¿Cómo proteger el intercambio de archivos en las empresas?
Es innegable que el intercambio de archivos es un elemento clave del trabajo colaborativo y la productividad empresarial. Sin embargo, el establecimiento de un proceso de intercambio seguro es esencial para proteger los datos confidenciales contra posibles accesos no autorizados, filtraciones de información estratégica o ciberataques. Por este motivo, explicamos cómo compartir de forma segura los archivos de su empresa.
¿Qué es el intercambio seguro de archivos?
El intercambio seguro de archivos es una forma de transmitir archivos digitales entre dos usuarios de manera que se protege la información en tránsito del acceso no autorizado a esos datos. Esto implica el despliegue de medidas de seguridad adecuadas, como el cifrado de la información, la adopción de contraseñas seguras o incluso la autenticación de dos factores.
Para compartir un archivo, es posible utilizar un buzón de correo, un servicio de intercambio de archivos a través de Internet, un servicio de mensajería instantánea o incluso transferir el archivo a través del protocolo FTP (Protocolo de transferencia de archivos) o SFTP (Protocolo seguro de transferencia de archivos).
Los riesgos y desafíos del intercambio de archivos
Si bien el intercambio de archivos es esencial para la colaboración empresarial, es crucial comprender los riesgos asociados con el intercambio inseguro, así como los desafíos que implica proteger los datos.
Al compartir archivos que no son seguros, la empresa está expuesta a la filtración de información confidencial, ya sean datos de clientes, información bancaria o secretos industriales. Los archivos compartidos también pueden infectarse con software malintencionado que tiene la capacidad de propagarse rápidamente por la red corporativa y comprometer los sistemas informáticos. En general, el intercambio inseguro de archivos dificulta el seguimiento de las versiones de los archivos, la identificación de quién tiene acceso a los datos y la administración de los permisos.
Estos riesgos tan variados destacan los desafíos estratégicos relacionados con garantizar el intercambio para las empresas. De hecho, la implementación de las mejores prácticas y la selección de las herramientas de TI pertinentes permiten cumplir con las normas de protección de datos y evitar las sanciones. Además, una protección óptima de la información contribuye a mantener la confianza de los clientes y socios y a mantener la reputación de su empresa. Por último, en el día a día, la seguridad es fundamental para mejorar la colaboración y aumentar la productividad, porque así los miembros del equipo tienen acceso a información fiable que pueden transmitir sin preocupaciones y sin comprometer la seguridad de los datos.
5 criterios para elegir una solución segura para compartir archivos
Estos son cinco criterios clave a tener en cuenta para elegir una solución que se adapte perfectamente a sus necesidades.
1. Seguridad de datos
El primer criterio es cifrar los datos en reposo y en tránsito. Los archivos deben estar protegidos mediante un cifrado seguro cuando se almacenen y cuando se transfieran a un destinatario.
La autenticación sólida, como la autenticación de dos factores, aumentará la seguridad al impedir el acceso no autorizado a la información por parte de personas malintencionadas.
La solución también debería ofrecer una gestión de autorizaciones eficaz para controlar el acceso a los archivos corporativos. De hecho, es necesario poder definir con precisión qué colaboradores o socios tienen acceso a qué archivos o carpetas mediante niveles de permisos granulares (solo lectura, modificación, eliminación, etc.).
2. Cumplimiento normativo
Para garantizar su reputación y preservar los datos de sus clientes y empleados, así como sus secretos industriales, su herramienta debe ser completa en términos de cumplimiento normativo.
Dependiendo de sus necesidades específicas, asegúrese de que la solución cumpla con las regulaciones de su sector de actividad y su área geográfica. El cumplimiento de las normas puede incluir el RGPD (Reglamento general de protección de datos), la HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos) o la norma de seguridad de los sistemas de información ISO 27001.
El lugar donde se almacenan sus datos es importante por motivos de seguridad y cumplimiento legal. Opte por el alojamiento de datos en centros certificados ubicados en áreas geográficas apropiadas. Lo ideal es que su información esté alojada en Francia por motivos de soberanía digital.
3. Facilidad de uso
La solución debería ofrecer una interfaz intuitiva para usuarios sin conocimientos técnicos. Además del manejo del solución para compartir archivos será fácil, cuanto más rápido lo adopten los empleados.
Sus empleados también deben poder acceder a los archivos desde cualquier dispositivo para promover la productividad y el trabajo remoto. Por lo tanto, es esencial la compatibilidad con los dispositivos y sistemas de uso común, como PC, Mac o dispositivos móviles.
Para mantener o incluso fortalecer la eficacia de los equipos a diario, le recomendamos que elija una solución que pueda integrarse fácilmente en sus herramientas de trabajo actuales. Por lo tanto, la integración con las herramientas utilizadas por su empresa, ya sean Microsoft Office o Google Workspace, debe ser óptima.
4. Funciones avanzadas
Algunas funciones avanzadas son esenciales para garantizar el intercambio seguro de archivos y un trabajo colaborativo eficiente. Por lo tanto, la administración de versiones es muy útil porque permite recuperar archivos anteriores. Con él, mantienes un historial de cambios en los archivos y puedes restaurar fácilmente las versiones anteriores si es necesario.
