Comment choisir sa plateforme collaborative ?
« Le travail individuel permet de gagner un match, mais c’est l’esprit d’équipe et l’intelligence collective qui permet de gagner la coupe du monde. » Aimé Jacquet, entraîneur de football
En gestion de projet comme dans de nombreux secteurs d’activité, la collaboration des équipes est indispensable pour atteindre les objectifs fixés. Dans notre société numérique et ultra-connectée, il existe un large choix d’outils qui favorisent la collaboration et rendent le travail en équipe plus facile. Leurs avantages sont nombreux, d’autant plus pour les équipes dont certains collaborateurs travaillent à distance. Le plus difficile est donc de trouver la solution qui vous correspond.
Vous aussi, vous souhaitez adopter une plateforme collaborative pour améliorer la productivité de vos équipes et faciliter les échanges entre les différents collaborateurs ? Voici 6 conseils incontournables à prendre en compte pour bien choisir l’outil de collaboration le mieux adapté à vos besoins.
Pour faire votre choix
1. Posez-vous les bonnes questions
Les plateformes collaboratives sont de plus en plus populaires. Aujourd’hui, l’offre sur le marché est immense et un nombre croissant d’entreprises adoptent ce type de logiciels chaque année.
Avant de vous lancer à votre tour, commencez par vous demander pour quelles raisons vous voulez adopter un outil collaboratif. Est-ce simplement pour suivre la tendance actuelle ? Souhaitez-vous améliorer la productivité de votre équipe ? Faciliter la communication entre les membres de votre équipe projet ? Avoir une plateforme de stockage et de partage de fichiers ? Comment cet outil peut-il vous aider à relever les nouveaux défis que rencontre votre entreprise ?
Ces questions vont vous permettre de définir vos attentes et vos besoins, et ainsi vous aider à choisir le logiciel le mieux adapté.
2. Impliquez votre équipe dans la décision
Considérez l’acquisition de cette plateforme collaborative comme un projet à part entière. Suivez les différentes étapes, et surtout consultez régulièrement le client, ici vos collaborateurs, durant tout le processus afin qu’ils puissent donner leur avis. Ce sont les principaux utilisateurs de cette solution collaborative, il est donc indispensable que chaque membre (si possible) de l’équipe puisse émettre une opinion sur les fonctionnalités essentielles que doit posséder le logiciel. De cette façon, vous éviterez un bon nombre de plaintes et de mécontentements. Récoltez les avis de chacun à l’aide d’un questionnaire.
Cette étape permet également d’enclencher le processus de déploiement de l’outil. Vos collaborateurs se font progressivement à l’idée qu’ils vont devoir travailler avec un nouveau logiciel.
3. Prenez en compte la sécurité des données
Aujourd’hui, la cybersécurité est au cœur de l’actualité. Toutes les entreprises craignent la fuite ou la violation de leurs données. Désormais, lorsque vous investissez dans un nouveau logiciel, vous devez vous demander si la sécurité, la confidentialité et la souveraineté de vos informations sont bien prises en compte.
Quelles sont les options de sécurité offertes ? La plateforme collaborative propose-t-elle le chiffrement de bout en bout qui garantit que vos données sont illisibles pour les personnes non-autorisées ? Disposez-vous d’une authentification multi-facteurs ? Est-il facile de contrôler et de changer les accès en cas de mouvement au sein de l’équipe ? Vos données sont-elles hébergées en France ?
La sécurité, la confidentialité ainsi que la souveraineté de vos données sont des problématiques clés pour vous et doivent être une priorité absolue pour le logiciel que vous choisissez. C’est le cas de Wimi Armoured qui, en plus de posséder toutes les fonctions indispensables à une collaboration réussie, garantit que vos données sont entièrement sécurisées grâce au chiffrement de bout en bout et à l’hébergement de vos données en France.
4. Veillez à l’intégration et à la compatibilité avec d’autres outils
Actuellement, vous utilisez déjà différents logiciels et outils de travail au quotidien, comme votre messagerie, votre système de facturation ou encore votre logiciel CRM. Il est donc important de vérifier que votre futur outil de collaboration s’intègre bien avec ces outils afin de faciliter votre travail de tous les jours.
Assurez-vous également que la solution collaborative est compatible avec tous les appareils utilisés au sein de votre entreprise : ordinateurs, tablettes, smartphones. Ainsi, vous êtes certain que les collaborateurs qui sont en déplacement ou travaillent depuis leur domicile peuvent continuer de collaborer efficacement avec l’ensemble de l’équipe, où qu’ils se trouvent.
5. Soyez certain du prix
Investir dans une plateforme collaborative a un coût. Et même si cet investissement vaut la peine, vous devez pouvoir le chiffrer précisément afin d’éviter les mauvaises surprises et les dépassements de budget.
