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Méthode Zen to Done (ZTD) : réussir vos projets sans stress

Méthode Zen to Done (ZTD) : réussir vos projets sans stress

Méthode Zen to Done (ZTD) : réussir vos projets sans stress
Publié par David Galiana, le jeudi 1 juillet 2021, mis à jour le mardi 12 octobre 2021

Au travail, vous avez le sentiment de ne pas être assez performant. Vous avez déjà testé de nombreuses méthodes pour améliorer votre productivité, mais aucune n’a fonctionné pour vous sur le long terme. Souvent trop compliquées ou contraignantes à mettre en place, vous finissez toujours par abandonner.

Il est vrai que changer ses habitudes n’est pas chose aisée. Aujourd’hui, vous recherchez une méthode simple qui vous aidera à réussir vos projets en adoptant progressivement un comportement plus productif et en modifiant vos habitudes au quotidien.

Découvrez la méthode Zen to Done (ZTD).

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Qu’est-ce que la méthode Zen to Done ?

Leo Babauta, auteur du blog Zen Habits, a créé la méthode ZTD en s’inspirant de la méthode Getting Things Done (GTD) de David Allen. En effet, il trouvait cette méthode très intéressante, mais son application était lourde et complexe. Il a donc décidé de créer une version simplifiée qui élimine certains problèmes de GTD : c’est ainsi qu’est né le système Zen to Done.

Selon Leo Babauta, « Zen to Done est un système simple qui vous permet d’être plus organisé et productif, et d’avoir une vie plus raisonnable et moins stressante, grâce à un ensemble d’habitudes. »

La méthode ZTD vous enseigne :

  • 10 habitudes essentielles pour être productif, organisé et rester simple ;
  • comment mettre en œuvre ces habitudes ;
  • comment organiser ces habitudes de façon simple ;
  • comment simplifier ce que vous devez faire.

L’objectif de cette méthode est de vous aider à construire, étape par étape, un système d’habitudes. Grâce à ZTD, vous apprenez à améliorer votre productivité en vous concentrant sur la formation d’une habitude à la fois.

Comment ça marche ?

Pour que cette méthode fonctionne, vous devez travailler et mettre en pratique chacune des dix habitudes une par une. L’objectif est de vous concentrer sur une seule habitude à la fois pendant un mois pour mieux vous l’approprier avant de passer à la suivante. Ainsi, vous évitez de vous disperser et vous réussirez mieux à atteindre vos objectifs.

Habitude 1 : collecter

Cette première habitude consiste à noter toutes les tâches, les missions et les projets que vous voulez ou devez accomplir. Pour cela, choisissez un carnet ou une application, bref un outil simple, facile et utiliser et transportable pour toujours l’avoir à portée de main. L’idée est de noter tout ce qui vous passe par la tête sur un même support pour vous vider l’esprit et éviter d’oublier.

Habitude 2 : traiter

L’objectif de cette deuxième habitude, c’est de traiter les éléments que vous avez collectés ou qui s’accumulent. Ainsi, vous devez vous occuper quotidiennement des entrants, c’est-à-dire des emails, messages, courriers, tâches et autres sollicitations.

Pour cela, commencez par le haut de la liste et traitez les éléments les uns après les autres en procédant de la manière suivante :

  • traiter immédiatement ce qui peut être fait en moins de deux minutes (réponse rapide à un mail, classement de documents, etc.)
  • supprimer ce qui n’est pas utile ou important ;
  • archiver ou sauvegarder les éléments que vous souhaitez conserver ;
  • déléguer ce qui peut l’être ;
  • planifier vos tâches en les ajoutant à votre to-do list ou sur votre calendrier.

Habitude 3 : planifier

Chaque semaine, dressez la liste de vos tâches les plus importantes. Parmi ces tâches, définissez et planifiez chaque jour les trois tâches que vous voulez impérativement réaliser dans la journée. L’idée est de les réaliser en début de journée, lorsque vous avez le plus d’énergie et afin d’en être débarrassé au plus vite et de passer à autre chose. En planifiant vos tâches, vous évitez de procrastiner et vous êtes plus productif.

Habitude 4 : agir

Réalisez vos tâches importantes en vous concentrant sur une seule tâche à la fois. Evitez le multitâche et les distractions pour être plus efficace, et travaillez de manière ininterrompue sur votre tâche. Pour vous aider, vous pouvez utiliser la méthode Pomodoro.

Habitude 5 : un système simple et fiable

La méthode Zen to Done implique d’utiliser un système simple et fiable qui vous permet de créer facilement des listes selon le contexte : @travail, @en attente, @maison, @courses, etc. Evitez les complications inutiles et choisissez le système le plus simple, fiable et accessible possible.

Habitude 6 : organiser

Samuel Smiles, un auteur écossais disait : « Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place. » Evitez d’accumuler les emails, les tâches, les dossiers, etc. Rangez, triez, classez votre bureau, votre ordinateur et vos dossiers. Ainsi, vous profitez d’un environnement de travail propre, rangé et bien organisé, idéal pour être plus productif. Vous ne perdez plus de temps à chercher un document et vous avez l’esprit plus libre.

Habitude 7 : réviser

Pour que la méthode Zen to Done fonctionne, il est indispensable de passer en revue votre système et vos objectifs chaque semaine, chaque mois et chaque année. Analysez les progrès accomplis pour atteindre vos objectifs et définissez les actions à réaliser pour continuer votre progression. En fin d’année, faites un bilan annuel pour savoir où vous en êtes dans l’accomplissement de vos objectifs.

Ces différents points réguliers sont essentiels car ils permettent de vous assurer que vous progressez vers vos objectifs sans vous laisser distraire par des tâches secondaires.

Habitude 8 : simplifier

Vous l’aurez compris, l’un des fondements de la méthode ZTD, c’est la simplification. Cessez de remplir vos journées de tâches inutiles et superflues, mais concentrez-vous sur l’essentiel. Révisez vos listes de tâches et vos objectifs, simplifiez-les et ne gardez que ceux qui sont essentiels et importants pour vous et vos projets. Réduisez également le flux d’informations que vous recevez pour éviter de vous disperser.

Habitude 9 : routine

Selon le Robert, la routine est une « habitude d’agir ou de penser devenue mécanique ». Le fait d’instaurer des routines, des rituels au quotidien vous aide à changer vos habitudes, à mieux structurer vos journées, vous force à accomplir certaines tâches qui deviennent automatiques et vous permet de gagner en efficacité.

Habitude 10 : trouver votre passion

Lorsque l’on est passionné, il est beaucoup plus facile de s’atteler à une tâche. Si vous aimez votre travail, vous serez plus motivé et efficace, et vous aurez moins tendance à procrastiner. Pour Leo Babauta, si vous êtes passionné par votre travail, votre liste de tâches devient une liste de récompenses. Si votre passion est un loisir, un passe-temps, cela peut être la récompense qui vous motive à terminer vos tâches plus rapidement.

En tant que simplification de la méthode GTD, la méthode Zen to Done permet de s’organiser simplement, de changer ses habitudes et d’en acquérir de nouvelles pas à pas pour être plus productif.

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