Para controlar el acceso a los archivos compartidos, lo ideal es crear enlaces que se compartan mediante contraseñas o que tengan fecha de caducidad. Esto añade una capa adicional de seguridad a la carga de archivos.
Las actividades de supervisión y auditoría de los distintos archivos compartidos también se encuentran entre las funciones más interesantes. De este modo, puede realizar un seguimiento de todas las acciones realizadas en un archivo (acceso, modificación, descarga, etc.) para aumentar la seguridad.
5. Escalabilidad y soporte técnico
Para adaptarse al crecimiento de su organización, la solución debe poder mantenerse al día con sus necesidades cambiantes en términos de almacenamiento o cantidad de usuarios. Por lo tanto, la escalabilidad debe estar en el centro de la solución que vaya a elegir.
La atención al cliente también debe ser receptiva y estar disponible a través de canales tan variados como el chat, el correo electrónico o el teléfono para resolver cualquier problema que pueda tener o simplemente responder a sus preguntas.
Para controlar su presupuesto, elija una plataforma que ofrezca soluciones de precios flexibles que se adapten a sus necesidades.
Las mejores soluciones seguras para compartir archivos
Descubra nuestra descripción general de las mejores soluciones seguras para compartir archivos, con sus funciones, precios y capacidades de almacenamiento.
Wimi, la plataforma colaborativa integral, segura y soberana
La solución Wimi es mucho más que una simple herramienta para compartir archivos. Es una plataforma colaborativa completa que ofrece a los usuarios un entorno de trabajo seguro y soberano. Integra un espacio de trabajo colaborativo con herramientas de gestión de proyectos y comunicación en tiempo real.
En términos de seguridad, ofrece cifrado de datos, autenticación de dos factores, gestión de derechos de acceso y alojamiento de datos en Francia. Añadamos que es la primera suite colaborativa soberana, cuyo objetivo es obtener la calificación de SecnumCloud para 2025.
La oferta de Wimi Drive comienza en 9 euros al mes con 250 GB de almacenamiento seguro. Algunos planes ofrecen hasta 1 TB de almacenamiento.
Dropbox, el profesional del almacenamiento en línea, simple y eficiente
Dropbox es pionera en el almacenamiento y el uso compartido de archivos en línea. La plataforma es particularmente reconocida por su facilidad de uso, lo que la ha convertido en una solución popular para particulares y profesionales. Permite a todos sus usuarios enviar y sincronizar archivos automáticamente en todos sus dispositivos.
El componente de seguridad del producto incluye el cifrado de datos y la autenticación de dos factores. Advertencia: algunas funciones, como los permisos granulares, solo están disponibles en los planes más caros.
La versión gratuita de Dropbox ofrece 2 GB de almacenamiento, mientras que el plan Business Plus a 18 euros al mes ofrece hasta 15 TB de almacenamiento.
Asana, la solución reconocida para aumentar la productividad
Por encima de todo, la plataforma de Asana es una herramienta de gestión de proyectos. De este modo, puedes organizar tus tareas, supervisar el progreso de tus proyectos o incluso colaborar con tu equipo utilizando esta solución. También incluye funciones seguras para compartir archivos.
En particular, puede confiar en el cifrado de datos, el control de acceso y la autenticación de dos factores para mantener la confidencialidad y la seguridad de los datos de su empresa.
La versión gratuita y la versión avanzada a 24,99 euros al mes ofrecen un almacenamiento ilimitado de hasta 100 MB por archivo.
Google Drive, el ecosistema de Google al servicio de la colaboración
Google Drive está integrado en el conjunto de aplicaciones Google Workspace. Por lo tanto, es una solución muy práctica para las empresas que utilizan habitualmente el software y las herramientas más famosos de Google, como Gmail, Google Docs o Google Sheets. Esta plataforma permite almacenar y compartir archivos desde cualquier dispositivo conectado a Internet.
En Google Drive encontrarás funciones de seguridad esenciales, como el cifrado de datos y la protección contra el malware.
Google es un servicio adaptado a particulares y ofrece 15 GB de almacenamiento en su versión gratuita. La plataforma Google Workspace, adaptada para profesionales, integra Google Drive y ofrece un paquete Business Starter a partir de 5,75 euros al mes con 30 GB de almacenamiento. Esta capacidad de almacenamiento puede llegar a los 5 TB con el plan Business Plus a 17,25 euros al mes.
OneDrive, la nube de Microsoft para un trabajo seguro y sin problemas
La solución de almacenamiento y uso compartido de archivos de Microsoft está integrada con Windows y la suite Office 365. Esta plataforma ofrece las funciones habituales, como la colaboración en tiempo real, así como el almacenamiento y el intercambio de archivos.
Los datos se protegen mediante el cifrado de dos factores, la protección contra el ransomware y la autenticación de dos factores.
En su versión gratuita para particulares, la solución OneDrive ofrece 5 GB de almacenamiento online. Para las empresas, las ofertas comienzan en 4,70 euros al mes con 1 TB de almacenamiento.
