene acceso al historial de actividades de cada documento: el número total y detallado de consultas (por día, por semana, por mes), las personas que lo consultaron, los cambios realizados, etc. Esta información puede ser estratégica en el contexto de una transacción, por ejemplo.
5. Reducción de los gastos generales
Como todos sus archivos se almacenan en línea, ya no necesita imprimirlos, por lo que ahorrará dinero en material de oficina, como cartuchos de impresora y papel.
Conclusión
Ante la ciberdelincuencia, proteger sus datos es ahora vital para todas las empresas. Su seguridad y reputación están en juego.
Si administra un gran volumen de datos confidenciales, el uso de una sala de datos es fundamental. Además de ofrecerte un lugar seguro para comparte tus documentos con personas seleccionadas, puede controlar el acceso a los datos y reducir el riesgo de que su información confidencial se divulgue a desconocidos.
