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Pourquoi déployer une plateforme collaborative ?

 

« La pierre n’a point d’espoir d’être autre chose que pierre. Mais de collaborer, elle s’assemble et devient temple. » Antoine de Saint-Exupéry

Selon Wikipédia, la collaboration est l’acte de travailler ou de réfléchir ensemble pour atteindre un objectif commun. Deux personnes ou plus mettent en commun leurs connaissances, leurs expertise et leurs idées afin de résoudre des problèmes, mettre en place des solutions performantes et mener à bien leurs projets. Parce que l’union fait la force, le travail en équipe et la collaboration sont désormais au cœur de la stratégie de toutes les entreprises.

Avec l’avènement d’Internet et le développement d’applications en tous genres, les logiciels de gestion de projet et les plateformes collaboratives ont fait leur apparition. Ces outils favorisent la collaboration et facilitent la communication au sein des équipes afin de les rendre plus productives.

Découvrez pourquoi vous devez, vous aussi, acquérir une plateforme collaborative.

Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?

Une plateforme collaborative est un espace de travail virtuel qui centralise les outils, les informations et les ressources liés à la gestion de projet. Le but est de favoriser le travail en équipe et de simplifier les tâches de suivi de projet pour permettre à l’équipe d’être plus performante et productive au quotidien.

Il s’agit d’une solution innovante qui facilite et optimise la communication entre les différentes personnes impliquées dans le projet, favorise la collaboration, l’échange d’idées et le partage de connaissances et d’informations concernant le projet.

Tel un couteau suisse, ce type de plateforme regroupe un ensemble de fonctionnalités indispensables à la conduite de projet, parmi lesquelles :

  • un calendrier
  • un système de messagerie
  • un outil de gestion des tâches
  • un espace de partage des documents
  • des outils de suivi et de contrôle

Quels sont les avantages pour votre entreprise ?

Vous hésitez encore à adopter une solution collaborative ? Découvrez 6 avantages qui devraient vous convaincre.

1. Centraliser les données…

Marre de ne jamais retrouver un document ou de ne pas savoir quelle est la bonne version ? En utilisant une plateforme collaborative, tous les documents et les informations concernant vos projets se trouvent dans un seul et même endroit. Tous vos fichiers sont soigneusement organisés et vous les retrouvez en quelques clics grâce à un moteur de recherche efficace.

Plus besoin de clé USB, les collaborateurs travaillant à distance retrouvent facilement leurs documents sur la plateforme.

En plus, vous pouvez définir les droits d’accès de chaque participant au projet (collaborateurs, clients, partenaires, fournisseurs, etc.), prévisualiser un fichier et commenter un document à l’attention d’un collègue. Enfin, grâce au versioning, vous êtes certain de toujours travailler sur la dernière version.

Pour terminer, la sécurité de vos données est devenue une priorité et la plupart des plateformes collaboratives garantissent la confidentialité de vos informations via le chiffrement de bout en bout et une authentification multi-facteurs. C’est le cas de Wimi Armoured.

2. …et centraliser les outils

D’un côté, votre messagerie, votre diagramme de Gantt, et de l’autre, vos outils de reporting. Vous passez votre temps à jongler d’un outil à un autre. Avec une plateforme collaborative, tout ceci est terminé. Toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour piloter efficacement vos projets sont désormais regroupées sous un seul et même logiciel.

3. Gagner du temps

Arrêtez de perdre du temps à chercher un document mal rangé ou à jongler entre plusieurs outils. En stockant tous vos outils et tous vos documents en un seul et même endroit, votre équipe gagne un temps précieux.

Plus besoin d’organiser sans cesse des réunions, le chef de projet peut valider un document ou faire ses commentaires directement via la plateforme collaborative. Désormais, vos collaborateurs publient, partagent, organisent et commentent les informations relatives au projet en toute simplicité. De précieuses minutes économisées qui peuvent être consacrées aux tâches vraiment importantes.

Bonus : puisque vous travaillez désormais uniquement de façon numérique, vous n’avez plus besoin d’imprimer. Vous faites donc des économies de papier et d’encre, et vous faites un geste pour la planète !

4. Mieux communiquer

La communication est fondamentale au sein d’une équipe. Le fait de partager des idées favorise la créativité et l’innovation, et permet de débloquer des situations qui paraissaient insurmontables. En communiquant régulièrement ensemble, vos collaborateurs sont plus productifs et développent une relation de confiance qui contribue à la bonne ambiance au travail ainsi qu’au succès du projet.

Cependant, il n’est pas toujours possible de discuter en personne avec ses collègues. Alors pour éviter que vos idées ne s’envolent, la plateforme collaborative vous permet d’échanger facilement et rapidement des documents, messages et autres vidéos.

Vous recevez des notifications et des alertes pour vous informer de la progression du projet ou d’un retard éventuel sur une tâche dont vous avez la responsabilité ou qui vous impacte directement. Les notifications et la messagerie instantanée offrent une forme de communication beaucoup plus efficace que les emails qui peuvent être perdus, supprimés par erreur ou ignorés.

5. Collaborer partout où vous vous trouvez

Les outils collaboratifs favorisent la mobilité. Ils s’installent sur tous vos appareils : ordinateur de bureau, ordinateur portable, tablette et smartphone. Ainsi, vous pouvez partir en déplacement sereinement et continuer à communiquer avec votre équipe, suivre la progression du projet et gérer vos tâches en temps réel, où que vous soyez.

Vous pouvez facilement travailler sur des projets internationaux avec des équipes dispersées aux quatre coins du monde ou proposer le télétravail à des collaborateurs qui le souhaitent. Vous gardez un œil sur leur productivité et pouvez les joindre comme s’ils étaient dans le bureau d’à côté grâce à la messagerie instantanée ou aux appels vidéo.

6. Suivre facilement la progression du projet

Les plateformes collaboratives simplifient le suivi d’un projet. Toutes les données dont vous avez besoin s’affichent sur votre tableau de bord en temps réel. Vous connaissez la charge de travail et les performances des membres de votre équipe, vous visualisez l’avancement de chaque tâche et vous pouvez agir en attribuant plus de ressources à une tâche qui prend du retard par exemple. Ainsi, vous pouvez estimer au plus juste la date de livraison de vos projets.

 

Alors, prêt à sauter le pas ? Sachez qu’il existe actuellement un grand nombre d’outils de collaboration sur le marché. N’hésitez pas à prendre votre temps et à suivre nos 6 conseils pour choisir une plateforme collaborative adaptée à vos besoins.