Consultez attentivement les différentes formules proposées et choisissez celle qui s’adapte le mieux à votre situation. Vérifiez attentivement ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas. Par exemple, l’assistance et le service client sont-ils inclus ? L’espace de stockage est-il illimité ? Sinon, combien l’achat d’espace supplémentaire coûte-t-il ? Le nombre d’utilisateurs et d’invités est-il illimité ou devez-vous payer un supplément en cas de nouvel utilisateur ? Faut-il investir dans des extensions ? Une formation est-elle nécessaire ? Si oui, à quel prix ? Quelle est la durée de validité de votre abonnement ?
6. Faites le test
La plupart des outils collaboratifs disponibles sur le marché vous offre la possibilité de les essayer gratuitement pendant au moins deux semaines avant de prendre une décision. Ainsi, vous et vos collaborateurs vous rendez compte de la facilité de prise en main. Vous pouvez tester les différentes fonctionnalités et vérifier l’intégration avec vos autres outils. C’est le meilleur moyen de vous faire votre propre opinion.
Quels sont les différents outils nécessaires pour travailler à distance ?
Un drive, un agenda, un chat etc… Tout un arsenal
L’équipement nécessaire pour travailler confortablement à distance n’est pas le même d’une entreprise à une autre. Dans certaines, les réunions, la collaboration, la mise en commun d’informations et de documents sont des notions très importantes alors que chez d’autres, on travaille de manière plus individuelle.
Pour autant la grande majorité des entreprises à succès arrivent à garder une bonne gestion et une vision globale du travail à distance de leurs équipes, et ce grâce à une transformation digitale maitrisé et grâce à des outils de travail collaboratifs (tels que Acollab, Beekast, Dropbox).
Néanmoins, pour une bonne gestion générale et organisation efficace des réunions ou évènements, il faut un moyen de communiquer efficace et spontané. Un outil optimisé pour échanger et stocker des documents en ligne. Un outil de gestion de projet. Une interface de calendrier partagé instinctive et claire ainsi que pour finir. Une plateforme de gestion de projet agile.
Quels sont les 5 principaux outils d’un logiciel collaboratif ?
Il existe de nombreux outils collaboratifs différents permettant d’automatiser les flux de travail, de fluidifier les échanges internes et de renforcer l’efficacité de votre marque.
Sachez cependant, qu’un outil superflu ou peu optimisé peut devenir une perte de temps voire une source de problème. Il est donc nécessaire de s’assurer de la qualité et de la pertinence des outils que vous allez utiliser. Voici les outils les plus démocratisés.
Un outil de stockage de fichiers, pour centraliser tous les documents administratifs et commerciaux de votre entreprise. Pour éviter les pertes, les doublons et surtout ne plus perdre de temps à chercher et archiver vos documents. Vous pourrez établir les accès à certains fichiers, en créant de petits ou grands groupes.
Dans ce domaine, la solution gratuite connu de tous est DropBox ou Google Drive, qui se couple parfaitement à Google Sheets et Google Docs.
Un outil de visioconférence, pour permettre à vos équipes de collaborer comme s’ils étaient ensemble dans vos bureaux, via des appels audios ou vidéos. En interne ou avec des clients, vous aurez besoin de programmer des rendez-vous et d’ajouter en cours de route des participants. Ces réunions vous permettront de fluidifier les communications, d’avancer vite et efficacement, de rester proche même à distance et surtout de pouvoir réfléchir et collaborer en simultanée. De plus, il existe de nombreux outils supplémentaires pouvant faciliter l’organisation des réunions.
Il existe de nombreuses solutions de visioconférence telles que Zoom, Slack, Teams etc…
Un outil de chat instantané, pour éviter les nombreux mails indigestes et parfois inutiles. A la place d’un E-mail, un chat est moins polluant et plus accessible.
Les plateformes de messagerie instantanée, chats, et channels (ou chaînes de conversations) sont des solutions modernes à la communication interne des entreprises. Pour envoyer des fichiers photos, vidéos, des documents. Pour sauvegarder les éléments importants, créer des sondages. Les fonctionnalités de tels outils sont nombreuses. Il en existe de nombreux tels que Whats App, Slack, Discord etc…
Un outil de gestion d’agenda, pour organiser le temps de travail de vos salariés et pour anticiper les échéances et les évènements importants. Pour rédiger et établir les tâches de chacun. Pour catégoriser et échelonner les missions et projets de vos équipes. Un agenda collaboratif peut être un réel gain de temps et de visibilité pour les participants d’un projet. En ayant accès à tous les emplois du temps, l’organisation des réunions est plus simple.
Comme pour le stockage de fichiers, Google a développé une solution de calendrier collaboratif gratuit, Google Agenda
Un outil de gestion de projet, permet de planifier, structurer et contrôler votre projet et son avancement. Pour certains, c’est un outil obligatoire et pour d’autres, il permet de faciliter son travail et celui de tous les membres du projet. En outre, vous pourrez de centraliser les informations et les documents, assigner des tâches et créer des to-dos pour chaque salarié, vérifier l’avancement et communiquer clairement les deadlines. Il en existe de nombreux tels que Trello, Teamwork etc…
Quelles sont les types de plateformes de travail en ligne ?
