Votre entreprise est-elle concernée par le syndrome de la réunionite aigüe ? Au travail, les réunions sont souvent considérées comme des activités chronophages qui nuisent à la productivité des collaborateurs. En effet, selon une étude réalisée par OpinionWay en 2017, seuls 52% des réunions sont productives. Un chiffre largement insuffisant, surtout quant on sait que les cadres passent en moyenne plus de 6 semaines par an en réunion.
Ainsi, pour éviter d’organiser des réunions inutiles ou improductives durant lesquelles les participants en profitent pour faire une sieste ou répondre à leurs emails en retard, il existe plusieurs solutions et méthodes qui ont fait leur preuve. Dans cet article, on vous parle des questions de vérification (ou check-in questions en anglais) que vous devez poser à vos collaborateurs lors de chaque réunion pour gagner en temps et en efficacité.
Qu’est-ce que les questions de vérification ?
En réunion, il est souvent difficile de lancer les premiers échanges et de mettre à l’aise les participants afin qu’ils osent s’exprimer. Pour briser la glace, on a vu qu’il est possible d’organiser des activités ludiques courtes appelées ice breakers. Il s’agit d’un excellent moyen de détendre l’atmosphère et d’aider les personnes présentes à se sentir à l’aise.
Les questions de check-in partent du même principe, mais à l’inverse des ice breakers, elles concernent généralement le travail et le sujet de la réunion. L’idée est d’aider à amorcer la discussion et d’entrer directement dans le vif du sujet, mais également de comprendre l’état d’esprit de vos collaborateurs. Ces questions permettent également de plonger les participants dans la réunion et de faire une coupure avec ce qu’ils faisaient juste avant.
Pour résumer, les questions de vérification vous permettent :
- de faire oublier les préoccupations qu’ont vos collaborateurs en arrivant en réunion afin qu’ils puissent se concentrer sur l’ordre du jour et participer activement ;
- d’encourager la participation de l’ensemble des personnes présentes, et notamment des personnes les plus timides ou réservées, en les aidant à se détendre et à prendre la parole grâce à des questions moins formelles ;
- d’évaluer comment se sentent vos collaborateurs par rapport aux tâches qui leur sont confiées et à leurs responsabilités, et ainsi de faire les ajustements nécessaires ;
- de suivre les progrès de votre équipe et / ou d’un projet ;
- de favoriser l’entente et la cohésion d’équipe car les questions de check-in peuvent aussi être utilisées comme méthode de team building en permettant à chaque membre de l’équipe de discuter et d’apprendre à mieux se connaître.
Prêt à adopter les questions de vérification ? Voici une liste de questions de check-in à poser en fonction du type de réunion que vous organisez.
Questions de check-in pour les stand-up meetings
Les stand-up meetings, aussi appelés scrum, sont des réunions quotidiennes rapides (15 minutes maximum) qui se déroulent généralement debout. Ces courtes réunions ont lieu en début de journée. Elles permettent à chaque membre de l’équipe de faire un point sur leur progression et les accomplissements de la veille, et sur leurs objectifs de la journée.
Parce que ces réunions sont très concises, il est indispensable d’aller immédiatement à l’essentiel. Ces questions de vérification sont là pour vous aider :
- Qu’as-tu fait hier ?
- Quels sont tes objectifs pour aujourd’hui ?
- Es-tu confronté à des obstacles ?
- As-tu besoin d’aide aujourd’hui ?
Pour préparer vos questions de check-in, vous pouvez aussi utiliser la méthode PPP pour « progrès », « plans » et « problèmes ». Il s’agit de poser trois questions à vos collaborateurs contenant chacune l’un des trois P :
- Quel(s) progrès as-tu réalisé hier ?
- Quels sont tes plans pour aujourd’hui ?
- Rencontres-tu des problèmes ? Si oui, veux-tu en parler ?
Questions de check-in pour les réunions de projet
La réunion de projet est incontournable pour suivre la progression d’un projet, connaître l’avancement des tâches en cours et identifier les difficultés auxquelles votre équipe peut être confrontée. Grâce aux questions de vérification, vous montrez à vos collaborateurs que vous êtes là pour les soutenir, les aider et les guider au quotidien.
Voici quelques exemples de questions de check-in à poser lors des réunions de projet :
- Qu’est-ce qui t’enthousiasme à propos de ce projet ?
- As-tu des inquiétudes concernant ce projet ?
- En tant que chef de projet, comment puis-je t’aider / qu’attends-tu de moi ?
- As-tu des difficultés à respecter les échéances de tes tâches ? Si oui, pourquoi ?
- Quel(s) défi(s) as-tu rencontré(s) lors de l’accomplissement de tes tâches la semaine dernière ?
- Comment gères-tu ta charge de travail ?
- De quelles ressources as-tu besoin pour accomplir tes tâches ?
Questions de check-in pour les réunions d’équipe
Les réunions d’équipe peuvent aborder une grande variété de sujets. Vous pouvez aussi bien parler des projets en cours que du budget annuel, des prochains événements de l’entreprise, des résultats trimestriels ou encore des nouvelles tendances du marché.
Ici, les questions de vérification vont permettre d’orienter la discussion sur les thèmes que vous souhaitez traiter lors de cette rencontre avec votre équipe.
En voici quelques exemples :
- Comment pourrait-on améliorer la productivité de l’équipe ?
- Comment pourrions-nous encourager la créativité et la prise d’initiatives ?
- Qu’est-ce qui vous motive en ce moment ?
- Quel(s) processus de travail changeriez-vous / amélioreriez-vous ?
- Quelle est votre charge de travail actuelle ?
- Etes-vous satisfaits de votre équilibre vie privée / vie pro en ce moment ?
- Qu’est-ce que vous appréciez dans cette équipe ?
- Au contraire, qu’est-ce qui vous déplaît ?
Questions de check-in pour les rencontres individuelles
Pour un manager, une rencontre individuelle est le moyen idéal de renforcer les relations avec les membres de son équipe, et de discuter des attentes, des priorités et des problèmes de chacun en tête-à-tête. Quant aux salariés, ils se sentent plus à l’aise pour partager leur ressenti ou leur opinion seuls avec leur manager que devant le reste de l’équipe.
Lors de ces réunions en face à face, l’échange de feedback mutuels et constructifs est vivement recommandé. Ces questions de check-in peuvent vous aider :
- Te sens-tu soutenu dans ton travail au quotidien ?
- Comment puis-je mieux t’aider dans ton travail ?
- Comment te sens-tu au sein de l’équipe ?
- Comment pouvons-nous t’aider à accomplir tes objectifs de carrière ?
- Qu’est-ce que tu apprécies le plus dans ton travail ? Et le moins ?
- Quel accomplissement t’a rendu le plus fier dernièrement ?
Les questions de check-in peuvent être utilisées dans différentes situations. Elles vous aident notamment à bien démarrer une réunion, à mieux comprendre votre équipe et à devenir un meilleur manager. Pensez à les utiliser lors de vos prochaines réunions.
