De nombreuses entreprises s’appuient sur la collaboration entre plusieurs équipes réparties sur différents sites afin d’atteindre leurs objectifs. Or, il est parfois difficile de travailler ensemble de manière transparente à cause des barrières géographiques.
Pour optimiser les processus et mettre en place une véritable collaboration, il peut être judicieux de revoir les méthodes de travail. Cela passe notamment par l’utilisation de suites collaboratives. Ces dernières centralisent les fonctionnalités et aident les équipes à rester connectées et productives, quel que soit leur emplacement géographique.
Qu’est-ce qu’une suite collaborative ?
Une suite collaborative est un logiciel conçu pour aider les collaborateurs à travailler ensemble de manière fluide et efficace. Il ne doit pas être confondu avec la suite bureautique qui associe généralement un logiciel de traitement de texte, un tableur et un outil de présentation.
Spécifiquement conçue pour faciliter la collaboration et la communication au sein d’un environnement de travail à distance ou distribué, la plateforme de travail collaborative intègre le plus souvent de nombreuses fonctionnalités clés :
- Outils de communication : Une messagerie instantanée, un logiciel de visioconférence et la gestion des mails permettent à chaque utilisateur de pouvoir communiquer efficacement et simplement avec ses pairs ;
- Calendriers partagés : Incontournables pour suivre l’avancement des projets, suivre les échéances et gérer le temps de l’équipe ;
- Gestion des tâches : Cette fonctionnalité permet d’assigner des tâches, suivre leur résolution et respecter les délais ;
- Gestion des documents : Le partage de fichiers et le stockage dans le nuage garantissent de toujours avoir les documents essentiels à portée de main ;
- Outils d’analyse : Différents tableaux de bord peuvent être utilisés pour suivre des indicateurs de performance et optimiser le flux de travail.
Ces technologies de collaboration incluent parfois un tableau blanc virtuel, le partage d’écran, une fonctionnalité de planification collaborative ou bien encore la gestion des droits d’accès aux documents. L’important est de gagner du temps et de fournir aux utilisateurs les moyens pour collaborer efficacement, quelle que soit la distance qui les sépare.
Quels sont les défis des équipes multisites ?
Dans le cadre du développement de l’entreprise, les équipes de conception, de développement ou de production peuvent être disséminées sur différents sites géographiques. Ces équipes doivent alors faire face à des défis incontournables si elles souhaitent fournir un travail d’équipe de qualité.
Des fuseaux horaires différents
La première difficulté pour les collaborateurs est d’être situé sur des fuseaux horaires différents. Une collaboration fluide est plus difficile lorsque les horaires de travail diffèrent de manière importante. Il est nécessaire de s’organiser et d’utiliser des outils de communication asynchrone.
La communication linguistique et culturelle
De plus, collaborer avec les équipes d’autres pays voire d’autres continents est difficile, car les différences linguistiques et culturelles peuvent faire éclore des incompréhensions. Pour cette raison, la communication doit être fluide et limpide. Les appels vidéo peuvent notamment aider en apportant la communication non verbale.
La collaboration à distance
Enfin, partager l’information en temps réel et collaborer avec les différents collaborateurs distants peut être complexe. Il est essentiel de faire appel à un logiciel collaboratif pour rester connecté et être en mesure de maintenir la productivité des équipes et leur engagement.
Comment les suites collaboratives dépassent les barrières géographiques ?
Heureusement, pour faire face à ces nombreux défis, il est possible de mettre en place des outils partagés. Une solution collaborative apporte des fonctionnalités indispensables pour la cohérence et l’efficacité des équipes.
Une meilleure accessibilité
En utilisant un outil de travail collaboratif en ligne, les collaborateurs ont la possibilité de se connecter à un espace de travail commun à tout moment, quelle que soit leur localisation géographique. Il suffit d’une simple connexion à internet pour se connecter avec l’équipe et simplifier la collaboration.
La collaboration asynchrone et en temps réel
Idéales pour surmonter le problème des fuseaux horaires, les fonctionnalités de collaboration asynchrone permettent à chacun de travailler sur un document partagé. Si nécessaire, un appel en visioconférence est pertinent pour organiser à la volée une session de brainstorming ou une réunion d’équipe.
Des outils de communication intégrés
Il devient bien plus simple de se coordonner à distance avec la messagerie instantanée. Les informations peuvent être partagées rapidement, ce qui assure une productivité accrue et une plus grande réactivité des équipes.
Le stockage et le partage de documents
En outre, les suites collaboratives assurent la continuité du travail en offrant des solutions de stockage dans le nuage et de partage de documents. Vous pouvez alors optimiser la collaboration des collaborateurs qui ont la capacité de trouver rapidement l’information qu’ils recherchent.
Une gestion de projet optimisé
Chaque projet organisé à distance entre plusieurs collaborateurs peut être géré via une plateforme collaborative. Les fonctionnalités de suivi de tâches à distance et de planification permettent de garantir la coordination de l’ensemble des équipes concernées.
Les bonnes pratiques pour dépasser les barrières géographiques
Comme nous le constatons, les suites collaboratives sont idéales pour préserver la performance des équipes distantes. Pour aller plus loin, vous pouvez aussi mettre en place de bonnes pratiques pour assurer la réussite de votre stratégie.
L’importance de l’adaptabilité
Avant tout, il est nécessaire de toujours préserver une grande flexibilité au sein de l’entreprise. Avec les bonnes ressources, les bons outils et une forte volonté d’adaptabilité, il est possible de transformer le défi incarné par les barrières géographiques en opportunités.
Une formation aux outils
Afin de garantir le succès de votre stratégie, il est fortement recommandé de mettre en place une formation aux nouveaux outils. De cette manière, chaque collaborateur pourra acquérir les compétences pratiques nécessaires pour tirer pleinement profit de la suite collaborative.
La sélection de la suite collaborative
Bien entendu, le choix d’un outil collaboratif adapté à vos besoins est l’une des conditions de la réussite. La suite doit ainsi correspondre à la taille de votre équipe, à ses préférences en matière de communication ou bien encore aux besoins spécifiques liés aux processus métiers.
L’intégration dans le flux de travail
Une fois que vous avez sélectionné le bon logiciel collaboratif, il est nécessaire de l’intégrer au sein des flux de travail existants. Pour cette raison, optez de préférence pour une suite collaborative simple, intuitive et présentant de nombreuses intégrations avec des applications tierces.
S’adapter à un monde en mouvement
Les suites collaboratives sont un choix idéal au sein d’un monde en mouvement, de plus en plus numérique. En offrant des moyens innovants et efficaces pour partager des documents, communiquer ou gérer les projets, les suites collaboratives vont faciliter le travail collaboratif, quelle que soit la localisation des collaborateurs.
