¿Cómo administra los datos confidenciales de su organización?

No hace mucho tiempo, los datos empresariales se registraban manualmente en papel, luego se almacenaban en cajas y se almacenaban en archivos corporativos o en lugares de almacenamiento seguros, y la única forma de que personas malintencionadas pudieran hacerse con ellos era mediante robos.

Hoy en día, los tiempos han cambiado mucho. La transformación digital ha pasado por esto, y la mayoría de los datos ahora están digitalizados y almacenados en la nube, donde son más vulnerables a los ciberataques.

El tema de la protección de datos se ha convertido en un tema muy importante para las empresas, que deben garantizar a toda costa que sus datos sensibles permanezcan confidenciales.

¿Qué son los datos sensibles?

Las organizaciones de todos los tamaños y de todos los sectores recopilan, procesan y almacenan diariamente una gran cantidad de datos más o menos confidenciales.

Los datos confidenciales incluyen:

• información de clientes y empleadoscomo el número de seguridad social, el domicilio, el número de teléfono, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico, el número de pasaporte, pero también el origen racial o étnico, los datos de salud, las opiniones políticas, la afiliación a sindicatos, etc.;
• datos financieros como los métodos de pago de los clientes, los datos bancarios, las nóminas de los empleados, etc.;
• datos empresariales estratégicos.

Si estos datos sensibles caen en malas manos, las consecuencias pueden ser desastrosas: fraude, robo de identidad, extorsión, espionaje industrial, competencia desleal, etc. La reputación y la imagen de su empresa se verán afectadas, perderá la confianza de sus clientes o su ventaja competitiva, y todo esto tendrá un impacto financiero significativo en su negocio.

Por lo tanto, proteger sus datos confidenciales debe ser su prioridad. A continuación, te explicamos cómo gestionar tus datos de forma eficaz para evitar filtraciones o robos.

¿Cómo gestionar correctamente los datos confidenciales de su organización?

Siga estos consejos para administrar y proteger sus datos confidenciales de manera eficaz.

1. Haga un inventario de todos sus datos confidenciales

Para empezar, es necesario:

• haga un inventario de toda la información confidencial de la que disponga su empresa;
• identifique los movimientos de estos datos (¿cómo los obtiene? ¿Qué haces con ellos?) ;
• elabore una lista de las personas que tienen acceso regular a ella o que pueden tener acceso a ella.

Así es como puede definir dónde se encuentran las posibles brechas de seguridad.

Enumere los datos confidenciales:

• por tipo: financiero, personal, estratégico, etc.;
• por ubicación: ordenador (fijo y portátil), disco duro, memoria USB, servidor, teléfono móvil, etc.;
• por departamento: ventas, marketing, recursos humanos, finanzas, así como sus proveedores de servicios (como la nube), centros de llamadas, etc.

2. Reducirlos al mínimo

Para proteger incluso los datos más confidenciales, es esencial recopilar o conservar solo lo que realmente necesita para administrar su negocio correctamente. Por ejemplo, ¿es realmente necesario conservar el número de la tarjeta de crédito, la fecha de caducidad y el CVC (código de validación de la tarjeta) de cada uno de tus clientes?

3. Proteja los datos que conserva

Ahora, necesita proteger los datos confidenciales de los que su empresa no puede prescindir. Para ello, se deben tener en cuenta tres elementos:

• Seguridad física : siempre que sea posible, dedique una habitación con llave al almacenamiento de datos confidenciales donde almacenará discos duros, CD, archivos en papel o incluso servidores. Solo un número limitado de personas debería tener acceso a él. Aún mejor, nombre a una sola persona que sea responsable de esta sala y asegúrese de mantener un registro de quién accede a los datos almacenados.
• Seguridad electrónica : necesita conocer las posibles fallas en su sistema informático y recurrir a expertos para que las solucionen. Instale antivirus que actualice con regularidad. Usa el cifrado de extremo a extremo para todos sus datos, especialmente los más sensibles. Además, usa aplicaciones para generar automáticamente nuevas contraseñas de forma regular. Si es posible, evita almacenar datos confidenciales en un ordenador con acceso a Internet.
• La seguridad de sus proveedores : si pones en marcha medidas de seguridad estrictas pero no a tus proveedores, correrás un riesgo. Asegúrese de que las empresas con las que trabaja también cuenten con políticas sólidas para proteger sus sistemas y datos. Elija empresas que alojen sus datos en Francia, como Wimi. Especifica también que deben informarte de cualquier incidente, aunque no sea grave.

4. Elimina correctamente lo que no necesites

La eliminación de datos confidenciales debe realizarse correctamente para no dejar ningún rastro que los ciberdelincuentes puedan recuperar y reutilizar.

Defina el procedimiento a seguir para eliminar eficazmente la información confidencial. Triture o queme documentos confidenciales instalando trituradoras en los distintos departamentos o cerca de la fotocopiadora. Usa un software especializado para borrar todos los archivos de la computadora de los que quieras deshacerte. Sin él, la información podría recuperarse.

5. Educa a tus empleados sobre las mejores prácticas de ciberseguridad

Los empleados que trabajan con datos confidenciales de forma regular deben comprender la importancia de mantener la confidencialidad de esos datos y su papel en la protección de esos datos. Para ello, es fundamental que los informe sobre los riesgos que ello implica y que los capacite sobre las mejores prácticas que deben adoptar y las conductas que deben evitarse (reconocer la suplantación de identidad, no descargar el archivo adjunto de un correo electrónico cuyo remitente sea desconocido, etc.). Lo mismo ocurre con los empleados de teletrabajo.

También puede capacitar a una persona o un equipo que se dedique especialmente a la seguridad de sus datos, independientemente del tamaño de su empresa. Este equipo puede encargarse de capacitar a sus empleados sobre los riesgos de la ciberdelincuencia, responder a sus preguntas y apoyar a los equipos de TI.

6. Prepare una respuesta adecuada en caso de infracción

Los ciberdelincuentes siempre parecen ir un paso por delante y, por lo tanto, hoy en día es difícil crear un sistema de seguridad que sea completamente infalible. Debe estar preparado para responder de manera eficaz en caso de que se produzca una infracción a fin de minimizar el impacto en su empresa, sus clientes y sus empleados.

Para ello, defina un plan de acción que describa las medidas que se implementarán en caso de un incidente de seguridad y designe a una o más personas responsables de su implementación. Documente el incidente (naturaleza de la violación, número de personas involucradas, tipo de datos, etc.). Analice el incidente para averiguar qué ocurrió y cómo solucionarlo. Por último, haga una lista de las personas y organizaciones a las que se va a notificar (las personas interesadas, las CNIL, etc.).