¿Qué es un proyecto sensible y cómo se gestiona?

En algún momento de su carrera, cada director de proyecto debe gestionar uno o más proyectos delicados. La gestión de un proyecto de este tipo puede ser un verdadero desafío, y es mejor estar bien preparado para garantizar su éxito.

Descubra lo que llamamos un proyecto delicado, así como algunos consejos para garantizar su finalización sin problemas y con éxito.

¿Qué es un proyecto sensible?

Larousse proporciona dos definiciones adecuadas de la palabra «sensible» en el contexto de la gestión de proyectos:

• que deben tratarse con especial atención y vigilancia;
• que está sujeto a una mayor vigilancia por motivos de seguridad.

Por lo tanto, un proyecto sensible es un proyecto que debe permanecer confidencial o un proyecto que trata un tema delicado, que aumenta las tensiones o tiene problemas políticos o estratégicos importantes, por ejemplo.

Básicamente, hay dos categorías de proyectos delicados:

• Proyectos internos delicados : afectan a la estrategia interna de la empresa y tienen un impacto directo en los empleados de la empresa, como la reubicación de una parte o la totalidad de la empresa, la transición a un nuevo sistema informático, la reducción del personal siguiendo un plan social, etc.
• Proyectos sensibles externos: este tipo de proyecto depende principalmente de la estrategia externa de una empresa, su posicionamiento en el mercado en relación con sus competidores y su reputación. Por ejemplo, una fusión-adquisición, el lanzamiento de un nuevo producto, un cambio radical de estrategia, el tratamiento de residuos tóxicos, etc.

A menudo, un proyecto delicado provocará una reestructuración de la empresa, un cambio en su misión, lo que tendrá consecuencias más o menos importantes en toda la organización tanto a nivel interno como externo. De ahí la necesidad de gestionar este tipo de proyectos con el máximo cuidado y de hacer todo lo posible por mantenerlos confidenciales a fin de evitar filtraciones de información, rumores, reacciones excesivas del personal, daños a la imagen de la empresa, etc.

Sepa que el factor humano es a menudo la principal causa del fracaso de este tipo de proyectos. Por ejemplo, los empleados que se oponen enérgicamente a su proyecto corren el riesgo de retrasarlo o incluso ponerlo en peligro.

Un proyecto delicado combina dificultades relacionales con complejidades técnicas. Crea un entorno irracional al que el director del proyecto no está acostumbrado y que hace que pierda el rumbo. Por lo tanto, es más probable que cometa errores.

¿Cómo gestionar un proyecto delicado?

No gestionas un proyecto delicado de la misma manera que gestionas un proyecto más tradicional. La administrar un proyecto sensible puede ser un verdadero desafío para los no iniciados.

Estos son 5 consejos que le ayudarán a gestionar de forma eficaz sus proyectos más delicados.

1. Un equipo en el que puedes confiar

Si acabas de recibir un proyecto delicado, comienza por seleccionar cuidadosamente a los miembros de tu equipo. Para mantener la confidencialidad del proyecto, solo es necesario que participe un pequeño número de personas. Sus empleados deben ser dignos de confianza y tener habilidades particulares como la discreción, la diplomacia, la perseverancia, etc.

2. Comunicación cuidadosa pero esencial

Ciertamente, un proyecto sensible requiere esencialmente mantener la confidencialidad de la información procesada para un pequeño grupo de personas. Sin embargo, la comunicación es esencial para el éxito de cualquier proyecto.

Los miembros de su equipo deben comunicarse regularmente entre sí para mantener una colaboración eficaz, pero también con las distintas partes interesadas para mantenerlos actualizados sobre el progreso del proyecto.

Si se trata de un proyecto que afecta directamente a los empleados, evite el efecto sorpresa y la falta de participación de los empleados, ya que es posible que su proyecto se retrase o incluso se cancele.

Incluso si, después de un tiempo, algunos datos pierden su naturaleza confidencial, debe permanecer atento a la información que divulga para no comprometer el buen funcionamiento del proyecto y su éxito.

Para facilitarle las cosas, designe a una persona responsable de la comunicación con las partes interesadas y/u otras audiencias.

3. Confidencialidad inquebrantable

La clave del éxito de un proyecto sensible reside en la confidencialidad de sus datos. Su equipo debe comprender plenamente las cuestiones cruciales de mantener la seguridad y la confidencialidad información clave del proyecto. ¿Qué información puede proporcionar? Por el contrario, ¿cuáles debes mantener en secreto?

Los miembros de su equipo que trabajan con datos confidenciales a diario deben utilizar una metodología estructurada para almacenar, compartir, actualizar o incluso destruir los datos procesados de forma segura y así evitar filtraciones de información.

4. Herramientas seguras

¿Cómo puede garantizar la confidencialidad de la información si las herramientas que utiliza no la convierten en su prioridad? Por lo tanto, es imprescindible que trabaje con herramientas y software seguros para gestionar sus proyectos delicados.

Por ejemplo, Blindado Wimi es una plataforma de colaboración altamente segura que garantiza la seguridad, confidencialidad y soberanía de los datos de su proyecto.

Esta solución collaborative le ofrece todas las funcionalidades esenciales para la gestión eficiente de sus proyectos (mensajería instantánea, diagrama de Gantt, calendario, etc.), además de ofrecer cifrado de extremo a extremo, un sistema de autenticación reforzado y alojamiento de sus datos en la Francia metropolitana.

5. Conocimiento de la gestión de riesgos

Incluso con el máximo cuidado, no existe el riesgo cero. Para anticipar los riesgos potenciales, mitigarlos o incluso prevenirlos por completo o, si es necesario, prepararse para enfrentarlos y abordarlos de manera efectiva, debe implementar la gestión de riesgos desde el inicio del proyecto.

Para una gestión de riesgos eficaz, siga estos pasos:

• identificar los riesgos;
• evaluarlos y priorizarlos;
• estimar su probabilidad de ocurrencia;
• evaluar sus impactos en el proyecto;
• definir un plan de acción para eliminar los riesgos o limitar sus impactos;
• determinar los indicadores para monitorear y controlar los riesgos.

Para resumir

Debido a su naturaleza delicada y confidencial, un proyecto sensible requiere cautela, un equipo competente, una comunicación cuidadosamente equilibrada, una confidencialidad inquebrantable, herramientas adaptadas y seguras y una gestión de riesgos eficaz.

Ahora sabe cómo gestionar sus proyectos delicados. ¡Tú decides jugar!