Le travail en équipe est une nécessité dans de nombreuses organisations. Cependant, la communication entre plusieurs personnes d’une même équipe peut parfois s’avérer difficile. Voilà pourquoi les outils collaboratifs -ou outils de travail collaboratif- se sont développés. Ils permettent ainsi aux professionnels d’être plus efficace dans leurs tâches quotidiennes tout en  mettant en place une communication plus transparente. Ces outils s’opposent au travail en série en permettant à plusieurs individus de travailler sur la même tâche en ajoutant chacun de la valeur à celle-ci et sans perdre de temps. Les outils de travail collaboratif donnent des informations exploitables qui sont mises à jour régulièrement pour que toute l’équipe chargée du projet puisse suivre son avancée dans sa globalité.

Mais qu’est-ce que le travail collaboratif ?

Le travail collaboratif est un travail qui n’est non pas fondé sur l’organisation hiérarchisée traditionnelle mais sur la collaboration entre plusieurs personnes et qui est permis par les nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC). Les outils collaboratifs sont donc des outils technologiques qui vont permettre aux équipes de mieux communiquer sur les différents projets.

 

Cet article va vous donner 7 raisons pour lesquelles il est intéressant d’utiliser un outil de travail collaboratif

1) Vous avez trop de mails

Votre boîte mail déborde ? Vous avez reçu 5 versions différentes du même fichier et vous ne savez plus lequel est le bon ?

23% des employés pensent que les emails nuisent à leur productivité et le temps passé à les traiter constituerait 28% du temps total de travail !

Les e-mails ont révolutionné la communication interpersonnelle et professionnelle et a facilité de nombreux échanges, mais utiliser un outil de chat divisé en projets est bien plus pratique !

Pas besoin de mettre les formules de politesse, bonjour, cordialement etc… à chaque email, vous parlez à vos collègues, fournisseurs, clients comme dans une conversation Facebook ou par sms, avec des messages plus courts, plus immédiats, on peut souvent y rajouter émoticones, gifs, images etc…

 

2) Vous avez l’impression de perdre votre temps en réunion

Votre temps est précieux ! Parfois les réunions peuvent paraître comme une perte de temps, en tout cas 23% des employés le pensent. Elles permettent de mieux faire circuler les informations donc on les considère souvent comme indispensables, cependant avec un outil de travail collaboratif, certaines pourraient être évitées car la communication des informations est plus efficace et plus transparente.

 

3) Vous êtes perdu dans l’avancement de vos projets

Qui fait quoi ? Où en est l’avancement ? Les tâches demandées sont-elles terminées ? Y a t’il un blocage ? Les délais sont ils respectés ? Plus on est nombreux sur un projet, plus il est difficile de suivre l’avancement du projet de la part de tous les partis impliqués. Des outils collaboratif peuvent permettre de suivre cela facilement sur une plateforme intégrée avec des tâches.

 

4) Vous ne savez pas lesquelles de vos tâches sont plus importantes

Cela peut devenir difficile de savoir quel dossier traiter quand on en a un nombre important. Les outils de travail collaboratif peuvent vous permettre de priotiser vos tâches par ordre d’importance et cela avec une vision claire des deadlines imposées.

 

5) Partager des documents s’avère être un casse tête

Savoir quelle est la dernière version d’un document, être sûr de la sécurité de ses documents peuvent être des challenges. Un outil cloud permet déjà d’avoir accès à tous ses documents de n’importe où mais aussi d’être toujours à jour !

 

6) Vous avez des problèmes d’organisation

Vous ne savez pas à qui sont assignées les tâches, qui a fait quoi, où en sont les deadlines ? L’organisation du travail quand on travaille en équipe peut s’avérer compliqué mais un outil de travail collaboratif permet d’assigner les tâches à des personnes spécifiques et améliorer l’organisation du travail.

 

7) Envie de gagner en productivité ?

Les outils de travail collaboratif permettent de gagner un temps certain, ils évitent des tâches inutiles et permettent d’y voir plus clair dans l’avancement des différents projets d’une manière plus simple.

 

Et si vous utilisiez Wimi ?

Wimi est un outil collaboratif que vous pouvez utiliser pour régler ces 7 problèmes que vous pouvez rencontrer dans votre travail de tous les jours.  Wimi vous permet de gérer, stocker et partager vos documents, planifier la prochaine réunion, communiquer en équipe via le chat et organiser votre to-do list. Cliquez ici pour visiter notre site et ici pour démarrer votre essai gratuit

 

 

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à visiter nos sources :

Les raisons d’utiliser les outils collaboratifs

Panorama des outils de travail collaboratif

Le travail collaboratif : c’est quoi ?