Nous ne sommes pas des robots. Etre productif chaque jour peut être un véritable défi. Vous avez sûrement déjà vécu l’une de ces journées où la motivation vous a abandonnée et où vous est incapable de produire quoi que ce soit. Dans ces moments-là, on regrette presque d’’être sorti du lit.
Même si cela semble difficile, il est pourtant tout à fait possible d’être productif tous les jours. Cependant, cela requiert un minimum d’organisation, de la motivation et de la discipline ainsi que la mise en place d’une routine quotidienne. Surtout, ne négligez pas les pauses pour vous changer les idées, laisser votre cerveau se reposer et traiter les informations reçues. Ainsi, vous retrouverez votre énergie et améliorerez grandement votre concentration.
Enfin, utilisez la méthode Ivy Lee, une technique simple et efficace, vieille de 100 ans, qui vous aide à être performant et productif tous les jours.
L’origine de la méthode
La méthode Ivy Lee doit son nom à son créateur. Ivy Lee (1877-1934) était un expert en publicité et un précurseur dans le domaine des relations publiques. Il conseilla de grands groupes industriels dans les domaines de l’acier, de l’automobile, du tabac et du caoutchouc, mais aussi des banques, des établissements publics et même des gouvernements étrangers.
En 1918, Charles M. Schwab, à la tête de la Bethlehem Steel Corporation, une importante entreprise spécialisée dans la construction navale et la production d’acier, fait appel à Ivy Lee, reconnu comme un expert de la productivité, pour accroître l’efficacité de son équipe.
Ivy Lee s’entretient alors avec chacun des cadres de l’entreprise pendant 15 minutes pour leur expliquer sa routine. Puis il déclare à Charles M. Schwab qu’il pourra le payer ce qu’il souhaite dans trois mois, si cela a fonctionné. Trois mois plus tard, Charles M. Schwab, ravi des résultats de son entreprise, signe à Ivy Lee un chèque de $25 000 (l’équivalent de $400 000 aujourd’hui). C’est ainsi qu’est née sa célèbre méthode.
Le principe
Pour atteindre un rendement optimal et une productivité élevée au quotidien, Ivy Lee recommande de suivre chaque jour cette routine en 5 étapes :
- A la fin de chaque journée de travail, écrivez les 6 tâches les plus importantes que vous devez accomplir le lendemain. Ne listez pas plus de 6 tâches.
- Priorisez ces 6 éléments par ordre d’importance.
- Le lendemain, commencez par la première tâche, la plus importante. Concentrez-vous uniquement sur cette tâche (souvenez-vous que le multitâche nuit à votre productivité) et travaillez dessus jusqu’à ce qu’elle soit terminée avant de poursuivre avec la deuxième tâche.
- Travaillez à l’accomplissement de vos 6 tâches de la même manière. A la fin de la journée, inscrivez les tâches que vous n’avez pas terminées sur une nouvelle liste de 6 tâches pour le lendemain.
- Répétez ce processus tous les jours.
Les avantages et les limites
La méthode Ivy Lee possède de nombreux avantages qui, 100 ans après sa création, sont toujours applicables.
Pour commencer, c’est une méthode simple et facile à mettre en place. C’est justement la raison pour laquelle elle fonctionne. Vous n’avez pas besoin de lire un livre, ni d’acquérir de matériel pour commencer. C’est cette simplicité qui vous aidera à transformer rapidement cette méthode en habitude.
Ensuite, cette technique vous impose de la discipline et vous oblige à prendre des décisions (définir une liste de 6 tâches à accomplir) et à vous y tenir.
Le fait de ne choisir que 6 tâches vous permet de vous concentrer sur l’essentiel, c’est-à-dire les tâches vraiment importantes qui vont faire progresser votre projet. Vous évitez ainsi de vous disperser et de vous perdre dans des listes à rallonge où vous ne savez pas par quoi commencer.
Il est souvent difficile de se lancer et de commencer une tâche. Le fait de préparer votre liste la veille vous permet d’attaquer directement avec votre première tâche le lendemain matin. De plus, la méthode fonctionne comme un effet domino : dès que vous aurez fait le premier pas et commencé votre première tâche, vous enchaînerez les autres sans vous poser de questions.
Enfin, avec la méthode Ivy Lee, vous êtes obligé de vous concentrer sur la réalisation d’une tâche à la fois. Et quand on sait qu’être multitâche ruine votre productivité et peut endommager votre QI, c’est une bonne chose, n’est-ce pas ? Vous êtes beaucoup plus productif lorsque vous focalisez toute votre énergie à l’accomplissement d’une seule tâche à la fois, plutôt que d’essayer de jongler entre plusieurs activités.
Il n’y a pas de limites à la méthode Ivy Lee. Si des urgences ou des imprévus surviennent au cours de votre journée, vous pouvez les traiter, puis retourner à votre liste de tâches. Les tâches qui n’auront pas pu être réalisées à cause de ces imprévus seront reportées sur votre liste pour le lendemain.
Conclusion
La méthode Ivy Lee fonctionne depuis plus de 100 ans. En plus de cette technique, retenez que pour être productif, il faut :
- commencer votre journée par la tâche la plus importante ;
- éviter d’être multitâche et vous concentrez sur une tâche à la fois ;
- s’imposer une discipline quotidienne ;
- suivre une méthode simple et facile à mettre en œuvre.
Enfin, pour plus d’efficacité, adoptez un logiciel de gestion de projet comme Wimi. Un tel outil n’offre que des avantages : il vous permet d’améliorer votre productivité et de faciliter la collaboration et la communication au sein de votre équipe. Comment ? En regroupant tous vos projets, vos documents, vos données et vos discussions sur une même plateforme, accessible partout et par toutes les personnes concernées.
