Espace de travail en entreprise : Optimiser la productivité

Un cadre de travail convivial et stimulant est incontournable pour améliorer la productivité et le bien-être des collaborateurs. Ce dernier doit s’adapter aux nouveaux modes de travail tout en permettant de travailler en toute quiétude. Pour répondre à ce défi et concevoir un environnement de travail optimisé, nous vous démontrons l’importance de l’espace de travail et vous livrons quelques bonnes pratiques

Qu’est-ce qu’un espace de travail ?

Un espace de travail est la zone dédiée au travail pour un salarié. La définition peut être assez large et intégrer aussi bien un immeuble de bureau que la maison d’un salarié ou un espace partagé de coworking.

Espaces de créativité, espaces de collaboration et espaces de concentration, les espaces de travail sont tout cela à la fois. Ils permettent de se focaliser sur une tâche, d’échanger avec des collaborateurs ou d’interagir dans le cadre d’un travail collaboratif.

Les différents types d’espaces de travail

Cette notion est assez étendue pour intégrer de nombreuses formes d’espaces de travail :

• Bureau privé : Généralement réservé aux postes de direction, le bureau privé désigne des espaces cloisonnés afin de travailler dans le calme ;
• Bureau en open space : Espace de travail collaboratif, ces bureaux sont des lieux de partage destinés à favoriser l’échange et le travail entre collègues ;
• Espaces de travail partagés : Ces espaces sont partagés par des collaborateurs issus de différentes entreprises ou des freelances. L’espace de coworking peut intégrer une salle de réunion, des bureaux privés ou des postes de travail en open space ;
• Espace de télétravail : Le plus souvent il s’agit d’un bureau à domicile, spécifiquement pensé pour l’organisation du travail à distance ;
• Bureau virtuel : La flexibilité et la disponibilité des espaces en ligne en font des éléments clés pour encourager le travail collaboratif, quelle que soit la distance qui sépare les collaborateurs.

Comme nous pouvons le voir, la notion d’espace de travail peut recouvrir des réalités fort différentes en fonction des problématiques et des besoins de chaque entreprise.

Quels sont les avantages d’un espace de travail ergonomique ?

Que l’on parle de bureaux partagés ou d’espace de travail à domicile, il est essentiel de faire de ces zones dédiées à la productivité des espaces agréables et adaptés aux besoins des collaborateurs. Ce faisant, vous pourrez bénéficier d’atouts nombreux et non négligeables.

Bien-être au travail maximisé

L’amélioration de l’espace de travail est importante pour accroître le bien-être des équipes, car “ l’environnement de travail peut influencer jusqu’à 30% la satisfaction d’un travailleur^[1] ”. Ainsi, il est essentiel que les collaborateurs disposent de bureaux confortables, ergonomiques et adaptés à leurs besoins.

Préservation de la santé

En outre, l’aménagement des bureaux et espaces de travail est aussi un point indispensable à la protection de la santé des collaborateurs. En offrant un poste de travail ergonomique à vos collègues, vous réduisez le stress, diminuez le risque de troubles musculo-squelettiques et améliorez le niveau de santé global des équipes.

Efficacité et productivité accrues

En soignant la qualité de vie de bureau des collaborateurs, vous impactez directement et de manière positive la productivité. Une étude de Fellowes Brands, réalisée auprès de 6000 employés, nous apprend que pour 90% des personnes interrogées, un espace de travail agréable augmente la productivité de plus de 25%^[2].

Cohésion d’équipe et communication fluide

Un espace de travail pouvant accueillir plusieurs collaborateurs tout en favorisant la concentration est parfait pour favoriser la cohésion du groupe. L’espace de travail idéal, un modèle hybride entre le système traditionnel et l’open space^[3], va permettre de se concentrer tout en facilitant les échanges entre collègues.

Quelques bonnes pratiques à adopter

Pour concevoir des espaces appropriés au travail collaboratif, à la collaboration et au bien-être de chacun, il est nécessaire de mettre en place certaines bonnes pratiques.

Aménager un environnement ergonomique

Avant tout, un espace de travail doit être agréable pour le collaborateur. Les tâches doivent être réalisées sans effort et surtout sans atteindre à la santé du salarié. Pour 83% des sondés de l’étude Fellowes Brand, tout commence par un écran à la hauteur des yeux. 77% demandent des solutions de rangement tandis que 79% aimeraient posséder un second écran^[4].

Ces chiffres démontrent que commencer à créer un espace de travail agréable passe par des éléments relativement simples à mettre en place :

• Un mobilier de bureau qualitatif et adapté à la morphologie ou aux contraintes physiques de chaque collaborateur ;
• Des éléments facilitant le rangement, la classification et la visualisation des informations essentielles ;
• Attribuez si possible un bureau pour offrir des possibilités de personnalisation afin de créer un sentiment d’attachement et réduire le stress^[5].

Allier travail collaboratif et besoin de calme

Si les open spaces sont parfaits pour le travail en équipe, ils peuvent ne pas être idéals pour favoriser la concentration. La solution est donc d’opter pour des espaces de travail hybrides associant personnalisation, calme et cohésion d’équipe.

Vous pouvez pour cela créer des zones dédiées à chaque besoin : des espaces de calme pour la concentration, des espaces ouverts pour la collaboration et des zones de détente pour les pauses.

Une telle configuration est conseillée pour profiter des bénéfices de chaque type d’espace et encourager la flexibilité de l’organisation.

Déployer des outils numériques adaptés

L’une des solutions les plus pertinentes pour améliorer la productivité de l’espace de travail est d’investir dans la technologie. Une plateforme collaborative en ligne vous permet d’associer travail en équipe et concentration. Un collaborateur, même à l’autre du bout du monde peut alors travailler à tout moment et quel que soit sa localisation avec les autres membres de l’équipe.

De plus, la flexibilité des espaces en ligne leur permet de cumuler les atouts. Ces derniers offrent aux collaborateurs la possibilité d’organiser leur journée, planifier et suivre les tâches, échanger facilement via la messagerie instantanée ou bien encore organiser des réunions à la volée.

Un enjeu majeur pour gagner en compétitivité

Optimiser l’espace de travail est un élément important de la performance d’une entreprise. Cela passe par l’amélioration de l’ergonomie des équipements, la conception de zones dédiées, mais aussi par l’adoption d’outils numériques adaptés. Ces derniers sont notamment parfaits pour répondre aux défis actuels que sont le télétravail, la flexibilité, l’engagement des salariés et le travail en équipe.

^[1] ofita, Ofita présente une nouvelle étude sur les espaces de travail “ Best way to work ”, site consulté en mai 2023

^[2] La dépêche, L’espace de travail, un critère essentiel pour booster la productivité des employés, 2021

^[3] op. cit

^[4] op. cit

^[5] The conversation, Espace de travail, performance et niveau de stress, des liens étroits, 2020