Comment dynamiser ses échanges grâce à une plateforme collaborative ?
Collaboration et communication sont indissociables et indispensables au bon fonctionnement de toute équipe, d’autant plus lorsque certains membres de l’équipe travaillent à distance. Le manque de communication a des conséquences néfastes sur l’ambiance au travail, la productivité de l’équipe et le succès de vos projets.
Selon une étude, 33% des responsables des ressources humaines considèrent qu’une mauvaise communication a un impact négatif sur le moral des employés.
A l’inverse, une communication fréquente entraîne le partage d’idées, favorise l’innovation et développe la créativité. Les difficultés sont résolues et surmontées ensemble et le projet progresse plus rapidement. En tant que chef de projet, c’est exactement ce que vous voulez.
Vous utilisez déjà une plateforme collaborative ? Parfait ! Découvrez 5 astuces pour dynamiser les échanges au sein de votre équipe grâce à cet outil incontournable.
1. Créer des espaces de travail en ligne
L’objectif d’une plateforme collaborative est de simplifier le travail en équipe. Pour faciliter la communication entre les personnes travaillant sur un même projet ou sur une même tâche, vous pouvez créer des espaces de travail dédiés. Les personnes concernées y trouveront toutes les données, les documents et les informations nécessaires à la réalisation de leurs tâches.
De plus, chacun dispose d’une vue globale sur l’ensemble des activités du projet ou sur une tâche en particulier. Vous pouvez suivre la progression de la tâche, recevoir des notifications pour connaître les progrès en temps réel, savoir où en est chaque membre de l’équipe, faire part de vos idées, partager des documents, faire des commentaires sur le travail d’un collègue et même inviter des collaborateurs externes, des fournisseurs ou le client. Ces espaces sont des lieux d’échanges accessibles de partout, à chaque instant.
2. Privilégier la messagerie instantanée aux emails
Aujourd’hui, l’email est dépassé. Certes, il reste un outil de communication, mais ce n’est pas un outil de collaboration car il ne permet qu’un échange linéaire. Difficile de démarrer une discussion ou d’organiser une réunion par email. Les emails s’entassent, se perdent ou sont supprimés par mégarde. Ils peuvent être envoyés à la mauvaise personne ou être mal interprétés. Il faut les trier et les classer, ce qui vous fait perdre du temps et être moins productif.
Bref, vous l’aurez compris, si vous souhaitez dynamiser vos échanges, il est temps d’utiliser la messagerie instantanée de votre solution collaborative. C’est le meilleur outil pour échanger avec vos collègues ainsi qu’avec les autres personnes concernées par votre projet. Les conversations sont organisées par thèmes, vous réagissez en temps réel, partagez tous types de documents en quelques clics (vidéos, photos, fichiers, etc.) et organisez des événements qui s’ajoutent automatiquement au calendrier de l’équipe. Difficile de faire plus simple !
3. Partager vos idées en ligne
Travailler en équipe permet de s’entraider dans les moments difficiles. Pour progresser ou débloquer une situation délicate, les membres d’une équipe ont besoin d’échanger régulièrement entre eux. Les brainstormings sont un excellent moyen d’encourager la créativité et de trouver rapidement un grand nombre d’idées. Cependant, il n’est pas toujours possible de se réunir physiquement ensemble autour d’une table, soit par manque de temps, soit parce que certains de vos collaborateurs ne travaillent pas sur place.
De plus, pour qu’ils soient productifs, les brainstormings doivent être soigneusement préparés. Trop souvent, les réunions de ce type sont chronophages et contre-productives. Personne n’ose prendre la parole et proposer ses idées, les participants préférant somnoler ou lire leurs emails en retard.
Pour remédier à cela, de nombreuses plateformes collaboratives proposent des espaces dédiés où chacun peut s’exprimer sur un sujet de son choix ou soumettre sa problématique à l’ensemble de ses collaborateurs. Chaque membre de l’équipe peut alors proposer ses idées et ses opinions, et rebondir sur celles des autres en temps réel ou en différé, quel que soit le lieu où il se trouve.
4. Utiliser les appels vidéo
On résout souvent beaucoup plus rapidement et facilement un problème en discutant face-à-face avec son interlocuteur plutôt que par email ou par message. Selon Polycom, 94% des entreprises affirment que la communication vidéo améliore la productivité et 87% déclarent que cela accélère la prise de décisions.
La plupart des plateformes collaboratives, comme Wimi, proposent des appels vidéo. Ainsi, vous pouvez organiser des conférences avec tous vos collègues ou simplement passer des appels audio directement via votre logiciel.
Cet outil est d’autant plus indispensable si vous travaillez avec une équipe géographiquement dispersée ou des collègues souvent en déplacement. En effet, il est plus difficile de communiquer et de travailler efficacement en tant qu’équipe lorsque tous les collaborateurs ne sont pas physiquement sur le même lieu de travail. Echanger avec vos collègues de façon visuelle évite les malentendus ou les mauvaises interprétations qu’un message peut suggérer. C’est aussi plus efficace et valorisant de donner vos feedback et vos suggestions d’amélioration en face-à-face plutôt que par message.
L’autre avantage des appels vidéo, c’est le partage d’écran. Une fonctionnalité très pratique car elle vous permet d’être plus performant lors de la correction ou la validation d’un document par exemple.
5. Faciliter le partage d’informations
La communication, c’est aussi faciliter le partage d’informations entre les membres d’une équipe. Il n’y a rien de plus agaçant et contre-productif que de chercher un fichier mal rangé, une pièce jointe perdue dans ses emails ou la dernière version d’un document. Et n’est-ce pas frustrant de ne pas pouvoir envoyer un fichier trop lourd via sa boîte mail ?
Une solution collaborative permet de fluidifier vos échanges de données en simplifiant le partage, la réception et la centralisation de tous types de documents (Word, PDF, images, vidéos, etc.) avec vos collègues, mais aussi avec vos partenaires externes, vos fournisseurs et vos clients.
Une fois reçus, les documents peuvent être corrigés, modifiés et validés à volonté. Un système de notification vous informe des modifications effectuées et grâce au versioning, vous êtes certain de toujours travailler sur la dernière version.
Désormais, grâce à une solution collaborative, la communication et la collaboration au sein d’une équipe n’ont jamais été aussi faciles, agréables et dynamiques.