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5 règles d’or pour rédiger une bonne documentation projet

5 règles d’or pour rédiger une bonne documentation projet

rediger documentation projet
Publié par David Galiana, le mercredi 3 août 2022

Dans le monde professionnel, il est important de toujours garder une trace écrite de ses activités et ses projets, et ce, quel que soit le domaine d’activité ou le service pour lequel vous travaillez. Cela permet de vérifier à tout moment qui est responsable de quoi, les décisions qui ont été prises et les tâches qui ont déjà été réalisées. C’est un bon moyen d’éviter les doutes, les litiges ou les quiproquos.

Enfin, la documentation concernant des projets précédents sert également de référence et peut vous aider si vous travaillez sur des projets similaires.

Voici un petit rappel de ce qu’est la documentation projet et de son importance ainsi que les 5 règles d’or pour rédiger une bonne documentation projet.

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Qu’est-ce que la documentation projet ?

On parle de documentation projet pour désigner l’ensemble des documents qui seront créés durant toute la durée du projet. Parmi ces documents, on trouve notamment le plan du projet, le budget, le planning, ou encore le plan de communication du projet.

Ces documents définissent les règles à suivre, les activités à effectuer et les procédures à respecter par l’équipe projet pour que le projet se déroule sans encombres.

Pourquoi la documentation projet est-elle importante ?

La documentation projet est trop souvent négligée car les équipes se lancent souvent tête baissée dans le projet par enthousiasme ou parce que les délais sont serrés. Elles ne prennent alors pas le temps de créer les documents nécessaires ou ceux-ci sont bâclés.

Cependant, l’objectif n’est pas de créer des documents simplement pour faire de la paperasse et ajouter du travail supplémentaire au chef de projet et à son équipe, déjà bien occupés. Chaque document a son utilité et son importance. Ils permettent de communiquer des informations importantes à l’ensemble des acteurs d’un projet (des responsables aux clients en passant par les fournisseurs et l’équipe projet) et d’éviter la confusion ou les erreurs.

Par exemple, un document permet notamment de planifier correctement le projet, un autre de gérer efficacement les dépenses, et encore un autre d’anticiper et de limiter les risques qui pourraient potentiellement survenir au cours du projet.

Certains documents sont également indispensables pour suivre la progression du projet et d’autres sont nécessaires pour valider une étape et passer à la suivante. Bref, une bonne documentation projet contribue incontestablement à la réussite de votre projet.

5 règles d’or pour créer une bonne documentation projet

Vous voulez rédiger des documents projet clairs, concis, faciles à utiliser et pertinents ? Voici les 5 principes fondamentaux à suivre pour y parvenir.

1. Prévoir le temps nécessaire

Un bon document se rédige en prenant le temps. La rédaction nécessite de la concentration pendant au moins une à deux heures. Ainsi, pour rédiger un document projet qui soit clair et pertinent, vous devez vous organiser en prévoyant une plage horaire spécialement dédiée à la rédaction de ce document.

Inscrivez cette activité dans votre calendrier et isolez-vous dans un bureau fermé ou une salle de réunion afin de ne pas être dérangé par vos collaborateurs ou par un coup de téléphone. Désactivez également toutes vos notifications, et concentrez-vous sur votre tâche.

Chaque semaine, prévoyez également des créneaux horaires plus courts (15 à 30 minutes) pour mettre à jour la documentation existante avec les nouvelles données de votre projet. Ainsi, vos documents projet sont constamment actualisés.

2. Rédiger en fonction de votre cible

Les documents de projet ne s’adressent pas tous à la même cible. Certains fichiers ne seront consultés et utilisés que par votre équipe. Ils peuvent donc contenir plus d’éléments et de détails techniques qu’un document qui s’adressera au client. En effet, ce dernier n’a besoin de connaître que les points importants et les résultats obtenus.

Dans tous les cas, privilégiez des documents courts et concis afin de vous assurer qu’ils seront lus. Vous pouvez ajouter un petit résumé au début du document qui précise les points principaux pour les personnes qui n’ont pas forcément le temps de tout lire.

3. Utiliser le versioning

Lorsque vous rédigez un document, quel qu’il soit, il est impératif d’utiliser un outil qui prévoit le contrôle des versions (ou versionning) automatique. Il s’agit de conserver l’historique des différentes modifications apportées à un document par la même personne ou par différentes personnes. Ainsi, vous avez toujours accès à la dernière version du document. Ce système facilite la collaboration en permettant à plusieurs personnes de participer à la rédaction d’un même document en temps réel. Chacune de leurs modifications est enregistrée et peut être consultée à tout moment.

Puisque chaque changement est conservé, vous pouvez facilement comparer les versions antérieures et revenir en arrière si une information est incorrecte ou obsolète. Cela vous évite de garder plusieurs copies du document sur votre ordinateur ou dans votre boîte mail, et de ne pas savoir quelle est la dernière version à jour.

4. Rassembler tous vos documents projet au même endroit

Un autre point crucial avec la documentation projet, c’est qu’elle doit être facilement accessible par toutes les parties prenantes du projet. Vos collaborateurs ne doivent pas perdre de temps à chercher le document dont ils ont besoin pour travailler. Et en quelques clics, vous devez pouvoir envoyer un document à un client ou un fournisseur, ou trouver un fichier alors que vous êtes en réunion.

Pour plus de facilité, il est donc indispensable de regrouper et de stocker l’ensemble de votre documentation projet sur un même espace sécurisé qui soit facilement accessible pour tous les acteurs du projet.

5. Gérer les droits d’accès

Certains documents projet sont confidentiels et seules les personnes autorisées peuvent les consulter. D’autres fichiers peuvent être lus par le client, vos fournisseurs ou vos partenaires, mais ils ne doivent pas les modifier.

Pour plus de simplicité, optez pour un outil qui vous permet de gérer aisément les accès à la documentation projet et de faire en sorte que les utilisateurs ne voient que les fichiers auxquels ils ont accès, soit en lecture seule, soit en lecture-écriture. Enfin, protégez les documents les plus confidentiels grâce à un mot de passe.

Conclusion

En suivant ces règles d’or pour la rédaction de votre documentation projet, vous êtes certain de fournir des documents clairs et pertinents à l’ensemble des acteurs du projet.

Pour plus de facilité, utilisez une suite collaborative telle que Wimi pour votre documentation projet. Cette solution numérique vous permet de stocker l’ensemble de vos documents de projet sur une même plateforme sécurisée, de les protéger en contrôlant les droits d’accès et de les modifier facilement grâce à une gestion automatique des versions.

 

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