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Slack, Teams ou encore Workplace sont des outils très appréciés, difficile de le nier. Mais sur la question de la fragmentation, avec leurs milliers d’intégrations, ils peuvent devenir le cauchemar des services informatiques. Wimi se veut une alternative dans le milieu de la collaboration : tout y est natif.

Passant en général sous les radars dans le monde des outils collaboratifs, Wimi compte pourtant 100 000 utilisateurs et on trouve parmi ses clients de grands comptes : Total, Sephora ou encore l’AP-HP.

Là où les Slack et les Teams ne sont au départ que des messageries instantanées qui s’enrichissent par l’intégration de services tiers, l’entreprise française a pris le parti de traiter le problème posé par le collaboratif dans l’autre sens : quels sont les besoins basiques d’une entreprise lorsqu’il s’agit de faire travailler ses équipes ensemble ? Un outil conversationnel, des groupes plus ou moins privés, des agendas et des listes de tâches. Ni plus, ni moins.

Si des outils tel que Jira ou Zendesk, un ERP ou un CRM sont indispensables dans certaines situations, ils ne sont pas utiles pour tous les projets. Or, l’intégration de services tiers divers et variés complexifie considérablement leur gestion par les services informatiques : la fragmentation est un sujet d’actualité et les éditeurs multiplient les outils pour l’éviter.

Wimi, pour sa part, a décidé de fournir une plate-forme collaborative dont les différentes composantes sont natives. Stockage de fichiers, messagerie instantanée, audio et vidéo-conférence, gestion des tâches, calendriers… tout est natif. «Wimi a la vertu de rassembler les services nécessaires dans un endroit unique où l’entreprise dispose de toutes ses données projets», nous explique Lionel Roux, CEO et co-fondateur de Wimi.

Rien de superflu « Le premier levier d’usage, c’est l’échange documentaire. Ensuite viennent les tâches, la discussion instantanée et l’agenda indique le CEO. L’idée derrière Wimi est d’offrir un espace de travail unifié au sein duquel cohabite une suite d’outils collaboratifs, ce qui – colle à la réalité opérationnelle des équipes ». Il est ici question de faciliter la collaboration en mode «projet » et d’évacuer la complexité liée à la diversité des services et aux questions de licences et de gestion de l’utilisateur. L’entreprise évite de fait ce qui est aux yeux de certains DSI la faiblesse des outils collaboratifs actuels, le Shadow IT.

Ajoutons à cela que Wimi, à l’instar des Slack et Facebook Workplace, permet de faire collaborer populations interne et externes (clients, prestataires)à l’entreprise. La solution est disponible on-premise, sur serveurs dédiés infogérés et en SaaS.

Récemment, pour répondre aux problématiques liées aux données, Wimi a lancé Wimi Armoured, un calque plus sécurisé de sa plate-forme, hébergé en France et proposant une authentification à plusieurs facteurs et un chiffrement de bout en bout sur l’ensemble des échanges.

C’est justement cette solution qu’utilise Total, notamment dans le cadre du projet Frontier Exploration. « Nous avons monté une collaboration avec le CNRS, le BRGM et d’autres universités étrangères sur différentes thématiques, une collaboration très large et très ouverte connectant diverses disciplines. On va discuter de la formation des chaînes de montagne par les dynamiques de surface et mécaniques profondes avec pour objectif d’actualiser nos concepts en termes de géoscience », décrit Sylvain Calassou, le responsable de ce projet chez le géant de l’énergie.

Ouvrir ainsi les portes du groupe ne va pas sans s’accompagner de considérations quant aux risques en cybersécurité. « Les services en charge de la sécurité informatique chez Total interdisent, entre autres, de passer par des serveurs à l’étranger et exige un niveau élevé de sécurité », ajoute le chef de projet. Questions de sécurité Frontier Exploration se subdivise en trois sous-projets. Autour d’Orogen, qui doit permettre de mieux saisir la formation des chaînes de montagne, gravitent une centaine de personnes : doctorants, post-doctorants, maîtres de conférence, professeurs…

« Chez Total, nous n’étions pas en mesure avec les outils que nous avions d’ouvrir nos données au monde académique et à d’autres acteurs. Il a fallu identifier les solutions qui nous permettent d’échanger. Nous avons donc testé plusieurs outils, seul Wimi nous permettait d’avoir les fonctionnalités qui nous intéressaient. » Les deux autres projets, Source to Sink sur l’érosion et Maupasacq, relatif au déploiement et à l’utilisation d’un dispositif d’écoute sismique, reposent eux aussi sur Wimi. Sylvain Calassou décrit l’outil c om m e une interface d’échanges « sur laquelle on a des chats et des visioconf mais où surtout on administre des groupes et sous-groupes par domaine, ce qui permet de protéger la recherche scientifique individuelle ». L’écriture et le versioning des communications scientifiques sont aussi discutés sur la plate-forme. « Tout ce qui est organisation et vie du projet passe par Wimi. On a à peu près tout ce dont on a besoin en termes de partage collaboratif au sein d’une même plate-forme. En tant qu’industriel, cela nous évite d’être bloqué par la sécurité informatique, ce qui est vital pour un tel projet et ne serait pas possible avec Slack. »

Ce concept d’espace de travail unique dépasse les secteurs de l’industrie, de la santé et de la vente. « Pour l’équipe de France de Rugby à 7, nous avions besoin d’un outil aussi bien pour les joueurs que pour le staff. Nous utilisions WhatsApp, Dropbox, Outlook ou encore Excel pour communiquer et planifier mais nous souhaitions trouver une solution de collaboration professionnelle »,raconte Vincent Rodionoff, chef des projets SI de la Fédération française de rugby. Après un mois de test, l’organisation opte pour Wimi : « Nous avons très vite été séduits par la capacité d’avoir tout ce qu ‘on cherche en un seul clic. Documents, planning, chat… tout est intégré. » La FFR a rejoint le portefeuille de clients de l’éditeur français il y a un an. Tous les process SI de l’équipe et de son staff sont sur Wimi, à l’exception des applications métier spécifiques.

Pourquoi ne pas avoir choisi une autre plate-forme ? « Slack est très bien mais c’est un WhatsApp amélioré qui manque de fonctionnalités natives : il faut faire des petits montages. Il faut bien comprendre que dans le monde du sport dès qu’on peut réunir tous les process en un seul endroit, on le fait. Tous les documents pour les joueurs, tous les plannings, tous les process sont fait directement sur Wimi. » Les cas d’usage restent très proches de ce que l’on pourrait retrouver sur un autre outil, une fois les services tiers nécessaires connectés. « L’outil permet de créer différents groupes en fonction des projets – différents services chez nous – et de connecter tous les interlocuteurs par rapport à chaque métier. » Par exemple en mettant en relation autour d’un agenda les différents services, jusqu’aux jardiniers, pour la réservation des terrains. Ou encore lorsque le staff a besoin de partager avec un joueur des documents en vue d’une tournée internationale. Finalement, des milliers d’intégrations ne sont peut-être pas nécessaires pour faire collaborer ses équipes.

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Source : L’informaticien (Magazine) – Guillaume Perissat – Octobre 2018 – N°171 – Page 71-72