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Pollution numérique : comment diminuer le nombre d’e-mails ?

Pollution numérique : comment diminuer le nombre d’e-mails ?

Publié par Benjamin Hermitte, le jeudi 23 février 2023, mis à jour le mardi 21 mars 2023

En 2021, l’e-mail a fêté ses 50 ans. Chaque jour, plus de 330 milliards d’e-mails sont envoyés dans le monde entier. Ce moyen de communication reste donc très utilisé malgré les nouveaux et nombreux outils qui se sont développés ces dernières années (messagerie instantanée, visioconférence, réseau social d’entreprise, etc.).

Cependant, aujourd’hui, l’e-mail souffre de plus en plus d’une mauvaise réputation. En cause, la pollution numérique qu’il contribue à générer, mais aussi l’impact sur la productivité des salariés.

Petit tour d’horizon de l’impact de l’e-mail sur l’environnement et sur la productivité de vos collaborateurs, et les solutions pour vous aider à réduire l’utilisation de l’e-mail dans votre entreprise.

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L’impact environnemental de l’e-mail

Combien d’e-mails avez-vous déjà reçu aujourd’hui ? Et hier ? Et combien en avez-vous envoyé ? En France, près de 1,4 milliards d’e-mails sont envoyés chaque jour. Si l’e-mail a incontestablement un impact sur l’environnement, celui-ci varie en fonction d’un grand nombre de paramètres.

Jusqu’en 2022, on estimait qu’un e-mail simple émettait 4 gCO2e (équivalent CO2) et qu’un e-mail avec une pièce jointe pouvait atteindre jusqu’à 50 gCO2e.

Aujourd’hui, de nouveaux calculs ont été réalisés car l’impact carbone d’un mail est très variable et dépend des usages et de sa configuration. Ainsi, pour estimer l’impact carbone d’un mail, il faut prendre en compte :

  • la longueur du contenu de l’e-mail ;
  • s’il possède ou non une pièce jointe ;
  • le poids de la pièce jointe ;
  • depuis quel appareil il est envoyé ;
  • par quel réseau il est envoyé (Wi-Fi ou 4G) ;
  • à combien de destinataires il s’adresse.

D’après Sami, une plateforme qui permet aux entreprises de mesurer leur impact et de réduire leurs émissions, voici quelques estimations de l’empreinte carbone d’un e-mail :

Un e-mail court sans pièce jointe (10 Ko) rédigé et lu sur smartphone avec une connexion 4G, à 1 destinataire : 0,4 gCO2e.

Un e-mail court avec une grosse pièce jointe (10 Mo) rédigé et lu sur smartphone avec une connexion 4G à 1 destinataire : 1,8 gCO2e

Un e-mail avec une pièce jointe (1 Mo) rédigé sur ordinateur avec une connexion Wi-Fi à 1 destinataire : 3,3 gCO2e

Un e-mail court sans pièce jointe (10 Ko) rédigé sur ordinateur avec une connexion Wi-Fi à 10 destinataires : 4,9 gCO2e

Pour contribuer à réduire votre impact environnemental, privilégiez donc les e-mails courts, sans pièce jointe, envoyé à un seul destinataire depuis votre smartphone professionnel via le réseau de 4G.

L’impact de l’e-mail sur la productivité

Outre la pollution qu’il génère, un e-mail a également tendance à nuire à la productivité de vos collaborateurs. En effet, le mail permet essentiellement d’envoyer un message. Il n’est pas adapté pour la collaboration, ni pour lancer des discussions avec son équipe. Pour cela, il existe de bien meilleurs outils comme les messageries instantanées.

Chat vs e-mail : découvrez quand utiliser l’un plutôt que l’autre.

De plus, un mail peut facilement passer inaperçu dans une messagerie surchargée ou il peut être supprimé par erreur. Bon nombre d’e-mails restent d’ailleurs sans réponse. Il est également difficile de retrouver une information dans un e-mail, ou une pièce jointe dans sa boîte de réception. On perd du temps, et on doit souvent demander à l’expéditeur de nous renvoyer l’information. Sans compter les adeptes du « tout le monde en copie », qui saturent les boîtes mail de leurs collègues et détournent inutilement leur attention de leurs tâches.

Les astuces pour réduire l’usage de l’e-mail

Vous aimeriez réduire l’utilisation de l’e-mail au sein de votre organisation afin de réduire votre pollution numérique, mais aussi d’augmenter la productivité de vos salariés. Voici comment faire.

1. Déplacez-vous ou utilisez le téléphone

Si vous travaillez dans les locaux de votre entreprise, à côté de vos collègues, n’hésitez pas à vous déplacer et à aller les voir directement pour leur demander une information. En plus de faire un peu d’exercice, vous vous sociabilisez et vous améliorez vos relations avec vos collaborateurs. Cela vous permet de mettre un visage sur Carine de la compta et de mieux connaître Thomas du marketing.

Si vous êtes en télétravail, privilégiez le téléphone à l’e-mail. Avoir une discussion de vive voix est un bon moyen de rompre l’isolement que l’on peut parfois ressentir lorsque l’on travaille à distance. Cela renforce également le sentiment d’appartenance et la cohésion d’équipe.

2. Utilisez des outils adaptés

On l’a vu, l’e-mail n’est pas adapté pour favoriser la collaboration, créer une discussion de groupe ou échanger en direct avec son équipe ou un collègue. Pour cela, préférez plutôt la messagerie instantanée. Vous pouvez facilement discuter avec les membres de votre équipe, partager un document, ou créer des groupes de discussion sur un projet ou un thème spécifique.

Pour partager des informations sur l’actualité de l’entreprise, optez pour le réseau social d’entreprise. C’est un outil idéal pour fédérer les employés, développer la cohésion d’équipe et renforcer le sentiment d’appartenance, surtout si vos salariés travaillent à distance.

Souvent, une réunion physique ou virtuelle de quelques minutes est bien plus efficace qu’un e-mail pour aborder une situation difficile, trouver une solution à un problème, féliciter un collaborateur ou remotiver son équipe.

Enfin, optez pour des plateformes collaboratives telles que Wimi qui rassemblent tous les outils indispensables pour faciliter la collaboration et la communication. Avec Wimi, vous disposez d’un chat, d’un système de visioconférence, d’un espace de stockage des documents et de bien d’autres fonctionnalités vous permettant de gérer vos projets efficacement sans avoir besoin d’envoyer d’e-mails (ou presque).

3. Triez, rangez et supprimez vos e-mails

Afin d’utiliser l’e-mail de façon performante, il est indispensable d’organiser votre boîte mail, de classer les e-mails reçus et de supprimer ceux dont vous n’avez plus besoin. Pensez également à vider les spams.

Il existe de nombreuses méthodes pour améliorer la gestion quotidienne de vos e-mails. C’est le cas de la méthode Inbox Zero qui consiste à avoir une boîte de réception presque vide pour ne plus stresser à cause de vos (trop nombreux) e-mails et réduire votre pollution numérique. Vous pouvez aussi instaurer un jour sans e-mail par semaine.

Grâce à ces conseils, limitez l’usage de l’e-mail au sein de votre organisation et réduisez votre impact environnemental. À vous de jouer !

Lien article « Pollution numérique : définition et solutions »

 

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