Wimi pour les Agences de Communication

L’organisation et l’animation de projets dans les agences est une activité chronophage. Wimi est une solution très simple d’utilisation pour faciliter la gestion des projets et fluidifier les échanges en interne comme avec les partenaires et clients.

La prise en main de Wimi est rapide et l’interface intuitive, pour :

  • Créer un espace projet dédié à un client ou une activité
  • Partager dans cet espace des documents de travail et de présentation
  • Piloter l’avancement des projets à distance
  • Planifier des réunions directement en ligne et partager l’agenda avec un client
  • Retrouver directement sur votre poste la dernière version des documents.

Wimi simplifie le travail en équipe et vous fait gagner du temps.

Wimi est personnalisable par votre agence et peut constituer un outil supplémentaire pour votre relation clients.

Business Case – Agence de Communication

Interview des deux Directeurs Généraux Adjoints, Grégoire Bourgeois et Christophe Arnoux, en charge du pôle Influence au sein de l’agence Terre de Sienne à Paris.

Christophe Arnoux et Grégoire Bourgeois sont directeurs généraux adjoints au sein de l’agence Terre de Sienne à Paris. L’agence de communication corporate, créée il y a 20 ans, conseille principalement des groupes du CAC40 et SBF120. L’agence, qui réunit 40 professionnels en interne et mobilise une multitude de talents externes, est considérée comme l’une des plus créatives et efficaces de Paris et reçoit régulièrement des récompenses dans les domaines de la stratégie de communication digitale, communication corporate, identité, print et digital.

Au sein de Terre de Sienne, les deux dirigeants développent le pôle Influence, centré sur les enjeux de stratégie et d’accompagnement des dirigeants.

Quels sont les enjeux du travail collaboratif dans votre organisation ?

Dans notre activité comme dans toute activité de conseil, les interactions avec les clients sont quasiment permanentes. Cela nous amène à travailler fréquemment à distance et pour la plupart d’entre nous à devoir nous organiser entre trois lieux de travail : le bureau, chez les clients et à nos domiciles. L’accès à l’information partout et à tout moment est un enjeu clé pour un travail personnel et collaboratif efficace.

De plus, nous manipulons constamment les outils numériques utilisés par les clients et l’agence. Un des enjeux pour le travail collaboratif est de trouver un espace de travail commun universel, qui puisse s’interfacer avec cette multitude d’outils.

Un troisième enjeu est celui du partage de l’information et de la collaboration sur un projet avec les clients. Comme nous sommes une agence de communication, chacun de nos documents doit avoir une mise en forme léchée, enrichie de visuels qui assoient notre crédibilité. Mais ces documents deviennent alors lourds, le moindre de nos rapports atteint vite les 50 Mo. Impossible donc de partager ces fichiers par email. De plus, le partage de fichiers par email rend la recherche d’information lourde et laborieuse. Ainsi nous ressentions le besoin d’un espace centralisé où les fichiers et l’information puissent être regroupés et accessibles.

Les clients nous demandent fréquemment de leur présenter nos réalisations précédentes. Wimi nous permet d’avoir toujours à portée de main nos documents et de les partager quelque soit leur poids.

Nous avons besoin de capitaliser sur ce que nous produisons au quotidien. Chacun doit pouvoir accéder à tout moment à toute notre base documentaire en temps réel.

Christophe ArnouxDirecteur Général Adjoint - Agence Terre de Sienne

Pourquoi avoir choisi de déployer Wimi ?

Avant l’automne 2015, aucune solution collaborative numérique n’avait été déployée dans l’agence alors que nous comptons une quarantaine de collaborateurs et faisons travailler en permanence une quinzaine de prestataires et partenaires en parallèle sur nos projets qui sont par nature collaboratifs. Nous avons déployé Office 365 et Wimi en parallèle afin de couvrir l’ensemble de nos besoins. Wimi nous permet d’administrer facilement nos trois cercles de collaboration : la sphère interne (nos équipes), le cercle de nos prestataires et le cercle de nos clients. Nous gérons ces différents cercles de partage de manière fluide en organisant les droits d’accès.

