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Comment choisir sa plateforme collaborative ?

 

« Le travail individuel permet de gagner un match, mais c’est l’esprit d’équipe et l’intelligence collective qui permet de gagner la coupe du monde. » Aimé Jacquet, entraîneur de football

En gestion de projet comme dans de nombreux secteurs d’activité, la collaboration des équipes est indispensable pour atteindre les objectifs fixés. Dans notre société numérique et ultra-connectée, il existe un large choix d’outils qui favorisent la collaboration et rendent le travail en équipe plus facile. Leurs avantages sont nombreux, d’autant plus pour les équipes dont certains collaborateurs travaillent à distance. Le plus difficile est donc de trouver la solution qui vous correspond.

Vous aussi, vous souhaitez adopter une plateforme collaborative pour améliorer la productivité de vos équipes et faciliter les échanges entre les différents collaborateurs ? Voici 6 conseils incontournables à prendre en compte pour bien choisir l’outil de collaboration le mieux adapté à vos besoins.

1. Posez-vous les bonnes questions

Les plateformes collaboratives sont de plus en plus populaires. Aujourd’hui, l’offre sur le marché est immense et un nombre croissant d’entreprises adoptent ce type de logiciels chaque année.

Avant de vous lancer à votre tour, commencez par vous demander pour quelles raisons vous voulez adopter un outil collaboratif. Est-ce simplement pour suivre la tendance actuelle ? Souhaitez-vous améliorer la productivité de votre équipe ? Faciliter la communication entre les membres de votre équipe projet ? Avoir une plateforme de stockage et de partage de vos documents ? Comment cet outil peut-il vous aider à relever les nouveaux défis que rencontre votre entreprise ?

Ces questions vont vous permettre de définir vos attentes et vos besoins, et ainsi vous aider à choisir le logiciel le mieux adapté.

2. Impliquez votre équipe dans la décision

Considérez l’acquisition de cette plateforme collaborative comme un projet à part entière. Suivez les différentes étapes, et surtout consultez régulièrement le client, ici vos collaborateurs, durant tout le processus afin qu’ils puissent donner leur avis. Ce sont les principaux utilisateurs de cette solution collaborative, il est donc indispensable que chaque membre (si possible) de l’équipe puisse émettre une opinion sur les fonctionnalités essentielles que doit posséder le logiciel. De cette façon, vous éviterez un bon nombre de plaintes et de mécontentements. Récoltez les avis de chacun à l’aide d’un questionnaire.

Cette étape permet également d’enclencher le processus de déploiement de l’outil. Vos collaborateurs se font progressivement à l’idée qu’ils vont devoir travailler avec un nouveau logiciel.

3. Prenez en compte la sécurité des données

Aujourd’hui, la cybersécurité est au cœur de l’actualité. Toutes les entreprises craignent la fuite ou la violation de leurs données. Désormais, lorsque vous investissez dans un nouveau logiciel, vous devez vous demander si la sécurité, la confidentialité et la souveraineté de vos informations sont bien prises en compte.

Quelles sont les options de sécurité offertes ? La plateforme collaborative propose-t-elle le chiffrement de bout en bout qui garantit que vos données sont illisibles pour les personnes non-autorisées ? Disposez-vous d’une authentification multi-facteurs ? Est-il facile de contrôler et de changer les accès en cas de mouvement au sein de l’équipe ? Vos données sont-elles hébergées en France ?

La sécurité, la confidentialité ainsi que la souveraineté de vos données sont des problématiques clés pour vous et doivent être une priorité absolue pour le logiciel que vous choisissez. C’est le cas de Wimi Armoured qui, en plus de posséder toutes les fonctions indispensables à une collaboration réussie, garantit que vos données sont entièrement sécurisées grâce au chiffrement de bout en bout et à l’hébergement de vos données en France.

4. Veillez à l’intégration et à la compatibilité avec d’autres outils

Actuellement, vous utilisez déjà différents logiciels et outils de travail au quotidien, comme votre messagerie, votre système de facturation ou encore votre logiciel CRM. Il est donc important de vérifier que votre futur outil de collaboration s’intègre bien avec ces outils afin de faciliter votre travail de tous les jours.

Assurez-vous également que la solution collaborative est compatible avec tous les appareils utilisés au sein de votre entreprise : ordinateurs, tablettes, smartphones. Ainsi, vous êtes certain que les collaborateurs qui sont en déplacement ou travaillent depuis leur domicile peuvent continuer de collaborer efficacement avec l’ensemble de l’équipe, où qu’ils se trouvent.

5. Soyez certain du prix

Investir dans une plateforme collaborative a un coût. Et même si cet investissement vaut la peine, vous devez pouvoir le chiffrer précisément afin d’éviter les mauvaises surprises et les dépassements de budget.

Consultez attentivement les différentes formules proposées et choisissez celle qui s’adapte le mieux à votre situation. Vérifiez attentivement ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas. Par exemple, l’assistance et le service client sont-ils inclus ? L’espace de stockage est-il illimité ? Sinon, combien l’achat d’espace supplémentaire coûte-t-il ? Le nombre d’utilisateurs et d’invités est-il illimité ou devez-vous payer un supplément en cas de nouvel utilisateur ? Faut-il investir dans des extensions ? Une formation est-elle nécessaire ? Si oui, à quel prix ? Quelle est la durée de validité de votre abonnement ?

6. Faites le test

La plupart des outils collaboratifs disponibles sur le marché vous offre la possibilité de les essayer gratuitement pendant au moins deux semaines avant de prendre une décision. Ainsi, vous et vos collaborateurs vous rendez compte de la facilité de prise en main. Vous pouvez tester les différentes fonctionnalités et vérifier l’intégration avec vos autres outils. C’est le meilleur moyen de vous faire votre propre opinion.

Conclusion

C’est indéniable, acquérir une plateforme collaborative représente un investissement intéressant pour votre entreprise. En facilitant la communication, le partage et la mobilité, et en garantissant la sécurité de vos données, ce type d’outil fait gagner du temps à vos équipes, améliore leur productivité ainsi que leur créativité.

Une fois que vous aurez trouvé la plateforme collaborative idéale, vous ne pourrez plus vous en passer.