Il existe différents types de logiciels collaboratifs, adaptés aux besoins et à la nature de chaque entreprise.
Certains logiciels sur le marché sont performants et possèdent un panel de fonctionnalités utiles. Pour les grosses entreprises, ayant besoin d’une solution fiable et capable de supporter les grands groupes.
Tandis que d’autres logiciels sont plus légers, moins complets et se focalisent souvent sur des fonctionnalités propres à chacun. Pour des entreprises moins lourdes ou qui nécessitent un besoin précis.
Parlons brièvement des différents types de logiciels qui existent afin que vous puissiez déterminer quelle solution serait la plus optimale pour vous. Ces différentes catégories offrent chacune, différentes possibilités d’organisation.
La forme la plus simple est l’intranet. C’est un espace numérique, un réseau informatique privé qui est accessible localement ou à distance par vos salariés.
En principe, il regroupe des informations, des dossiers, des actualités de votre entreprise. Il est assez commun d’y trouver l’accès à l’agenda des participants au projet, ou du moins les dates et évènement qu’ils souhaitent partager. Comme sur un Google drive, vous pourrez y stocker tous les documents que vous voulez (Brief, Compte-rendu, Post-it
Ce n’est pas vraiment environnement de travail collaboratif car il n’y a pas d’outils de collaboration et de fonctionnalités avancées.
On peut aussi noter les plateformes de gestion de projet en ligne . Elles fournissent un simple logiciel de gestion de projet en ligne, qui permet de gérer et d’observer l’avancement de l’ensemble de vos projets en détails.
Ce genre de solution permet aussi de centraliser des informations, des documents. On peut mettre en commun des calendriers et y définir les processus. Néanmoins, elle ne présente pas d’outils adaptés à la communication interne ou externe.
La solution la plus complète est la plateforme tout-en-un (Monday, Wimi). Comme son nom l’indique, elle concentre un outil de communication écrit (chats, channels), et un de visioconférence (réunions, conv call).
Mais également, une solution de gestion de projet, ainsi qu’une solution de Drive (type Google Drive) pour le stockage de document. Vous y trouverez tous les outils cités ci-dessus pour réaliser vos tâches quotidiennes.
Quel est le meilleur outil de travail collaboratif pour ses projets d’équipes ?
En fonction du type de solution que vous cherchez il y a plusieurs possibilités. La qualité et le prix de ces outils varient en fonction. Voici une sélection de quelques solutions de chaque catégorie. La plupart des solutions sont disponible en ligne via un moteur de recherche (comme Miro ou Acollab). Pourtant, que ce soit depuis la crise sanitaire ou pas, certains ont essayé de se diversifier et ont poussé le développement d’un logiciel hors ligne. C’est le cas de Beekast et d’Acollab d’ailleurs.
Tandis qu’une tierce part a très rapidement développer leurs applications (Desktop et/ou mobile) comme Slack ou Dropbox
Intranet
Workplace : ergonomique ; international ; connecte tous les membres de l’équipe entre eux ; 4$/mois/utilisateur.
Yammer : partage de fichiers ; création de groupe ; facilité à communiquer et demander de l’aide autour d’une mission ou d’un document ; 4,20€/mois/utilisateur (ou version gratuite).
Gestion de projet
Monday : ergonomique, large panel d’intégrations ; visioconférence via intégration Zoom notifications automatiques ; outil poussé de suivi du temps ; partage de taches et d’informations facilités ; Monday est disponible pour environ 8-15$/mois/utilisateur
Trello : ergonomique ; tableau Kanban ; possibilité de lister, trier, dater les tâches ; visioconférence via intégration Zoom ; Trello est disponible pour environ : 5-17 $/utilisateur/mois
Tout en un
Wimi : Drive pour partage de fichiers ; gestionnaire de tâches ; edition en ligne avec la suite bureautique en ligne de Wimi ; édition de documents synchronisé ; haute sécurité de données ; gestion de projet ; vidéoconférence et channels de chat écrit ; 3-15$/mois/utilisateur
Parmis tous les espaces de travail collaboratif, Wimi est un de ceux qui proposent le produit le plus complet, sécurisé et ergonomique. Wimi est parfait pour assurer la bonne circulation de l’information, et permet grâce à toutes ses fonctionnalités de satisfaire chaques entreprises en fonction de ses besoins.
Vous pourrez même avoir le luxe de choisir quelles fonctionnalités utiliser en fonction de vos canaux de communication internes préférés, les possibilités ne manquent pas avec Wimi.
Conclusion
C’est indéniable, acquérir une plateforme collaborative représente un investissement intéressant pour votre entreprise. En facilitant la communication, le partage et la mobilité, et en garantissant la sécurité de vos données, ce type d’outil fait gagner du temps à vos équipes, améliore leur productivité ainsi que leur créativité.
Une fois que vous aurez trouvé la plateforme collaborative idéale, vous ne pourrez plus vous en passer.