¿Cómo puedo enviar documentos por correo electrónico de forma segura?

Transmitir información relacionada con su empresa, sus proyectos o sus empleados no es un acto baladí. Durante los intercambios de correo electrónico, personas malintencionadas pueden interceptar información y hacerle daño. Para abordar este problema central de confidencialidad de los datos, descubre en este artículo cómo configurar un proceso adecuado para enviar tus documentos por correo electrónico de forma segura.

¿Qué tipos de documentos debo enviar por correo electrónico?

El correo electrónico es un canal versátil porque se puede utilizar para enviar una amplia variedad de documentos. Pueden ser imágenes, archivos de trabajo, hojas de cálculo o actas de reuniones. Sin embargo, cabe señalar que los documentos confidenciales, como los contratos o los datos financieros, también pueden pasar por este método.

Por lo tanto, debe plantearse claramente la cuestión de los riesgos de los datos. Pregúntese dónde está la información una vez enviada y cómo se utiliza. Según este examen, pueden surgir riesgos bien definidos, como las infracciones relacionadas con el medio de almacenamiento, el acceso no autorizado o incluso el intercambio involuntario de información después de que se devuelva un correo electrónico al destinatario equivocado.

¿Cómo puedo enviar un documento por correo electrónico de forma segura?

Para protegerse de la pérdida de datos o de los intentos de hackeo, le recomendamos que siga un sencillo proceso de cinco pasos. Con él, puede agilizar y proteger el envío de documentos por correo electrónico.

1. Use una contraseña para proteger el documento

Lo primero que hay que hacer es actuar con antelación. Antes de enviar su documento (PDF, Word, etc.), es fundamental protegerlo con una contraseña segura. La mayoría de los programas pueden ayudarte durante este paso, ya que ofrecen esta función.

Su interlocutor debería entonces poder abrir el documento. Por lo tanto, debe proporcionarle esta contraseña, pero es esencial que lo haga siguiendo ciertas prácticas recomendadas. Por lo tanto, nunca incluyas la contraseña en el cuerpo del correo electrónico. En su lugar, utilice un canal de comunicación independiente, como un mensaje de texto, una llamada telefónica o una aplicación de mensajería cifrada, para evitar ser interceptado durante la transferencia de información.

2. Comprime y cifra archivos

Cuando envíe varios documentos simultáneamente, agrúpelos en un archivo comprimido utilizando un software especializado (WinRAR o 7-Zip). Al crear la carpeta, habilite la opción de cifrado y establezca una contraseña segura.

Este método tiene una doble ventaja: la compresión reduce el tamaño del archivo para un envío más rápido y el cifrado protege los datos.

3. Utilice una solución de transferencia segura

Para los documentos más confidenciales, opte por servicios diseñados específicamente para la transferencia segura de archivos. Soluciones como WeTransfer (opta por la versión Pro que incluye cifrado) o FileVert ofrecen funciones de seguridad avanzadas, como el cifrado y la protección con contraseña.

También puedes usar plataformas colaborativas seguras como Wimi. Esta solución integral incluye herramientas de intercambio de archivos para empresas con un cifrado transparente de extremo a extremo, lo que garantiza que solo el remitente y el receptor puedan acceder al contenido.

4. Verifique la dirección del destinatario

Un error por descuido puede tener consecuencias graves. Antes de hacer clic en «Enviar», tómate siempre un tiempo para comprobar la dirección de correo electrónico del destinatario. Un simple error tipográfico puede enviar el documento a una persona no autorizada y provocar la filtración de información potencialmente crítica en cuestión de segundos.

Para evitar esta situación, es posible copiar y pegar la dirección de correo electrónico para evitar errores de escritura. También puede utilizar una libreta de direcciones, lo que elimina la necesidad de introducir las direcciones manualmente cada vez que las envía.

5. Elimine los metadatos confidenciales

Los documentos suelen contener metadatos, que son información oculta. Estos pueden ser de diversa naturaleza: nombre del autor, historial de modificaciones, ubicación, fecha de creación, etc. Sin embargo, esta información puede explotarse con fines malintencionados.

Por lo tanto, es esencial eliminarlos antes de enviar un documento si desea aumentar la seguridad de la transferencia de información. Algunos programas ofrecen esta funcionalidad. En Microsoft Word, por ejemplo, puede «inspeccionar el documento» (accesible a través de la pestaña «Archivo») para identificar y eliminar estos metadatos.

¿Cómo se capacita a los empleados en buenas prácticas de seguridad?

Capacitar a sus empleados en buenas prácticas de seguridad es esencial para proteger su empresa de los ciberataques y las filtraciones de datos. Algunos consejos pueden ayudarte a crear conciencia entre tus equipos de forma eficaz.

1. Comience por establecer una política de seguridad clara y concisa. Defina las mejores prácticas para usar contraseñas, navegar por Internet y, por supuesto, enviar datos por correo electrónico. Aproveche la oportunidad para explicar en detalle los riesgos asociados al incumplimiento de estas reglas, como la suplantación de identidad, el malware y la filtración de datos.
2. Realice capacitaciones periódicas en línea o en persona sobre las mejores prácticas de seguridad. Utilice ejemplos y escenarios concretos para ilustrar claramente los riesgos y los comportamientos correctos que debe adoptar.
3. Haga que los empleados conozcan específicamente las mejores prácticas para enviar datos por correo electrónico. Deben aprender a cifrar un correo electrónico, a usar una contraseña segura, a verificar la dirección de correo electrónico del destinatario y a no enviar nunca información confidencial a través de cuentas personales.

Además de la formación, le animamos a adoptar una solución colaborativa segura como Wimi. De este modo, su equipo podrá trabajar en conjunto de manera fluida, eficiente y pacífica. Con esta herramienta, puede almacenar y compartir documentos cifrados de extremo a extremo en servidores ubicados en Francia. Además, puede definir los permisos de forma granular mediante el control de acceso y mejorar la trazabilidad a través del historial de versiones.

Al combinar la formación con el uso de una plataforma segura como Wimi, se refuerza la seguridad de los datos y se mejora la productividad del equipo. De este modo, se crea un entorno de trabajo colaborativo, eficiente y seguro.