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Modèle RAG : comment mettre à jour le statut d’un projet ?

Modèle RAG : comment mettre à jour le statut d’un projet ?

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Publié par David Galiana, le mardi 1 février 2022

En gestion de projet, il existe une multitude d’outils et de méthodes pour simplifier le travail du chef de projet et de son équipe. Par exemple, la matrice RACI permet de répartir les rôles et les responsabilités de tous les acteurs d’un projet ; les KPI vous aident à piloter votre projet en gardant un œil sur l’ensemble de ses paramètres (délais, budget, qualité, performance, etc.) ; la méthode DACI facilite la prise de décision en groupe et la méthode OKR vous aide à définir et à mesurer vos objectifs.

Pour qu’un projet soit rentable, il est important de s’assurer que le budget, les délais et le niveau de qualité demandés par le client sont bien respectés. Pour cela, le chef de projet doit pouvoir rapidement suivre et contrôler le statut d’une tâche ou de l’intégralité de son projet. Et pour l’aider dans cette mission, il existe évidemment un outil : le modèle RAG.

Qu’est-ce que le modèle RAG ?

RAG est un acronyme qui signifie Red Amber Green en anglais, autrement dit « rouge, orange et vert » en français, c’est-à-dire les couleurs des feux de circulation routière. Ces couleurs sont utilisées pour définir le statut du projet ou d’une tâche, et fonctionnent sur le même principe que les feux tricolores.

Ce système simple est généralement utilisé lors des rapports de situation hebdomadaires ou mensuels. Il permet d’informer ou d’alerter le chef de projet, son équipe et les parties prenantes de l’état du projet, et de décider rapidement des actions à entreprendre pour améliorer la situation.

En gestion de projet, le modèle RAG est une méthode populaire pour évaluer le statut d’un projet ou de chaque paramètre individuellement comme le budget, les délais, les ressources, la qualité, etc.

Selon les entreprises, les chefs de projet peuvent utiliser des smileys ou même des symboles météorologiques à la place des couleurs. L’essentiel est que l’information donnée soit claire et compréhensible pour tout le monde.

Que veut dire chaque couleur ?

Dans ce tableau, découvrez les différentes significations des trois couleurs et les actions préconisées.

Couleur Signification Action
Rouge ·   Un ou plusieurs aspects du projet a été dépassé (généralement le budget ou les délais) ou manque (ressources ou qualité).

·   Le projet rencontre des problèmes importants qui exigent une action corrective immédiate sinon il risque d’échouer.

·   Le ou les problèmes rencontrés ne peuvent pas être résolus par le chef de projet.

·   Il y a un souci au niveau de la validation par le client / les parties prenantes.

 

Le chef de projet et la direction de l’entreprise doivent passer en revue le projet dans le but d’identifier ce qui est à l’origine de ce statut rouge. Ils doivent ensuite définir un plan d’action afin de résoudre les problèmes détectés et de réduire au maximum les dégâts causés.
Parfois, les dommages sont trop importants et la décision est prise d’arrêter le projet.
Orange ·   Un ou plusieurs aspects du projet (budget, délais, qualité, etc.) a été légèrement dépassé, mais est toujours dans le seuil de tolérance du client.

·   Le projet rencontre des problèmes qui doivent être traités, mais qui ne le mettent pas en danger.

·   Le ou les problèmes rencontrés peuvent être résolus par le chef de projet et son équipe.

Le projet doit être étroitement surveillé. La direction doit être informée, mais il n’est pas nécessaire qu’elle intervienne. Elle peut laisser le chef de projet gérer seul les difficultés rencontrées tout en s’assurant que le projet ne bascule pas dans le rouge.
Le chef de projet et son équipe travaillent à la résolution des problèmes afin que le projet passe au vert.
Vert Le projet se déroule comme prévu, sans aucun problème, ni retard. Aucune action nécessaire. Le chef de projet devra probablement justifier ce statut auprès du client et lui assurer qu’aucun problème n’est dissimulé.

 

Au démarrage du projet, le chef de projet doit définir les différents paramètres qui font qu’un projet passera d’un statut à l’autre. Par exemple, le dépassement du budget initial de 5% ou un retard de deux semaines dans la date de livraison d’un milestone déclenchera le statut orange. Le statut rouge sera activé lorsque le projet dépasse de 10% le budget autorisé, ou qu’il a pris quatre semaines de retard.

Les avantages du modèle RAG

Grâce au modèle RAG, vous retrouvez tous les paramètres d’un projet et leur statut sur un seul document. En un coup d’œil, vous avez un résumé de la situation du projet, et vous savez sur quel élément votre équipe doit se focaliser pour faire progresser le projet dans la bonne direction.

Ce système peut être utilisé pour l’ensemble des projets d’une entreprise. Ainsi, la direction peut identifier les projets qui ont des difficultés, et prendre les décisions qui s’imposent, c’est-à-dire mobiliser davantage de ressources pour passer ces projets au vert, ou abandonner les projets qui ont un statut rouge depuis trop longtemps.

Les limites du modèle RAG

La principale limite de ce modèle, c’est que l’identification du statut d’un projet repose sur le jugement du chef de projet. Cela peut poser plusieurs problèmes :

  • soit le chef de projet est trop sûr de lui et de son équipe, et donnera un statut vert au projet malgré quelques problèmes ;
  • soit il ne veut pas reconnaître que le projet a des problèmes et les minimisera en indiquant un statut orange au lieu d’un statut rouge ;
  • soit le chef de projet n’a pas toutes les informations en main et ne connaît pas réellement l’état du projet. Par conséquent, il donnera un statut faux.

L’autre souci du modèle RAG, c’est qu’il est important de s’assurer que tous les acteurs du projet comprennent bien la signification des différents statuts et les actions qui y sont liées.

Pour conclure, le modèle RAG est un outil efficace pour savoir rapidement si un projet suit son cours ou s’il risque d’échouer en se basant sur un système que tout le monde connaît et comprend : les feux tricolores.

Bonus : découvrez les actions qui mettent en danger votre projet.

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