En gestion de projet, vous serez amené à gérer des projets variés dont certains seront bien plus complexes que d’autres. Mais qu’est-ce qu’un projet complexe ? Larousse définit le mot « complexe » ainsi : « qui contient plusieurs parties ou plusieurs éléments combinés d’une manière qui n’est pas immédiatement claire pour l’esprit ; compliqué, difficile à comprendre. »
Pour certains, la complexité d’un projet peut être mesurée, entre autres, par son degré de nouveauté, ses interdépendances et les technologies impliquées. Pour d’autres, la complexité est une idée totalement subjective.
Selon le Project Management Institute (PMI), la complexité d’un projet prend en compte plusieurs éléments tels que la taille et la composition de l’équipe projet, la durée du projet, le planning, la flexibilité des coûts et de l’étendue du projet, la clarté du problème et de la solution, la stabilité des exigences, l’importance stratégique, le niveau de changement organisationnel, les dépendances inter-projets, la sensibilité politique et l’utilisation de technologie non éprouvée.
Ce qui est sûr, c’est que la complexité d’un projet doit être déterminée dès le démarrage afin de pouvoir allouer les ressources humaines, financières et matérielles nécessaires à sa réalisation dans les meilleures conditions.
Découvrez comment estimer la complexité d’un projet pour vous aider à prendre les bonnes décisions tout au long de sa réalisation.
Les éléments qui influencent la complexité d’un projet
Voici les cinq éléments fondamentaux qui vont vous aider à déterminer quel est le niveau de complexité de votre projet.
1. La taille et la durée du projet
Cela semble assez évident, mais plus un projet est grand, plus il y aura de tâches à accomplir, d’interdépendances entre ces tâches, de délais à respecter et de parties prenantes impliquées, et plus le projet risque d’être complexe.
Selon le PMI, les projets dont la durée est inférieure à trois mois sont considérés comme simples, ceux dont la durée s’étend entre trois et six mois sont considérés comme moyennement complexes, et ceux dont la durée est supérieure à six mois sont désignés comme fortement complexes.
Cependant, il est important de noter que certains projets d’envergure peuvent être simples, même si cela reste rare.
2. Le coût
C’est un fait : les projets complexes coûtent chers. Si vous acceptez un projet avec un budget élevé, il y a des chances pour que celui s’avère complexe. Selon le PMI, les projets simples coûtent moins de 250 000$, les projets moyennement complexes se situent entre 250 000 et 750 000$, et les très complexes ont un budget supérieur à 750 000$.
Un projet peut avoir un coût élevé pour de multiples raisons parmi lesquelles l’achat de machines ou de technologies nouvelles, l’utilisation de nouveaux logiciels, la mise en place de nouveaux processus ou méthodes de travail, la formation des équipes à ces nouveaux outils, la nécessité d’embaucher plus de personnel ou d’ouvrir des bureaux dans d’autres régions ou pays, la sélection de fournisseurs et prestataires supplémentaires, etc.
Même si ce n’est pas une règle générale, la majorité des projets ayant un budget conséquent sont des projets complexes.
3. L’équipe et les parties prenantes
Plus il y a de personnes impliquées dans un projet, plus celui-ci sera difficile à gérer. Qu’il s’agisse de la taille de l’équipe projet ou du nombre de parties prenantes concernées, la gestion efficace d’un grand nombre de personnes nécessite de l’organisation, de la coordination et beaucoup de communication.
Ce sont les nombreuses interactions entre les différents acteurs qui rendent le projet complexe, car pour éviter des incompréhensions, des omissions ou des conflits, il est indispensable de s’assurer que tout le monde reçoit les mêmes informations, et cela demande du temps et de la rigueur.
Outre le nombre de personnes, la composition de l’équipe peut également avoir une influence sur la complexité du projet. En effet, vous ne gérerez pas de la même façon une équipe composée de salariés en présentiel, qu’une équipe en télétravail (ou hybride) ou avec des collaborateurs implantés aux quatre coins du monde. Même chose si vous faites appel à des prestataires extérieurs.
4. La clarté du problème et/ou de la solution
Un projet est réalisé dans le but de résoudre une problématique, de répondre à un besoin. Lorsqu’un projet est complexe, c’est souvent parce que le problème à résoudre est compliqué à comprendre pour les équipes, ou alors que la solution proposée n’est pas très claire, difficile à mettre en œuvre ou nécessitant une technologie ou un savoir nouveau.
5. La stabilité des exigences
Un autre critère pour déterminer la complexité d’un projet, c’est la stabilité des exigences ou des besoins du client. Un projet simple comportera des exigences simples, faciles à comprendre et stables, c’est-à-dire qu’elles ne changeront pas toutes les semaines. A l’inverse, un projet complexe se composera d’exigences difficiles à comprendre, changeantes, voire pas vraiment définies.
Dans ce type de projet, la gestion des demandes de changement va vous prendre une importante partie de votre temps. Il serait donc judicieux de nommer une personne responsable de la gestion des demandes de modifications, qui sera chargée de faire le lien entre le client et l’équipe, et de transmettre les nouvelles exigences souhaitées.
De plus, plus le projet est complexe, plus ces changements vont avoir un impact sur les différents services de l’entreprise, voire vont modifier ou transformer l’organisation même de l’entreprise.
Conclusion
Alors, votre projet est-il complexe ? Une fois que vous aurez déterminé quel est le niveau de complexité de votre projet, vous pourrez mobiliser les ressources nécessaires et adopter les outils adéquats à sa bonne réalisation.
En choisissant un outil performant tel que Wimi, vous et votre équipe réussirez à gérer efficacement et avec succès tous vos projets.