Nous avions entendu parler de Wimi et savions que le support était accessible. Cela a pesé dans notre décision car se lancer dans un nouveau logiciel sans accès à des services techniques et support nous paraissait risqué.

Le fait que la solution soit française est un plus, pas tellement pour la protection des données, mais nous aimons l’idée de pousser une startup française.

L’intégration de Google Doc au sein de Wimi a été aussi un argument de poids. Cela permet d’ajouter la fonctionnalité de travail en simultané sur un document et de retrouver ce document centralisé avec le reste des fichiers du projet. De plus, nous organisons chaque matin un ‘morning briefing’ au sein de nos équipes. Nous partageons en 15 à 30 minutes tout ce qui va se passer dans la journée, l’actualité de nos clients et les informations clé. Nous consignons ces informations sur un Google Doc que nous enregistrons dans notre Wimi. C’est un message fort qui pose de fait le principe collaboratif : toute l’équipe doit être à jour des informations projet.

Le Wimi Drive est une fonctionnalité très utile. Avoir tous ses fichiers en local, les organiser comme à son habitude et y accéder avec une navigation fluide est très agréable.

Enfin l’attribution des droits permet de tout gérer depuis une seule plateforme. Certains dossiers n’ont pas à être partagés avec l’ensemble de l’équipe, comme par exemple nos business plans, notre suivi budgétaire, nos dossiers RH … Ces dossiers ne sont pas partagés avec le reste de l’équipe mais sont tout de même stockés sur notre Wimi. Wimi nous permet de gérer la granularité sans multiplier les supports.

Que tire votre organisation de Wimi ?

Notre communication est fluidifiée. Par exemple, nous utilisons de plus en plus fréquemment le module de vidéo conférence. C’est super. Quand tu as la personne en face de toi pour discuter, la relation change. Le partage d’écran est également très utile.

Le bénéfice majeur pour nous est la facilité à pouvoir partager tous nos documents. Wimi supprime la nécessité de certains mails et cela facilite l’accès à l’information.

Un autre bénéfice est la prise en main rapide. Tout nouvel entrant dans l’organisation sait s’en servir a priori. Ce n’est pas SAP… La personne se connecte et est opérationnelle tout de suite. C’est important pour des consultants.

Cela a aussi changé notre culture d’entreprise et notre façon d’envisager nos équipes. Habituellement, quand on conçoit un email, on choisit les destinataires : le destinataire principal, l’ordre des destinataires suivants, les personnes en copie… Ce sont des codes qui sous-entendent que tout le monde n’est pas au même niveau d’information. Parfois c’est utile mais il y a un vrai changement culturel positif à créer des groupes projets car tout le monde est au même niveau d’information. De fait cela ouvre l’organisation et c’est positif. L’outil nous force à reconsidérer positivement notre relation avec les gens.

Nous n’utilisons cependant encore qu’une partie de la puissance de Wimi. L’outil s’améliore régulièrement mais surtout, nos équipes s’approprient progressivement l’outil qui modifie notre manière de travailler en équipe.

J’observe que nous sommes plus ouverts et transparents avec nos clients, Wimi contribue à cette évolution. C’est très apprécié des clients.

Grégoire BourgeoisDirecteur Général Adjoint - Agence Terre de Sienne

Quels conseils souhaiteriez-vous donner à d’autres acteurs de votre secteur ?

Essayez Wimi et faites-le adopter comme un outil de dialogue avec vos clients ! Les organisations sont encore à l’âge de pierre des outils collaboratifs. On essaye sans conviction, on tâtonne… Pourtant il y a fort à parier qu’il y aura une prime aux pionniers, à ceux qui comprennent les enjeux et s’y mettent vite.

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